Opdrachtgever houdt de optie open, afhankelijk van hoe de zaken lopen, dat het aantal uur per week wordt uitgebreid naar maximaal 16 uur per week. 1e en 3e week van de maand op maandag een vergadering op locatie en het aantal uren zal in die weken iets meer zijn, in de andere weken iets minder. De meeste andere zaken kunnen meestal ook vanaf huis of andere locatie geschieden. Het e.e.a. in overleg met de secretaris, de werkafspraken en afstemming tussen secretaris en ambtelijk secretaris zullen leidend zijn.

Voor onze opdrachtgever is technologie hun passie. Ze werken dan ook nauw samen met klanten en partners om de technologische voordelen en mogelijkheden van vandaag én morgen voor andere organisaties volop te benutten. Ze zijn volop actief in de IT-wereld.

Als Ambtelijk Secretaris (AS) van de ondernemingsraad (OR) van opdrachtgever speel je een cruciale rol in het ondersteunen en coördineren van OR-gerelateerde activiteiten. Je werkt nauw samen met de OR-secretaris en biedt in de eerste plaats ondersteuning aan het Dagelijks Bestuur van de OR. Deze functie is veelzijdig en biedt ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling.

Als AS voor de OR van onze opdrachtgever specifiek ben je een ankerpunt voor een Ondernemingsraad (13 leden) met veel nieuwe leden (gestart per 04-2023). Dit betekent dat je van waarde bent op het gebied van operationele organisatie – zorgend dat OR-leden optimaal kunnen functioneren. Anderzijds ben je van grote waarde op het vlak van ondersteuning op OR-vlak. We waarderen input over inhoudelijke onderwerpen, de WOR en de wijze van werken binnen en tussen Ondernemingsraden. De AS binnen de organisatie is een spin in het web tussen de OR, het DB en de rest van de organisatie.

Taken en Verantwoordelijkheden

1. Vergaderingen en bilaterale afspraken inplannen: Beheer de planning van OR-vergaderingen en bilaterale overleggen.
2. Agendabeheer: Stel agenda's op voor vergaderingen en zorg voor het onderhoud ervan.
3. Ondersteuning van de Voorzitter bij vergaderingen: Assisteer de Voorzitter tijdens OR-vergaderingen en help bij het stroomlijnen van de agenda.
4. Notuleren: Neem nauwkeurige notities tijdens OR-vergaderingen en stel verslagen op, coordineer de reviews, vaststelling en publicatie van de notulen.
5. Communicatiecoördinatie: Coördineer interne communicatie met OR-leden en medewerkers. Ondersteun de secretaris bij het opstellen van communicatie-uitingen zoals bulletins, achterbanraadplegingen en e-mailstemmingen en beantwoording van medewerkers vragen.
6. Kennismanagement: Beheer de OR-gerelateerde documenten en informatie op SharePoint, beheer het postboek met Instemmings- en Adviesaanvragen en overige kennisdocumenten op de Microsoft Teams omgeving.
7. Vraagbaak: Fungeer als aanspreekpunt voor praktische zaken met betrekking tot de OR.
8. Proactieve betrokkenheid: Denk actief mee tijdens OR-vergaderingen, hoewel je geen stemrecht hebt. Lever bijvoorbeeld input over de inhoud van communicatie-uitingen en neem verantwoordelijkheid voor specifieke communicatiewerkzaamheden.
9. Kennis van relevante wet- en regelgeving: Beschik over kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot OR-werk, zoals ARBO en grensoverschrijdend gedrag.

Competenties

• Zelfstandigheid: Kan zelfstandig taken uitvoeren en beslissingen nemen binnen het kader van de functie.
• Proactief: Neemt initiatief en zoekt actief naar manieren om de efficiëntie en effectiviteit van de OR-werkzaamheden te verbeteren.
• Samenwerking: Werkt nauw samen met de OR-secretaris en het Dagelijks Bestuur om de doelstellingen van de OR te bereiken.
• Nauwkeurigheid: Is goed in het secuur en vindbaar borgen van (de inhoud en output van) vergaderingen en documenten.

Uitgangspunt is een HBO+ werk- en denkniveau, toch zijn voor opdrachtgever ervaring met het werk van een ambtelijk secretaris, de klik tussen het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad en de kandidaat, potentieel, attitude en motivatie belangrijker dan te voldoen aan eventuele vereisten.