• darkblurbg

Managementondersteuner VACATURE

Wij zijn op zoek naar een Managementondersteuner voor 18 - 20 uur per week voor 4 maanden. Er is een optie op verlenging van 2 maal 1 maand. Regio: Zuid-Holland. Opleidingsniveau: MBO. Start opdracht: 1 maart 2021. Deze vacature / functie kan op interim / freelance / zzp basis ingevuld worden. Reageren voor 12 februari 2021 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam. Vermeld duidelijk in jouw reactie in hoeverre je aan het profiel / vereisten voldoet, vergeet ook niet jouw uurtarief door te geven.

Organisatie
De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 380 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd, wat blijkt uit ons ‘Beste Werkgever’-keurmerk, en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

De Directiestaf van de gemeente Pijnacker-Nootdorp bestaat uit zeventien mensen en ondersteunt de directie met de volgende kerntaken: bestuurs- en managementondersteuning, concerncontrol, strategische advisering, programmamanagement, informatieveiligheid en privacy. 

Opdracht
De gemeente is tijdelijk op zoek naar een managementondersteuner. Je komt te werken bij de afdeling Concernstaf.

Wat ga je doen? 
Als medewerker directie- en bestuurssecretariaat kom je te werken bij afdeling Concernstaf, waar je samen met vier collega’s het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je werkt samen met een duo-collega, twee wethouders. Daarnaast ondersteun je waar nodig binnen het team.  

We zoeken een representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit: 

  • Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt; 
  • Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen; Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld; 
  • Meelezen en anticiperen op e-mail van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders;  
  • Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten;  
  • Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen; 
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie; 
  • Alle andere voorkomende secretariële taken. 

Wat neem je mee? 

  • Afgeronde opleiding op minimaal Mbo-4 niveau, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding; 
  • In de afgelopen vier jaar minimaal twee jaar ervaring op een directie- of bestuurssecretariaat;  
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift; 
  • Vaardigheid met officepakket en Office365; 
  • Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie; 
  • Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen; 
  • Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen; 
  • Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief;
  • Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
  • Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
  • Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.

Knock-out criterium

  • Beschikbaarheid op woensdag ( 2 a 4 uur) en op donderdag en vrijdag (8 uur per dag).

Gunningscriteria

  • Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding;
  • Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretariaat medewerker met ervaring in complex agendabeheer in de afgelopen 2 jaar;
  • Aantoonbare kennis van en vaardig met archiverings- en documentatietechnieken in software zoals het Zaaksysteem;
  • Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente in de afgelopen 4 jaar;
  • Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan de genoemde criteria voldoet.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: woensdag, donderdag en vrijdag.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 17 februari 2021 van 14.00 uur tot 17.00 uur en vrijdag 19 februari 2021 van 10.00 uur tot 14.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 16 februari 2021 bericht.

Overige informatie

  • De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.