Administratiemedewerker | Freelance | Interim | ZZP
Kies uit zeer ervaren en beschikbare Administratiemedewerkers:
- Dit op interim, freelance of ZZP basis
- Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Administratiemedewerkers
- Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
- No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
- Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
- Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.
6 tips voor een administratiemedewerker
Het bijhouden van de administratie is een belangrijk onderdeel van een gezonde bedrijfsvoering. Immers is het zo overzichtelijk wat de financiële situatie is, welke afspraken er gemaakt zijn en welke bijeenkomsten gepland staan. Hier draagt een administratiemedewerker aan bij en door het brede takenpakket vormt het een grote beroepsgroep. Wat zijn de taken van een administratiemedewerker, welke verschillende specialisaties zijn er en welke tips zijn belangrijk voor een functie in de administratieve wereld?
Wat doet een administratiemedewerker?
In Nederland zijn er ruim 1,2 miljoen administratiemedewerkers actief, wat gelijk is aan zeventien procent van de totale werkgelegenheid. Het vormt dus een grote beroepsgroep en er is ook veel vraag naar. Elke organisatie heeft namelijk wel te maken met administratieve werkzaamheden, ongeacht de grootte en branche. Een administratiemedewerker, ook wel een administratief medewerker genoemd, werkt op kantoor en voert administratieve, financiële en/of secretariële taken uit.
Een aantal algemene vaardigheden is vereist voor deze functie, zoals kennis van Microsoft Office, en met name Excel, Outlook en Word. Daarnaast is het belangrijk dat iemand in deze positie goed kan rapporteren, processen kan begeleiden en informatie en communicatie kan analyseren. Dit is handig voor het beantwoorden van telefoontjes, het verwerken van de post en e-mails en het bijhouden van dossiers. Andere taken van een administratief medewerker zijn afspraken maken, formulieren controleren en documenten archiveren.
Door dit brede takenpakket is een administratief medewerker een soort alleskunner en breed inzetbaar. Overigens hangen de precieze taken af van de organisatie en het werkveld waarin iemand werkt. Medewerkers van de administratie werken met allerlei collega's samen, onder andere met HR-managers, boekhoudkundige medewerkers en commercieel medewerkers.
Verschillende specialisaties
Binnen de functie van administratief medewerker zijn er een aantal specialisaties mogelijk:
- Commercieel medewerker: Deze specialisatie richt zich op het ondersteunen van de verkopers van een bedrijf. Hierbij worden binnenkomende vragen en verzoeken van klanten behandeld per telefoon of e-mail. Tevens worden diverse organisatorische en andere administratieve werkzaamheden uitgevoerd. Het is vergelijkbaar met de functie van receptionist en telefonist, waarbij het telefoonverkeer verwerkt wordt en bezoekers en goederen worden ontvangen.
- Financieel medewerker: De financieel administratief medewerker verzorgt een goed inzicht in de financiële situatie van een bedrijf. Hiervoor worden gegevens in geautomatiseerde systemen ingevoerd, de debiteuren- en crediteurenadministratie wordt bijgehouden en declaraties en bestellingen worden gecontroleerd. Ook verwerkt iemand in deze positie ziekmeldingen en hij of zij ordent bankafschriften en facturen.
- Secretarieel medewerker: Voor een functie als secretaresse is vaak wel een aanvullende opleiding nodig. Hij of zij houdt zich bezig met het afhandelen van de correspondentie en communicatie en notuleren bij vergaderingen.
Wat zijn handige tips voor administratiemedewerkers?
Met behulp van de volgende tips kan een administratiemedewerker optimaal zijn of haar werk uitvoeren met de beste resultaten. Een goede administratief medewerker:
1. Is netjes en georganiseerd
Het verrichten van administratieve taken betekent bovenal een nette en georganiseerde werkhouding. Immers vormt de administratie de basis van een onderneming en het moet goed geregeld zijn. Fouten op dit gebied kunnen namelijk vervelende gevolgen met zich meebrengen. Daarom dient een administratief medewerker documenten netjes en overzichtelijk te archiveren, zodat ze door iedereen teruggevonden kunnen worden.
2. Bewaakt de schatkist
Er ligt veel verantwoordelijkheid bij administratief medewerkers om de financiën op orde te houden, bijvoorbeeld door de facturatie en crediteurenadministratie bij te houden. Het is tevens belangrijk om op de hoogte te zijn van de inkomsten, uitgaven en schulden.
3. Ondersteunt anderen
Een administratief medewerker is een duizendpoot en treedt op als steun en toeverlaat van collega's in de organisatie. Hij of zij neemt anderen werk uit handen en zorgt ervoor dat leidinggevenden van alle belangrijke informatie zijn voorzien. Ook naar de buitenwereld toe verzorgt iemand met deze functie de communicatie, bijvoorbeeld bij het verwerken van de inkoop- en verkoopadministratie. Hierbij staat de administratief medewerker veel in contact met klanten en leveranciers.
4. Blijft continu leren
Door het volgen van interne en externe trainingen kan een medewerker van de administratie meer leren over specifieke onderdelen. Zo kan er efficiënter gewerkt worden en het zorgt voor een bredere inzetbaarheid. Nieuwe dingen blijven leren kan ook via reverse mentoring, waarbij medewerkers elkaar feedback geven om het maximale eruit te halen. Zo wordt het vertrouwen binnen een team vergroot en knelpunten worden gemakkelijker ontdekt.
5. Werkt samen met andere afdelingen
In grote organisaties kan het moeilijk zijn om kennis te delen met collega's, maar samenwerkingen tussen afdelingen zorgen er juist voor dat een bedrijf effectiever werkt. Een administratief medewerker kan zo'n verbinder zijn door op regelmatige basis bij te praten over de werkzaamheden en wat er is opgevallen.
6. Maakt gebruik van automatisering
De toenemende automatisering verandert de invulling van veel banen drastisch en onder andere administratieve taken kunnen op deze manier voor een groot deel uit handen gegeven worden. Het is belangrijk dat administratief medewerkers goed kunnen omgaan met deze technologieën om het werk efficiënter te maken.
Allerlei taken kunnen tegenwoordig door software systemen en robots worden overgenomen, zoals het verwerken van facturen, bestellingen en debiteurengegevens. Daarnaast zijn de volgende voorbeelden van automatisering veel voorkomend binnen de wereld van administratie:
- Allereerst kunnen gegevens gemakkelijk via meerdere systemen en kanalen verzameld worden. Hier kan dan een overzicht van gemaakt worden, waar de belangrijke informatie uitgehaald kan worden.
- Daarnaast kunnen productieve vergaderingen makkelijker georganiseerd worden door middel van automatisering, met speciale tools en platforms. Hierbij wordt bijvoorbeeld belangrijke informatie verstuurd naar de deelnemers en na de vergadering worden vervolgacties toegevoegd, waarvan ook de status wordt bijgehouden.
- Aan het eind van elke maand zorgt een geautomatiseerd systeem ervoor dat werknemers een melding ontvangen om een urenbriefje in te vullen en te ondertekenen. De administratief medewerker hoeft dan alleen te valideren dat de inhoud van de briefjes klopt.
- Het inhuren van nieuw personeel leidt tot veel papierwerk, zoals het registreren van contactgegevens. Veel van dit papierwerk kan geautomatiseerd worden, waardoor er zonder veel sturing gemonitord wordt of alle nodige informatie binnen is gekomen.
Ben jij een interim administratiemedewerker freelance administratiemedewerker of zzp administratiemedewerker? Of zoek jij juist naar een bekwame zelfstandige professional? Stuur je cv naar ons op of doe een aanvraag en wij maken de perfecte match.
