Ambtelijk secretaris regio Bergen op Zoom VACATURE

Wij zijn z.s.m. op zoek naar een interim / freelance / zzp Ambtelijk secretaris regio Bergen op Zoom voor 15 uur per week voor de duur van 6 maanden en mogelijk langer. Opleidingsniveau: HBO/WO. ​Start opdracht: z.s.m. en in overleg. Reageren vóór 8 april 2025 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam.

Inmiddels is er een kandidaat voorgedragen. Reageren kan nog wel. We zetten je dan op een lijst zodat we je kunnen benaderen als uit de eerste ronde geen geschikte kandidaat naar voren komt.

Mocht deze vacature in bepaalde opzichten (functie-eisen, aantal uur, mogelijke startdatum) niet aansluiten bij jouw wensen en mogelijkheden, en ben je ervan overtuigd dat je wel een goede kandidaat bent, dan nodigen wij je uit om wel te solliciteren en jouw aandachtspunten daarbij kenbaar te maken.

Gedurende de publicatietermijn is een uitnodiging voor een gesprek al mogelijk. Werkzaamheden op locatie (woensdag) en vanuit huis.

Voor onze opdrachtgever (GGZ) zijn wij op zoek naar een ambtelijk secretaris.

Wat ga je doen?

Organiseren van vergaderingen

• Het plannen en organiseren van vergaderingen van de OR, inclusief het agendabeheer.
• Het zorgen voor de tijdige distributie van vergaderstukken aan de OR-leden.
• Het coördineren van de logistieke aspecten rondom vergaderingen.

Notuleren

• Het opstellen van gedetailleerde en accurate notulen van OR-vergaderingen en het opvolgen van actiepunten.
• Het bewaren en beheren van de notulen en besluiten van de OR.

Advies en Ondersteuning

• Het adviseren van de OR over arbeidsrechtelijke en organisatorische kwesties.
• Het verstrekken van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot medezeggenschap en de rechten van medewerkers.
• Het geven van advies over de interpretatie en toepassing van cao-afspraken en interne beleidsregels.

Communicatie

• Fungeren als aanspreekpunt voor zowel de OR-leden als het management van de organisatie.
• Het onderhouden van contacten met vakbonden, medewerkers en andere relevante partijen.
• Het waarborgen van een transparante en heldere communicatie tussen de OR en de organisatie.
• Het opstellen van het jaarplan van de OR, nieuwsbrieven, en andere communicatie-uitingen conform de huisstijl van de organisatie.

Juridische en Procedurele Kennis

• Het bewaken van de naleving van de medezeggenschapswetgeving, waaronder de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
• Het ondersteunen van de OR bij het opstellen van beleidsvoorstellen en het analyseren van voorstellen van de organisatie.

Opleiding en Ontwikkeling

• Het signaleren van opleidingsbehoeften voor de OR-leden en het faciliteren van hun ontwikkeling.
• Het bijhouden van de laatste ontwikkelingen op het gebied van medezeggenschap en deze kennis delen met de OR.

Kerncompetenties

• Organisatorische Vaardigheden: De ambtelijk secretaris is in staat om vergaderingen effectief te organiseren, prioriteiten te stellen en deadlines te bewaken.
• Juridische Kennis: Kennis van relevante wet- en regelgeving, waaronder de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en arbeidsrecht, is essentieel.
• Communicatieve Vaardigheden: Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden om helder te rapporteren en effectief te communiceren met verschillende stakeholders.
• Discretie en Integriteit: De ambtelijk secretaris moet zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en de belangen van de organisatie en haar medewerkers balanceren.
• Adviesvaardigheden: In staat zijn om de OR op een professionele manier te adviseren en hen te ondersteunen bij het maken van geïnformeerde beslissingen.
• Kennis van de Gezondheidszorgsector: Begrip van de specifieke werkomgeving van een geestelijke gezondheidszorgorganisatie, inclusief de dynamiek van zorgteams en de regelgeving binnen de GGZ.

Opleiding en Ervaring

• Een afgeronde HBO- of WO-opleiding, bij voorkeur in de richting van rechten, bestuurskunde, of een andere relevante richting.
• Ervaring in een ondersteunende functie binnen een ondernemingsraad of vergelijkbare organisatie, bij voorkeur binnen de zorgsector, is een pré.
• Kennis van en ervaring met de geestelijke gezondheidszorg is een sterke aanvulling.

Persoonlijk Profiel

De ambtelijk secretaris is een onafhankelijke, professionele en zorgvuldige persoon die goed kan schakelen tussen verschillende niveaus van de organisatie. De secretaris is proactief, beschikt over een kritische blik, en kan goed omgaan met de complexe vraagstukken binnen de GGZ-sector. Integriteit en vertrouwelijkheid zijn van het grootste belang, evenals het vermogen om zowel strategisch als operationeel te denken en te handelen.

Verhouding tot de Ondernemingsraad: De ambtelijk secretaris werkt nauw samen met de voorzitter van de OR en de overige leden van de OR. De functie vereist een professionele, maar ook samenwerkende houding, waarbij het belang van de medewerkers en de organisatie in balans wordt gehouden. De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht in de besluitvorming van de OR, maar heeft wel invloed op de kwaliteit van de besluitvorming door het verstrekken van relevante informatie en advies.

Beschikbaarheid: De ambtelijk secretaris is op woensdag de gehele dag fysiek aanwezig op de werkplek om de OR te ondersteunen en direct te kunnen schakelen. Voor de rest van de werkweek is de ambtelijk secretaris bereikbaar op afstand. Deze fysieke aanwezigheid draagt bij aan de effectiviteit van de samenwerking met de OR-leden en het management, evenals de tijdige afhandeling van taken en het waarborgen van een goede communicatie.

Ruime ervaring is echt een vereiste.

Meer informatie over / reageren op deze uitdagende opdracht?

Stuur een email aan info@bureauadinterim.nl (o.v.v. vacaturenummer 7474)