Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Ambtelijk Secretarissen Ondernemingsraad:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als medewerker bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Ambtelijk Secretarissen Ondernemingsraad.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

Een Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad is verantwoordelijk voor het verrichten van secretariële werkzaamheden op organisatorisch en beleidsmatig gebied. Door het belangen van werknemers te behartigen en te fungeren als het orgaan dat het bestuursbeleid toetst, zorg jij ervoor dat de ondernemingsraad en zijn commissies optimaal functioneren. Je draagt zorg voor de voorbereiding, organisatie en verslaglegging van vergaderingen en speelt een cruciale rol bij de uitvoering, opvolging en evaluatie van de besluiten die genomen worden. Welke taken je precies op je neemt zijn grotendeels afhankelijk van de organisatie waarvoor je werkzaam bent en je ervaring in deze rol. Een uitstekende Ambtelijk Secretaris OR brengt werknemers en organisatieonderdelen dichter bij elkaar en weet welke scenario's ingezet kunnen worden om ervoor te zorgen dat de gewenste resultaten bereikt worden.

Taken en verantwoordelijkheden van een Ambtelijk Secretaris OR

• De activiteiten binnen een OR coördineren.
• Het organiseren en plannen van vergaderingen.
• Het beheren van de afgesproken tijdsplanningen.
• Het motiveren, coachen en adviseren van OR leden.
• Verkiezingen organiseren voor de ondernemingsraad.
• Scholingsdagen organiseren.
• Zorg dragen voor de communicatie tussen de ondernemingsraad en medewerkers.
• Het jaarverslag opstellen.
• Zorg dragen voor het verspreiden van informatie over (actualiteiten) wet- en regelgeving.

Opleidingsvereisten en vaardigheden van een Ambtelijk Secretaris OR

• HBO werk-en denkniveau.
• Basiskennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en de Arbowet.
• Kennis van administratieve en secretariële processen.
• Communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van de organisatie waarin de OR werkzaam is.
• Politiek- en omgevingsbewustzijn hebben. Moet de situatie in een organisatie goed kunnen inschatten om hierop zo effectief mogelijk te kunnen inspelen.
• Het kunnen stimuleren van en samenwerken met verschillende stakeholders in de organisatie.
• Kennis over scholingsmogelijkheden op OR gebied.

6 Tips voor de OR secretaris bij het organiseren van succesvolle vergaderingen

Hoe houd je een succesvolle vergadering? Mensen zijn van nature sociale wezens. Al duizenden jaren komt de mens samen in kleine groepen of grotere "stammen"-bijeenkomsten om belangrijke zaken te bespreken, van zaken tot familie en gemeenschap en verder.
Hoeveel technologie er ook wordt toegevoegd aan ons dagelijks leven, vergaderingen blijven van vitaal belang voor het bereiken van een gedeelde visie binnen bedrijfsonderdelen. Vergaderingen bepalen zowel het culturele als het strategische kader van onze werkplekken.

Of ze nu op afstand of persoonlijk plaatsvinden, effectieve vergaderingen zijn cruciaal voor teamwerk en productiviteit. Natuurlijk kunnen efficiënte vergaderingen een agenda in korte tijd afwerken. Maar echt effectieve vergaderingen leveren een tastbaar resultaat op. Iedereen moet vertrekken met een gevoel van duidelijkheid en vertrouwen in wat ze precies moeten doen, hoe ze het moeten doen en wanneer het moet gebeuren.

1. Bepaal de doelstellingen van de vergadering

Heb je ooit een vergadering bijgewoond en je afgevraagd: "Waarom ben ik hier?". Succesvolle vergaderingen hebben een duidelijk doel. Zonder doel is er geen reden om een vergadering te houden. Als Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad moet je onderscheid maken tussen de behoefte aan essentiële communicatie (die via e-mail of een telefoongesprek kan plaatsvinden) versus de behoefte om een strategische vergadering te beleggen om een belangrijk doel te bereiken (zoals projectplanning, het oplossen van een probleem, het stellen van een doel, het nemen van een beslissing of het in kaart brengen van werknemerstevredenheid).

Er zijn twee soorten vergaderingen:

• Routine vergaderingen (bv: maandagochtend recapitulatie en projecties, vrijdag teamvergaderingen, enz.)
• Strategische vergaderingen (bijvoorbeeld: taakgroep vergaderingen, probleemoplossing, opstellen van een plan, enz.)

Hoewel elk type vergadering anders kan worden geleid, hebben ze een doelstelling nodig.

Noteer je doelstellingen om ze te verduidelijken! Beter nog, stuur de doelstellingen van de vergadering mee met de agenda, zodat iedereen op één lijn zit. De doelstelling van de vergadering moet resultaatgerichte termen en uitvoerbare doelen bevatten. Er kunnen verschillende doelen zijn binnen de belangrijkere doelstelling. Dit is je bestemming en het leidende doel van de vergadering.

2. Maak een agenda + verstuur agenda-uitnodigingen

Vervolgens komt je agenda aan de beurt, die is als een kompas dat je de weg wijst naar je bestemming. Zonder kompas voelt het hele team zich als een schip verloren op zee. We weten allemaal dat tijd een kostbaar goed is. Een agenda moet rechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van je doelstellingen. Tegelijkertijd toont het vasthouden aan een vergaderagenda aan dat je een effectief en georganiseerd OR secretaris bent, wat meer vertrouwen en toewijding van de ondernemingsraad oplevert.

We hebben allemaal wel eens zo'n vergadering meegemaakt die veel te kort was om alles te bespreken wat er besproken moest worden. Aan de andere kant is er niets erger dan een vergadering die ontspoort in gesprekken buiten het onderwerp en die veel langer duurt dan verwacht. Zoek een middenweg tussen beide door de duur en het tijdstip van de vergadering af te stemmen op het bereiken van het specifieke doel.

3. Duur van de vergaderingen

De lengte van een effectieve vergadering moet weerspiegelen hoeveel mensen erbij betrokken zijn en hoe diepgaand het project is.
Voor elk agendapunt moet een duidelijke hoeveelheid tijd worden uitgetrokken, bijvoorbeeld:

• Inleiding/oproep tot de vergadering (2 minuten)
• Notities van de vorige vergadering doornemen (2 min.)
• Doelstelling of probleem presenteren (3 min.)
• Open brainstorming/groepsdiscussie (10 min.)
• Verslag van team 1 (10 min.)
• Vragen voor team 1 (3 min.)
• Nieuws van team 2 (10 min.)
• Vragen voor team 2 (3 min.)
• Updates van de algemeen directeur (5 min.)
• Slotverklaringen / verduidelijking van acties, eigenaars en tijdschema's (5 min.)

Deze agenda weerspiegelt een complex team van 10 of meer mensen. Een kleiner team zou niet zoveel tijd nodig moeten hebben. In het algemeen mogen vergaderingen nooit langer duren dan 60 minuten, omdat mensen dan hun aandacht en interesse kunnen verliezen. Houd het daarom kort en bondig! Je kunt later altijd nog verder praten.

4. Zorg voor een comfortabele sfeer

Uit onderzoek blijkt dat meer dan een derde van de werknemers ontevreden is over de sfeer in hun kantoor. Niemand wil vergaderen in een van die vreselijke, slecht verlichte, koude, sombere directiekamers. Creëer een aangename ambiance (zoals open ramen of een versierde kamer) of overweeg drankjes te verstrekken om mensen zich wat meer te laten ontspannen. Details als temperatuur, licht, comfortabele stoelen en zelfs een paar kamerplanten kunnen helpen om rustiger en effectiever te vergaderen.

5. Vermijd onnodige discussies

Stel basisregels op in je inleiding om neven discussies tot een minimum te beperken, en iedereen weet waar het om gaat. Als er zo’n discussie ontstaat, stuur het team dan vriendelijk terug naar de doelstellingen en beloof dat we in de toekomst op die ideeën terugkomen. Gebruik een whiteboard om niet gerelateerde onderwerpen te noteren die in toekomstige vergaderingen kunnen worden herzien.

6. Houd deelnemers betrokken

Voor een effectieve vergadering moet het team betrokken zijn. Goede vergaderingen zijn spannend en zorgen voor veel mentale stimulatie. Hier zijn enkele tips om boeiende vergaderingen te leiden:

• Ga niet maar door op een monotone toon.
• Gebruik visuals of dia's op een scherm.
• Houd de vergadering kort en bondig.

Stel regelmatig vragen zodat deelnemers kunnen bijdragen en geïnteresseerd blijven.
Betrokkenheid is vooral een uitdaging bij vergaderingen op afstand, waar deelnemers vaak worden afgeleid of multitasken. Onderzoek heeft aangetoond dat het gebruik van video een van de makkelijkste manieren is om mensen betrokken te houden. Het aantrekken van virtuele deelnemers door regelmatig vragen te stellen ("Lea, kun jij je gedachten hierover delen?") is vooral belangrijk bij vergaderingen op afstand.

Werken als Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad?

Ben jij een ervaren en strategische freelance Ambtelijk Secretaris OR die op zoek is naar een nieuwe uitdaging? Dan kunnen wij je helpen bij het vinden van een nieuwe baan. Stuur ons dan zo snel mogelijk jouw CV toe en wij nemen contact met je op voor een kennismakingsgesprek.

Ambtelijk Secretaris OR inhuren?

Heeft jouw ondernemingsraad dringend behoefte aan een professionele interim Ambtelijk Secretaris OR of zzp Ambtelijk Secretaris OR? Neem dan vandaag nog contact op met Bureau Ad Interim voor het vinden van de juiste kandidaat.