Backoffice Medewerker | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Backoffice Medewerkers:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Backoffice Medewerkers
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

1. Taken en verantwoordelijkheden van een Back Office medewerker

Backoffice medewerkers bieden administratieve en leidinggevende ondersteuning aan het personeel dat in de frontoffice van een bedrijf werkt. Back office executives hebben geen directe interactie met klanten, maar werken achter de schermen om de goede werking van het bedrijf te verzekeren. Zij voeren belangrijke administratieve taken uit, evenals onderzoek, gegevensanalyse en boekhoudkundige functies.

De taken en verantwoordelijkheden van een back office medewerker omvatten:

• Verzamelen en verwerken van onderzoeksgegevens.
• Het uitvoeren van administratieve taken zoals printen, e-mails versturen en het bestellen van kantoorartikelen.
• Assisteren van het sales team.
• Assisteren van het Front Office team.
• Assisteren bij het inventarisbeheer.
• Organiseren van personeelsvergaderingen en bijwerken van agenda's.
• Archiveren van bedrijfsontvangsten, facturen en rekeningen.
• Assisteren en ondersteunen van het management.

2. Wat is een backoffice medewerker?

De backoffice is het deel van het kantoor van een bedrijf dat niet op de klant is gericht. Het is in wezen de afdeling die ondersteuning biedt aan de front office posities met hun verschillende verantwoordelijkheden. Medewerkers in de backoffice zijn verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken, zoals het bijhouden van dossiers, gegevensbeheer en meer.

Afhankelijk van het bedrijf of de bedrijfstak kunnen medewerkers in de backoffice ook hun deskundigheid op het gebied van boekhouding, financiën, informatietechnologie en andere gebieden ter beschikking stellen. Doorgaans genereert de backoffice minder inkomsten voor een bedrijf dan de frontoffice doet. Het is ook belangrijk op te merken dat, hoewel back office medewerkers geen interactie hebben met de klanten van een bedrijf, zij wel interactie hebben met de mensen die in de front office werken.

Typische verantwoordelijkheden van een back office medewerkers zijn het sorteren van de correspondentie, het implementeren en optimaliseren van procedures, het bijhouden van agenda's, het plannen van afspraken, het bestellen van voorraden, en het samenwerken met andere afdelingen.

3. Waarom is de rol van een backoffice medewerker belangrijk?

Backoffice medewerkers zijn belangrijk omdat ze in wezen de ruggengraat van een bedrijf vormen. Als de backoffice activiteiten soepel verlopen, maakt dat het bedrijf klaar voor succes. Het verhoogt ook de productiviteit en helpt de kosten laag te houden.

Backoffice medewerkers zijn ook belangrijk omdat ze ervoor zorgen dat alle bedrijfsgegevens en -informatie veilig zijn en worden bewaard. Dit is handig voor het algemene bedrijfsproces, de bedrijfsvoering en voor bedrijfseigenaren die willen zien hoe hun bedrijf presteert. Ten slotte helpen backoffice medewerkers het bedrijf te constateren waar er verbeteringen kunnen worden aangebracht voor de organisatie als geheel. Dit houdt onder meer in dat er aandacht wordt besteed aan de toewijzing van bedrijfsmiddelen.

4. Sterke eigenschappen van een ervaren backoffice medewerker

Bedrijven kunnen alleen goed functioneren als ze backoffice medewerkers hebben die de klantgerichte functies in het frontoffice ondersteunt. Om dit op een adequate manier te kunnen doen moet je in elk geval over deze solide vaardigheden en eigenschappen beschikken.

A. Mondelinge communicatie

Backoffice medewerkers kunnen een hele werkplek ondersteunen en moeten regelmatig kunnen corresponderen met collega's en managers. Verbale vaardigheden zijn nuttig bij gesprekken aan de telefoon of in persoon, bij deelname aan vergaderingen en bij gesprekken met klanten. Voorbeelden van verbale communicatievaardigheden zijn luisteren en adequaat reageren en de juiste toon voor de situatie gebruiken.

B. Organisatie

Organisatie is belangrijk op de werkplek, vooral voor backoffice medewerkers die in een kantooromgeving werken. Backoffice medewerkers beheren vaak veel taken en informatie tegelijkertijd. Veel backoffice medewerkers werken ook met een dossierbeheersysteem, hetzij fysiek, hetzij op een computer, en moeten bedreven zijn in het opslaan en terugvinden van bestanden. Voorbeelden van organisatorische vaardigheden zijn planning, delegatie en office management.

C. Technologie

Iedereen die het grootste deel van zijn werk op een computer verricht, heeft uiteraard ervaring en vaardigheden nodig op het gebied van technologie. backoffice medewerkers moeten goed overweg kunnen met Microsoft Office-software of vergelijkbare pakketten, waaronder tekstverwerkers, spreadsheets en tools voor het maken van publicaties.

Daarnaast kan het nodig zijn om faxen te versturen, documenten te scannen of gegevens in te voeren in een systeem voor klantenrelatiebeheer. Bekendheid met browsers, software en besturingssystemen zal je helpen succesvol te zijn op de werkplek als backoffice medewerker.

D. Zelfstandigheid

Deze vaardigheid wordt ook wel het vermogen om autonoom te werken genoemd. Je moet in staat zijn om informatie te verwerken, instructies op te volgen en taken te voltooien met minimale supervisie. Backoffice medewerkers kunnen in sommige gevallen het enige teamlid zijn dat frontoffice ondersteunt, dus zelfstandig zijn helpt hen taken correct uit te voeren met weinig hulp van buitenaf.

E. Opmerkzaamheid

Met aandacht voor details kun je gemiste handtekeningen opmerken, werkopdrachten op tijd afwerken en professionele e-mails schrijven zonder spelfouten. De communicatie op kantoor ligt soms gevoelig, zodat e-mailadressen en informatie zorgvuldig moeten worden gecontroleerd.

Bij het invoeren van gegevens moeten backoffice medewerkers in staat zijn herhaaldelijk de juiste informatie in te voeren. Een backoffice medewerker kan aandacht voor detail gebruiken bij het behandelen van correspondentie, het archiveren van rapporten en het uitvoeren van andere dagelijkse taken.

F. Verantwoordelijkheidsgevoel

De taken van een backoffice medewerker zijn vaak belangrijk om een bedrijf efficiënt te laten draaien. De verantwoordelijkheid op je kunnen nemen om taken op tijd en op een kwalitatieve manier af te werken zonder veel toezicht is dus cruciaal.

G. Je moet een duizendpoot kunnen zijn

Als backoffice medewerker wordt je wellicht gevraagd om meerdere taken tegelijk uit te voeren. Het is niet ongewoon om tijdig te reageren op e-mails, telefoontjes te beantwoorden, persoonlijke verzoeken te beantwoorden en project verzoeken te behandelen. Het combineren van andere vaardigheden zoals organisatie en time management geeft je de mogelijkheid om te multitasken, waardoor je in staat bent om meerdere verantwoordelijkheden tegelijk te beheren en efficiënt te kunnen werken.

H. Boots anderen hun sterke vaardigheden na

Als je een collega hebt met bijvoorbeeld sterke administratieve vaardigheden die je effectief vindt, probeer dan zijn of haar manier van werken over te nemen in je eigen werk. Als je bijvoorbeeld vindt dat hun manier van aantekeningen maken bijzonder nuttig is, kun je ook oefenen om op deze manier aantekeningen te maken.

5. Vaardigheden van een backoffice medewerker in de cv-vaardigheden rubriek

Op je cv zul je waarschijnlijk een gedeelte over je vaardigheden willen opnemen, waarin je verschillende beroeps- en sociale vaardigheden opneemt. Deze kunnen breed zijn, maar ook betrekking hebben op de baan waarvoor je solliciteert. Vermeld zeker ook certificeringen die je hebt behaald, specifieke lessen die je hebt gevolgd of technologische hulpmiddelen die je onder de knie hebt.
Lees de eerder genoemde functieomschrijving door om te weten te komen welke vaardigheden de werkgever in een kandidaat zoekt. Schrijf de trefwoorden op die bij je vaardigheden passen en zet ze in je vaardigheden rubriek. Je vaardigheden zouden er als volgt uit kunnen zien:

Technische vaardigheden

• Microsoft Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• Salesforce

Extra vaardigheden

• Archiveren
• Problemen oplossen
• Schriftelijke communicatie
• Bereid te leren

Tot Slot

De backoffice van een bedrijf biedt ondersteuning aan de klantgerichte functies in de frontoffice. Werknemers die in de backoffice werken, voeren taken uit die verband houden met de bedrijfsvoering van een bedrijf. Hoewel de backoffice is afgesloten van interactie met de klanten van een bedrijf, houden de werknemers in dit deel van een bedrijf de onderneming draaiende. Met andere woorden, zij voorzien de front office van de mogelijkheid om hun verschillende klantgerichte taken uit te voeren.

Indien jij interesse hebt in een baan als freelance backoffice medewerker, interim backoffice medewerker of zzp backoffice medewerker dan doe je er goed aan je administratieve vaardigheden op te vijzelen. Je dient ook op de hoogte te blijven van de meest recente software systemen voor kantoren en over goede sociale vaardigheden te beschikken om met de front office te communiceren. Door de tips en aanwijzingen in dit artikel goed op te volgen zul je al snel een onmisbare medewerker zijn voor de frontoffice van je werkgever.