Ambtelijk secretaris | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Ambtelijk secretarissen:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Ambtelijk secretarissen
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Taken en verantwoordelijken van een Ambtelijk Secretaris

De taken en verantwoordelijkheden van een Ambtelijk Secretaris kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Ambtelijk Secretarissen, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Voeren van het secretariaat van de Ledenraad;
• Beheren van mailbox;
• Beantwoorden van vragen binnen / buiten de vereniging;
• Verzamelen / ordenen van relevante informatie voor Ledenraad en Hoofdbestuur;
• Financiële administratie;
• Archiveren;
• Relatiebeheer;
• Ondersteunen van werving & selectie van nieuwe Ledenraadsleden;
• Inwerken van nieuwe leden;
• Relatiebeheer namens het Hoofdbestuur;
• Organiseren van vergaderingen en grote plenaire bijeenkomsten met Ledenraad, Hoofdbestuur en Directie, vooroverleggen met Ledenraad en Agendacommissie onderling of met Hoofdbestuur en Directie;
• Naast organisatie ook zorgdragen voor aan de hand van de concept-agenda van het Hoofdbestuur verzamelen en distributie van diverse vergaderstukken;
• Notuleren van Ledenraadvergaderingen en diverse meetings tem behoeve van Directie;
• Maken van verslagen, samenvattingen en / of nieuwsbrieven, zorgdragen voor voortgangsbewaking;
• Beantwoorden van vragen van ledenraadsleden, afdelingen en districten aan de hand van Statuten en KvK uittreksels;
• Plaatsvervangend bestuurssecretaris Hoofdbestuur;
• Ondersteunen van directie- en bestuurssecretariaat – o.a. complex agenda- en mailboxbeheer van Directeur en voorzitter Hoofdbestuur;
• Opzetten Verenigingssecretariaat.

8 Wetenswaardigheden over een ambtelijk secretaris

1. Wat is een ambtelijk secretaris en wat doe deze?

Ieder bedrijf in Nederland met 50 of meer werknemers, heeft de wettelijke verplichting tot het oprichten van een ondernemingsraad (OR). In de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) liggen alle rechten en plichten van de OR vast. De leden van de OR zijn werknemers van het bedrijf, die het lidmaatschap erbij doen. Niet in ieder bedrijf is dit zo, maar dit kan de noodzaak geven tot het aanstellen van een ambtelijk secretaris.

2. Wat is en doet een OR?

Wanneer je werkzaam bent bij een klein bedrijf met minder dan 50 werknemers, dan heb je niet te maken met een OR. Als een bedrijf groeit, ontstaat er ook de behoefte aan een beter overleg tussen het management en de medewerkers over het te voeren beleid en over de belangen van het personeel. Omdat het in de praktijk niet haalbaar is dat iedere medewerker zijn/haar zegje kan doen bij de directie, wordt er een OR gekozen. De OR vertegenwoordigt alle werknemers bij het overleg met het management en eventueel andere partijen. Het OR heeft een aantal rechten, zoals het overlegrecht, adviesrecht, instemmingsrecht en initiatiefrecht. Hiermee kan het OR een invloed uitoefenen op het beleid en vooral het personeelsbeleid, voorstellen doen ten opzichte van het te voeren beleid en het management adviseren.

3. De samenstelling van een OR

Met enige regelmaat vindt er overleg plaats tussen de directie/management en de OR. Per bedrijf kan de samenstelling van de OR verschillen. Grote bedrijven hebben een OR waarin van iedere afdeling een werknemer in zitting heeft, bij andere bedrijven gaat het om willekeurige medewerkers. Lid van het OR houdt in, dat je naast je normale werkzaamheden, extra taken hebt met betrekking tot het lidmaatschap van de OR. Er wordt dan ook een takenverdeling gemaakt, met onder andere een voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en een secretaris. Daarnaast zijn er nog de ´gewone´ leden van de OR. Dit houdt dus in dat het lidmaatschap van een OR beste wel wat inhoudt en specifieke kennis vereist. Kennis die bij de meeste medewerkers vooral in het begin nog niet aanwezig is. Daarnaast kost het lidmaatschap erg veel tijd. Als kennis en tijd niet voldoende aanwezig is binnen de OR, dan kan de behoefte ontstaan om eventueel een interim ambtelijk secretaris aan te stellen.

4. Wanneer een ambtelijk secretaris aanstellen?

Hoewel er binnen de OR ongetwijfeld een takenverdeling zal zijn, komt het meeste werk neer op de voorzitter en de secretaris. De secretaris heeft een bijzondere rol binnen de OR, want op hem/haar komt het meeste werk te liggen. Zo is een secretaris verantwoordelijk voor de administratieve taken, zoals de verslaglegging, het voorbereiden van overleggen en vergaderingen, de post en het archief. Daarnaast kan een secretaris ook met bepaalde beleidsvoorbereidende werkzaamheden belast worden, zoals het voorbereiden van OR-verkiezingen, het opstellen en coördineren van het OR-beleidsplan en het bewaken van bepaalde procedures en processen.

Een gekozen secretaris moet dus wat kennis en tijd hebben om een dergelijke functie naast zijn/haar normale werkzaamheden te doen. Dit ontbreekt er nogal eens aan. Bijvoorbeeld een technisch iemand als secretaris, die geen kennis heeft van administratieve taken. In dit soort gevallen kan de OR een verzoek indienen om een professionele secretaris aan te stellen, die dit als beroep doet. Dit is de ambtelijk secretaris.

5. Aanstelling ambtelijk secretaris

Een ondernemingsraad mag nooit zelf beslissen om een beroepsmatige secretaris aan te stellen. Dit moet altijd in overleg met de werkgever. Een ambtelijk secretaris treedt namelijk in dienst en de ondernemer wordt werkgever. Ook als het gaat om een freelance ambtelijk secretaris of ZZP ambtelijk secretaris, zal dit overeengekomen moeten worden met ondernemer. Enkel wanneer deze functie in de CAO is vastgelegd, dan heeft de OR hier zelfstandig recht op. De OR zal de taken en verantwoordelijkheden vastleggen en doorgaans zal het dagelijks bestuur hier geen moeite meer hebben. Hiërarchisch gezien vallen alle ambtelijke secretarissen onder de directie en vaak wordt de positie gehangen onder HR. Hij/zij is dan verantwoording verschuldigd aan de HR-manager. Gemiddeld genomen zal het aantal uren per OR-zetel genomen worden op 1,5 tot 2 uur per week. In dit geval kan een freelance ambtelijk secretaris een goede oplossing zijn om voldoende kennis in huis te halen.

6. Wat zijn de taken van ambtelijk secretarissen?

Een ambtelijk secretaris voert beroepsmatig secretariële en/of beleidsmatige taken voor de ondernemingsraad uit. De taakverdeling kan per bedrijf verschillen, dit is geheel afhankelijk van het vastgelegde takenpakket door de ondernemingsraad. Een beroepsmatige secretaris kan breed worden ingezet, wat het takenpakket per bedrijf ook is. De taken zijn onder andere:

• Het uitwerken van verslagen, brieven, rapporten en andere aangeleverde stukken.
• Verantwoordelijk voor correspondentie.
• Opstellen van een (concept)agenda en het verzenden van de vergaderstukken.
• Toezien dat gemaakte afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen.
• Voorbereiden van vergaderingen, zoals versturen van de uitnodigingen en regelen van faciliteiten en hulpmiddelen.
• Tijdens de vergaderingen notuleren en nadien de notulen uitwerken.
• Beheer van het archief met o.a. verstrekken van informatie en documentatie uit het archief.
• Mede verantwoordelijk voor het samenstellen van het jaarverslag.
• Mede voorbereiden van de verkiezingen voor de OR.
• Aanspreekpunt voor medewerkers namens de OR.
• Bespreken, evalueren en eventueel bijsturen van het beleid.
• Introduceren van nieuwe leden van de OR.

7. Welke eigenschappen moeten ambtelijk secretarissen hebben?

Of je nu een gekozen secretaris bent, een ZZP ambtelijk secretaris of een interim ambtelijk secretaris, je moet beschikken over bepaalde eigenschappen om je functie goed uit te kunnen voeren.

A. Een goede opleiding

De functie kan uitgevoerd worden op verschillende niveaus. Daarom voldoen verschillende opleidingen van MBO en HBO opleidingen, tot een universitaire opleiding. Vaak is een secretariële richting gewenst op MBO en HBO niveau. Op academisch niveau wordt vaak de richting Rechtswetenschappen gevraagd. Steeds vaker wordt een VASMO opleiding gevraagd. VASMO staat voor ´Vereniging Ambtelijk Secretarissen van Medezeggenschaps Organen.´ Zij hebben hun eigen opleiding samengesteld voor ambtelijk secretarissen en is een geschikte afrondende opleiding voor alle niveaus.

B. Controlerende eigenschappen hebben

Je moet de instelling hebben dat je het naadje van de kous wilt weten. Er worden tenslotte afspraken gemaakt tussen het dagelijks bestuur, de OR, werkgroepen en commissies, voor het uitvoeren van bepaalde taken. Jij ziet erop toe dat de afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen of je zet het nogmaals op de agenda.

C. Gedisciplineerd zijn

Discipline is absoluut nodig in deze functie. Alle partijen dienen zicht te houden aan afspraken, maar ook aan de wet- en regelgeving en het OR-reglement. Hier houd jij de partijen aan. Daarnaast heb je ook zelfdiscipline nodig, voor bijvoorbeeld het bijwerken van het archief, zodat het werk niet opstapelt en het tijdig uitwerken van de notulen, zodat iedereen zo snel mogelijk na het overleg de de notulen ontvangt.

D. Organisatietalent

Plannen en organiseren is een belangrijke taak voor ambtelijk secretarissen. Vergaderingen en overleggen moeten worden voorbereid, je moet op tijd notulen aanleveren en ook een jaarverslag opstellen.

E. Goed schriftelijk kunnen uitdrukken

Enerzijds moet je teksten kunnen opstellen die zakelijk goed zijn onderbouwd en bedoeld zijn voor de OR en het management. Anderzijds moet je ook bepaalde standpunten op papier kunnen zetten, die begrijpelijk zijn voor het personeel. Ook voor het uitwerken van de notulen worden goede schriftelijke eigenschappen gevraagd.

F. Zelfstandig kunnen werken

Veel taken van ambtelijk secretarissen vinden achter de schermen plaats. Dit houdt in dat je soms een solistische functie hebt. Dit moet je niet erg vinden en zelf leuk vinden. Als er bepaalde problemen zijn, moet je dit zelf kunnen oplossen en uiteraard weet je je eigen werkzaamheden goed te kunnen plannen.

G. Goed kunnen samenwerken

Haaks op het goed zelfstandig kunnen werken, staat juist het goed kunnen samenwerken. Ambtelijk secretarissen krijgen te maken met verschillende partijen waarmee samen gewerkt moet worden. Je speelt een belangrijk onderdeel in het samenbrengen van partijen.

8. Wat zijn de voordelen van ambtelijk secretarissen?

Een beroepsmatige secretaris inzetten kan veel voordelen hebben. Uiteraard voor de OR, maar ook voor het management. Het belangrijkste voordeel, is dat alle OR-leden professioneel worden ontlast en zich volledig bezig kunnen houden met met de inhoud. Alle rompslomp rondom een OR-overleg of directieoverleg, ligt in handen van de secretaris. Hij/zij regelt ook dat de OR-leden tijdig aangeleverde stukken krijgen, zodat ze zich goed kunnen voorbereiden en goed beslagen ten ijs komen tijdens het overleg met de directie. Dit is ook ten voordele voor de directie. Met een OR dat inhoudelijk en met kennis bezig is met de uitvoerende taken, maakt de OR een interessante overlegpartij.

Kies voor een interim, freelance of een ZZP ambtelijk secretaris

Als leidinggevende van een organisatie, kun je te maken krijgen met het verzoek van de OR, voor het aanstellen van een ambtelijk secretaris. Als intern geen geschikte persoon gevonden wordt, dan moet er extern gezocht worden. Nu zijn ambtelijk secretarissen niet altijd even gemakkelijk te vinden en daarom doe je er goed aan om contact op te nemen met Bureau Ad Interim. Wij kunnen jou een freelance, ZZP of interim ambtelijk secretaris leveren, die goed opgeleid en ervaren is. Wij sturen je de CV´s van diverse kandidaten en ook een persoonlijk gesprek is uiteraard mogelijk. Zo maak je goede keuze voor een bij jouw organisatie passende kandidaat.