Administrative Assitant | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Administrative Assitants:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Administrative Assitants
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Administrative assistants assisteren managers, bezoekers maar ook andere werknemers van het kantoor door een reeks werkzaamheden uit te voeren die ervoor zorgen dat alle interacties tussen de organisatie en derden als productief en positief worden ervaren. Administrative assistants worden ook wel administratieve coördinatoren of administratieve specialisten genoemd.

Een administrative assitant is een meester in multitasken met uitstekende communicatieve vaardigheden en heeft altijd een opgewekte houding. Kandidaten voor deze functie moeten in staat zijn het management en alle bezoekers van het bedrijf bij te staan door kantoortaken af te handelen, beleefde en professionele bijstand te verlenen via telefoon, post en e-mail, reserveringen te maken of reizen te regelen, en in het algemeen een behulpzame en positieve aanwezigheid op de werkplek te zijn.

Om als administratief assistent succesvol te zijn, moeten kandidaten professioneel, beleefd en attent zijn, maar ook accuraat. Ze moeten altijd voorbereid zijn en snel reageren, bereid om elke uitdaging direct aan te gaan. Administratieve assistenten moeten goed overweg kunnen met computers en algemene kantoortaken, en uitblinken in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie. Het belangrijkste is dat administratieve assistenten een oprecht verlangen hebben om aan de behoeften van anderen te voldoen.

Taken en verantwoordelijkheden van een administrative assitant

• Het afhandelen van kantoortaken, zoals archiveren, rapporten en presentaties maken, vergaderingen voorbereiden en voorraden bijbestellen.
• In real time ondersteuning bieden bij het plannen van afspraken door deze te boeken en conflicten te voorkomen.
• Het regelen van reizen, zoals het boeken van vluchten en auto's, en het maken van hotel- en restaurantreserveringen.
• Het screenen van telefoongesprekken en doorverbinden met de juiste persoon.
• Gebruik van computers om rapporten te genereren, notulen van vergaderingen uit te schrijven, presentaties te maken en onderzoek te doen.
• Bezoekers begroeten en helpen.
• Beleefd en professioneel communiceren via telefoon, e-mail en post.
• Anticiperen op de behoeften van anderen om hen van een gestroomlijnde en positieve ervaring te verzekeren.

Opleidingsvereisten en vaardigheden van een administrative assitant

• MBO diploma in een aanverwante richting.
• Eerdere administratieve ervaring.
• Uitstekende computervaardigheden, met name typevaardigheid.
• Aandacht voor detail.
• Meertaligheid kan gewenst of vereist zijn.
• Je dient proactief te zijn.

10 handige tips voor administrative assistants

Als administrative assitant ben jij een van de belangrijkste (en vaak ook de meest ondergewaardeerde) onderdelen van een succesvolle bedrijfsvoering. Daarom hebben wij van Bureau Ad Interim 10 handige tips om een uitstekende administrative assistant te zijn en opgemerkt te worden voor al het geweldige, cruciale werk dat je verzet.

1. Toon je kerncompetentie

Dit omvat de basis. Je moet solide zijn in alles, van basis kantoor en organisatie vaardigheden, de nodige software, alle tekstverwerkingsprogramma's, database creatie en beheer, communicatieve vaardigheden, telefoonetiquette, spelling, grammatica, interpunctie, planning, salarisadministratie, budgettering, het genereren van rapporten, basis boekhouding, het bestellen van voorraad, etc. Beschouw dit als het absolute minimum aan vaardigheden en deskundigheid, en bouw daarop voort in plaats van het als een simpele checklist te beschouwen. Je moet al deze vakjes kunnen aankruisen, voordat je jezelf een goede admin assistant kunt noemen. Bouw daarop voort en word er steeds beter en bekwamer in.

2. Communiceer

Dit is een absoluut essentiële en cruciale vaardigheid voor administrative assistants. Wees er niet alleen goed in, wees er geweldig in. Dat is waar je de lat moet leggen. Of je nu met klanten praat of met de baas van jouw baas aan de telefoon, wees vriendelijk, charmant en correct. Glimlach, zelfs als je het niet meent, en zelfs als niemand het kan zien. Ze zullen het in je houding kunnen horen en dat kan het verschil maken. Wees een plezier om mee te praten aan de telefoon en in persoon. Wees iemand waar mensen opgelucht naar toe gaan als ze een probleem hebben dat opgelost moet worden.

3. Zet de puntjes op de "i

Organisatie en aandacht voor details zijn twee vaardigheden die waarschijnlijk al op je cv staan - en ook op die van alle anderen! Je moet deze vaardigheden tot de hoekstenen van je hele carrière maken. Let goed op. Wees nauwgezet. Zoek een systeem dat efficiënt is, op gezond verstand is gebaseerd en voor jou goed werkt. Wees als een goed geoliede machine die mogelijk is. Wanneer je een optimale efficiëntie hebt bereikt, probeer het dan nog beter te maken.

4. Beheer je tijd

Nog een vaardigheid die iedereen graag op zijn cv zet. Maar deze moet je ook absoluut bezitten. De helft van de tijd ben je niet alleen met je eigen tijd bezig, maar ook met die van je baas. Of die van het bedrijf. Je moet dit allemaal managen terwijl je ook jezelf, je projecten en deadlines moet managen. Word een meester in jongleren. Weet wanneer je nog een blok aan het vuur kunt toevoegen en wanneer je moet delegeren of weigeren.

5. Ken je branche

Het is niet genoeg om het kantoor van binnen en buiten te kennen. Als je niet verder denkt dan je directe werkplek en het bedrijf, zul je nooit meer dan een admin assistant zijn. Veel branchespecifieke zaken kun je tijdens het werk leren. Zorg er alleen voor dat je snel leert. Let goed op. Stel vragen. Doe je best in je vrije tijd. Na de tweede week, zou jij degene moeten zijn die de vragen beantwoordt. Na nog een paar weken ben je goed genoeg om een hulpbron voor je baas te zijn - in plaats van andersom.

6. Scherp je gereedschap aan

Afhankelijk van wat jouw specifieke gereedschapskist bevat, zul je heel snel leren wat je moet weten. Of het nu Quicken of Excel is, volg een opleiding, leer Jedi-ninja-vaardigheden die je een tovenaar maken met dat hulpmiddel als toverstaf. Er zal een moment komen waarop deze extra kennis jou tot een held al maken.

7. Wees een echte professional

Kleed je niet alleen netjes voor je werk en wees professioneel, maar kleed je consequent en perfect voor wat je doet en met wie je samenwerkt. Zie er goed uit - hoe professioneler je overkomt, hoe meer respect je krijgt zonder dat je er veel voor hoeft te doen. En wees absoluut standvastig in je streven om een professional te zijn. Deze reputatie van betrouwbaarheid en respectabiliteit zal je alleen maar helpen tijdens je verdere loopbaan.

8. Wees betrouwbaar

Of je nu te maken hebt met een ingewikkelde kantoorpolitiek of moet bemiddelen bij conflicten tussen collega's, of gewoon luistert naar mensen die hun problemen uiten, wees betrouwbaar. Spreek geen kwaad over iemand achter zijn rug om. Verdien het vertrouwen van mensen. Bewaar je integriteit en waardigheid. En behandel vertrouwelijke documenten, zaken en gesprekken altijd met de grootst mogelijke tact. Wees een kluis. Het vertrouwen van je collega's en superieuren is waardevol om te hebben.

9. Cultiveer een goed beoordelingsvermogen

Scherp je verstand en kritisch denkvermogen aan. Leer problemen te doordenken, complicaties en behoeften te voorzien. Wordt vaardig in het delegeren van taken en het vragen om hulp. En leer het te doen zonder veel aanwijzingen van bovenaf. Je werkgever zal je dankbaar zijn dat je zoveel brandjes zelf hebt geblust.

10. Wees een teamspeler

Dit klinkt afgezaagd, maar het is toch echt een must. Doe mee wanneer je kunt. Doe het werk dat iedereen als een hete aardappel rondslingert. En doe het met een glimlach op je gezicht. Je zult hierdoor een hoop gunsten kunnen afdwingen die je kunt inroepen in geval van nood. Als bonus zul je ook nog indruk maken op je werkgever vanwege je initiatief. Probeer nooit de woorden "maar dat is niet mijn taak" uit te spreken.

Werken als Administrative Assitant?

Wil jij graag aan de slag als freelance administrative assitant, interim administrative assitant of zzp administrative assitant? Dan kunnen wij je helpen bij het vinden van je volgende uitdaging. Stuur ons dus zo snel mogelijk jouw CV toe en we zullen spoedig contact opnemen voor het maken van een kennismakingsgesprek.

Administrative Assistant inhuren?

Heeft jouw bedrijf of organisatie dringend behoefte aan een administratieve specialist die ervoor weet te zorgen dat alles op kantoor op rolletjes verloopt? Neem dan vandaag nog contact op met Bureau Ad Interim voor het vinden van een geschikte kandidaat.