Afdelingssecretaresse | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Afdelingssecretaresses:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Afdelingssecretaresses
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Afdelingssecretaresses zijn de lijm die veel organisaties bij elkaar houdt. Zij zorgen ervoor dat alles soepel verloopt door alle administratieve taken uit te voeren die ervoor zorgen dat hun afdeling goed blijft functioneren. Afdelingssecretaresses voeren doorgaans een breed scala aan taken uit, waaronder het plannen van vergaderingen en afspraken, het beantwoorden van telefoons, het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen, het regelen van reizen, het bestellen van benodigdheden, het aanleggen van databases, het archiveren van papierwerk, enz. Zij kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het beheer van de informatiestroom tussen afdelingen of zelfs met externe klanten of leveranciers.

Taken en verantwoordelijkheden van een Afdelingssecretaresse

• Bijhouden en bijwerken van personeelsdossiers zoals personeelsdossiers, werkroosters, salarisinformatie en prestatiebeoordelingen.
• Plannen van vergaderingen en afspraken, regelen van reizen en regelen van conferentiezalen voor vergaderingen.
• Coördineren met andere personeelsleden om ervoor te zorgen dat vergaderingen soepel verlopen, aantekeningen maken bij vergaderingen of deelnemers oproepen via luidsprekers als zij niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn.
• Administratieve ondersteuning bieden door telefoons te beantwoorden, bezoekers te begroeten, te helpen met plannen, archiveren en kopiëren.
• Gedetailleerde notulen van vergaderingen maken en verslagen uittypen waarin de inhoud van vergaderingen wordt samengevat voor verspreiding onder de deelnemers.
• Organiseren en onderhouden van databases met personeelsgegevens en andere bedrijfsdocumenten, vaak met behulp van computersoftware zoals Microsoft Outlook of Excel.
• Het indienen van belastingen en het invullen van papierwerk met betrekking tot personeelszaken, zoals salarisadministratie, inschrijving op uitkeringen en functioneringsgesprekken.
• Coördineren van trainingsprogramma's voor werknemers om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers goed worden opgeleid in het beleid en de procedures van het bedrijf.
• Beantwoorden van telefoons en e-mails, bijhouden van een actuele bedrijfsgids met contactgegevens voor elke werknemer.

Opleidingsvereisten en vaardigheden van een Afdelingssecretaresse

• MBO diploma managementassistent
• Comfortabel in het gebruiken van Microsoft Office
• Uitstekende organisatorische vaardigheden
• Goede communicatieve vaardigheden
• Een teamspeler en zelfstarter die initiatief toont

Hoe bereid je je voor op een carrière als Afdelingssecretaresse? 6 Tips

Voordat je veel geld kunt gaan verdienen als Afdelingssecretaresse, moet je je goed voorbereiden. Een baan als secretaresse kan bevredigend zijn, maar het komt ook met zijn eigen set aan uitdagingen, evenals zijn eigen manieren om respect te verdienen en het opbouwen van je reputatie binnen het bedrijf en je sector als geheel. Gelukkig zijn er tal van manieren om je voor te bereiden op dit pad om ervoor te zorgen dat je de best mogelijke kans op succes hebt in je carrière. Deze carrière zorgt ervoor dat je bezig blijft en geeft je het gevoel dat de mensen om je heen je nodig hebben.

1. Bouw je professionele imago op

Als je net begint, is het makkelijk om jezelf te laten gaan. Je draagt een oude spijkerbroek en een haveloos t-shirt naar je werk omdat niemand weet wie je bent. Maar vergeet niet dat je professionele imago belangrijk is in alle aspecten van je carrière. Een onverzorgd imago lijkt in eerste instantie misschien niet zo belangrijk, maar het kan indruk maken op potentiële klanten - of je dat nu zo bedoeld hebt of niet.

2. Bouw relaties op met collega's

Om te slagen in deze rol moet je goede relaties hebben met je omgeving. Kies je vrienden en collega's verstandig; werk hard aan een goede verstandhouding met hen; netwerk en deel advies met anderen in je vakgebied. Om deze cruciale relaties tot stand te brengen, moet je altijd klaarstaan, bereid zijn en in staat zijn om anderen te ondersteunen. Kom alle afspraken na, behandel anderen met respect en help waar nodig - ook als het niet direct verband houdt met jouw eigen taken of functie.

3. Stel doelen

Doelen geven je een missie, zodat je je voldaan voelt als je ze bereikt. Dit gevoel van voldoening zal je uiteindelijk op de been houden op moeilijke dagen en je door momenten van twijfel heen duwen. Zorg ervoor dat je doelen SMART-specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden zijn. Met SMART-doelstellingen maak je jezelf ook klaar voor een succesvolle secretaresse carrière doordat je precies weet waar je je energie op moet richten.

4. Doe mee aan sociale activiteiten

Werken op een afdeling gaat zelden alleen over je werk. Er bestaan belangrijke relaties en dynamieken met de mensen om je heen. Het opbouwen van deze relaties is niet alleen een kwestie van met mensen gaan drinken, hoewel dat heel effectief kan zijn. Het is belangrijk om deel te nemen aan nevenactiviteiten en waar mogelijk bedrijfsevenementen bij te wonen.

5. Leer zoveel mogelijk over de sector

Voor een succesvolle afdelingssecretaresse carrière moet je altijd blijven leren. Hoe meer je leert over je branche en de trends, nieuwe technologie en hoe dit alles het leven van klanten en de bedrijfsvoering beïnvloedt, hoe beter je af bent. Ongeacht hoe lang je in je vakgebied zit of welke functie je bekleedt binnen een organisatie, er is altijd wel iets nieuws te leren en je opleiding zal gedurende je hele secretaresse carrière vruchten afwerpen.

6. Wees consequent en eerlijk

Een succesvolle secretaresse ontwikkelt persoonlijke relaties op het werk. Het onderhouden en ontwikkelen van deze relaties met collega's is belangrijk, maar niet alleen omdat het je helpt je netwerk op te bouwen - het is ook belangrijk voor je professionele reputatie. Initiatief nemen op het werk kan intimiderend zijn als je net begint, maar door goede relaties op te bouwen voel je je meer op je gemak als je nieuwe taken op je neemt en je stem laat horen tijdens vergaderingen. Hoe geloofwaardiger je bent als werknemer, zowel bij je collega's als bij je baas, hoe meer kansen je krijgt.

3 Trends voor afdelingssecretaresses

Hier zijn drie trends die van invloed zijn op de manier waarop afdelingssecretaresses werken. Secretaresses moeten op de hoogte blijven van deze ontwikkelingen om hun vaardigheden relevant te houden en een concurrentievoordeel op de werkplek te behouden.

1. De groei van werken op afstand

De groei van telewerkers is een trend die de manier waarop bedrijven werken snel verandert. Nu steeds meer werknemers vanuit huis werken, kunnen bedrijven geld besparen op kantoorruimte en andere kosten. Afdelingssecretaresses kunnen van deze trend profiteren door experts te worden in het beheer van werk op afstand. Ze moeten in staat zijn om taken als communicatie met werknemers, tijdregistratie en projectbeheer te beheren. Bovendien moeten ze in staat zijn om eventuele problemen met betrekking tot privacy en veiligheid op te lossen.

2. Meer aandacht voor klantenservice

Omdat klantenservice steeds belangrijker wordt, zullen afdelingssecretaresses zich moeten richten op het bieden van uitstekende klantenservice. Dit betekent dat afdelingssecretaresses goed op de hoogte moeten zijn van alle aspecten van klantenservice, waaronder het beantwoorden van vragen, het oplossen van problemen en het bieden van ondersteuning. Bovendien moeten zij effectief met klanten kunnen communiceren om hun behoeften te begrijpen en daaraan tegemoet te komen.

3. Frequenter gebruik van technologie

Het gebruik van technologie op de werkplek neemt in snel tempo toe. Dit geldt met name voor afdelingssecretaresses, die vaak gedeeltelijk verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud van bedrijfs computers en software. Naarmate technologie op de werkplek steeds meer ingang vindt, moeten afdelingssecretaresses leren hoe ze deze efficiënt en effectief kunnen gebruiken. Dit omvat het leren gebruiken van software programma's, het beheren van gegevens en het oplossen van kleine technische problemen.

Aan de slag als Afdelingssecretaresse?

Wil jij graag aan het werk als freelance Afdelingssecretaresse en beschik je over bovenstaande opleidingsvereisten en vaardigheden? Stuur ons dan zo snel mogelijk jouw CV toe en wij nemen contact met je op voor het inplannen van een kennismakingsgesprek.

Afdelingssecretaresse inhuren?

Is jouw onderneming of organisatie op zoek naar een nauwkeurige en professionele interim Afdelingssecretaresse of zzp Afdelingssecretaresse? Dan kunnen wij van Bureau Ad Interim helpen. Neem vandaag nog contact met ons op en wij zorgen ervoor dat jij de juiste kandidaat op sollicitatie krijgt.