Administratief medewerker | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst
Kies uit ervaren en beschikbare Administratief medewerkers:
- Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als medewerker bij u in loondienst.
- Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Administratief medewerkers.
- Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
- No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
- Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
- Interimmers / freelancers / zzp'ers / werkzoekenden in loondienst uit uw regio.
1. Wat heeft de administratief medewerker jouw organisatie te bieden?
Administratief medewerker is een breed begrip: wat doet deze medewerker precies? Wat zijn zijn belangrijkste taken en verantwoordelijkheden? We bespreken ze in deze blog. Tevens benoemen we de belangrijkste eigenschappen van een interim administratief medewerker.
2. Wat is een administratief medewerker?
Je zou kunnen zeggen dat de functie van administratief medewerker een ondersteunende is, maar dan wel een hele belangrijke. Want als bijvoorbeeld jouw administratie niet bij is, kan je niet rapporteren, of in ieder geval niet met de exacte cijfers. Je business draaiende houden is natuurlijk altijd het allerbelangrijkste, maar als goed ondernemer wil je vast ook continu weten hoe jouw bedrijf er voor staat. De administratie legt daarvoor de betrouwbare basis. Kort gezegd doet de administratief medewerker alles wat nodig is om zowel alle opbrengsten en kosten vast te leggen, maar ook te voldoen aan allerlei regelgeving, zowel wettelijk als fiscaal. Daarnaast is de administratie een vraagbaak voor het hele bedrijf. Je kan de administratie zien als een boek waarin je de hele bedrijfsvoering in getallen en andere gegevens kunt nalezen. En beide zijn continu aan verandering onderhevig, dit vraagt dus veel van de administratief medewerkers binnen jouw bedrijf.
3. De meest voorkomende werkzaamheden van de administratief medewerker
We zetten een aantal veel voorkomende taken van administratief medewerkers op een rij. Let wel: dit kan bij verschillende functies enorm verschillen. Tevens speelt een rol of de medewerker wel of geen financiële taken heeft. Als dat wel zo is, dan komen we ook vaak de functienaam financieel-administratief medewerker tegen. Sommige taken kunnen ook de verantwoordelijkheid van de officemanager zijn of door de secretaresse worden uitgevoerd.
A. Registratie
Hieronder valt bijvoorbeeld het registreren van inkomende en uitgaande post / mail en het archiveren ervan. Dat laatste geldt ook voor diverse formulieren. Denk ook aan dossiervorming. Maar ook het inboeken van facturen, en het opstellen en registreren van uitgaande nota’s, horen onder registratie thuis. Veel vragen binnen het bedrijf gaan over kosten en opbrengsten, en komen dus op de administratie terecht. Externe vragen komen soms ook bij de administratie binnen, en worden van daaruit intern uitgezet. Tot slot heeft elke bedrijf een personeelsadministratie, die tevens de basis is voor de salarisbetalingen. Diverse regel- en wetgeving (en de noodzaak om maandelijks de juiste salarissen te betalen) dwingt elk bedrijf om dit goed voor elkaar te hebben.
B. Telefoon en mail, ontvangst bezoekers
Ondanks dat mailen steeds meer de rol heeft overgenomen van bellen, is dat laatste nog steeds erg belangrijk in deze functie. Het gaat hierbij zowel om telefoontjes van klanten, leveranciers als collega’s. Dit vraagt nogal wat van de administratief medewerkers. Ze moeten gevraagde informatie snel kunnen oplepelen, danwel het gesprek doorschakelen naar een collega. Soms heeft de administratief medewerker ook receptionele taken: hij staat bezoekers te woord, en neemt pakketjes en andere goederen in ontvangst.
C. Afspraken maken / agendabeheer
De meeste bedrijven draaien op afspraken, van bovenin tot onderaan in de organisatie. Zeker een directeur heeft voortdurend afspraken in zijn agenda staan. Vaak wordt die agenda beheerd door de secretaresse of één van de administratief medewerkers. Dit betekent ook dat diegene zeer regelmatig contact heeft met klanten, met directeuren en met andere mensen die belangrijk zijn voor het reilen en zeilen van het bedrijf. Bij die laatste kan je bijvoorbeeld denken aan vertegenwoordigers en commercieel medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor leveranties. De functionaris weet welke afspraken zo snel mogelijk moet worden ingepland, en welke best even kunnen wachten.
D. Stukken uitwerken
Hierbij gaat het om het uitwerken van offertes of verslagen. Soms moet er ook een actielijst worden opgesteld en worden collega’s ingeschakeld voor hun bijdrage. Coördinatie is dan ook een belangrijk onderdeel van de functie. Uiteindelijk gaat het erom dat de externe of interne klant op tijd de juiste informatie krijgt aangeleverd.
4. Loondienst of zzp administratief medewerker
Voor de functie-inhoud maakt het niets uit of iemand in loondienst werkt of als zzp administratief medewerker. Er is echter wel één groot ander verschil: iemand die in loondienst gaat werken, krijgt in het begin alle tijd. Hij wordt ingewerkt en krijgt de tijd om zich te bewijzen. Er is veel ruimte om vragen te stellen, en er is geduld: de nieuwe medewerker is immers nieuw in de organisatie. De proeftijd is voor zowel werkgever als de administratieve medewerker de mogelijkheid om te ontdekken of er een goede keuze is gemaakt. De freelance administratief medewerker moet echter zo snel mogelijk presteren. Er is een dringende reden waarom hij wordt ingehuurd, dus moet hij aan de bak. Er is vaak nauwelijks tijd om ingewerkt te worden. Hij moet zo snel mogelijk operationeel en productief zijn.
5. Belangrijke eigenschappen voor het werken op een administratie
De administratieve medewerker is vaak een alleskunner, die veel taken naast elkaar heeft. Hij moet handig zijn met diverse software. Inlevingsvermogen en kunnen meedenken is ook een belangrijke eigenschap, zeker bij directe contacten met de klant. Flexibiliteit is ook een must, want zeker in de hectiek van een dynamische onderneming moet er soms snel geschakeld kunnen worden. Uiteraard werkt een administratieve medewerker secuur. Collega’s moeten kunnen vertrouwen op de juistheid van geregistreerde gegevens, bedragen en getallen. Want op basis daarvan nemen zij beslissingen. Administratief medewerkers met boekhoudkundige taken zorgen ervoor dat de financiële administratie altijd op orde is. Achterstanden worden snel aangepakt.
6. Extra eigenschappen van de interim administratief medewerker
Van de freelance administratief medewerker mag nog meer worden verwacht. Een interim administratief medewerker wordt immers ingehuurd voor een tijdelijke klus. Er zijn achterstanden, er is onverwacht iemand uitgevallen of er is tijdelijk meer werk. Extra administratieve handjes zijn noodzakelijk om deze periode als afdeling en dus als organisatie goed door te komen. De zzp administratief medewerker levert hier een flinke bijdrage aan. Daarom is het noodzakelijk dat deze direct inzetbaar is, en de eerste dag al productief. Inwerken is nauwelijks aan de orde, de ingehuurde administratief medewerker weet al snel wat er van hem wordt verwacht. Deadlines vormen geen probleem, want hij presteert juist prima onder tijdsdruk. De freelance administratief medewerker draagt daarmee zichtbaar bij aan het weer goed laten functioneren van de afdeling.
