Bedrijfsadministrateur | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Bedrijfsadministrateurs:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als medewerker bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Bedrijfsadministrateurs.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

9 Redenen waarom een bedrijfsadministrateur belangrijk is voor jouw organisatie

De functie van bedrijfsadministrateur is breder dan veel mensen vermoeden. Je zou kunnen denken: een boekhouder is toch voldoende? De vraag is dus: kan je als onderneming zonder administrateur? We leggen je daarom uit wat hij /zij precies doet, waaruit zijn takenpakket bestaat. De conclusie of de functie van bedrijfsadministrateur wel of niet een belangrijke is, mag je daarna zelf trekken. Let wel: ook voor deze functionaris geldt dat zijn werkzaamheden per bedrijf enorm kunnen verschillen. Het is dus geen complete lijst van alle voorkomende taken.

1. Brede waakhond

Je zou een bedrijfsadministrateur kunnen zien als een soort waakhond, die waakt over de administratie en de financiën van het bedrijf. Is de controller dan eigenlijk niet de waakhond? Ja zeker, maar de administrateur is op z’n minst zijn belangrijkste assistent. De controller ziet immers niet alles, terwijl veel getallen en data wel de administrateur passeren. Hij is dan ook de eerste die afwijkingen kan zien, en ook heel belangrijk: of de bedrijfsadministratie wel compleet is. Bij hem ligt de basis van de rapportages die hoger in het bedrijf worden opgesteld, en aan de directie gepresenteerd. Wat er op zijn niveau mis gaat, kan bovenin in de organisatie niet worden gerepareerd. Een interim bedrijfsadministrateur zal zich heel snel moeten inwerken in de organisatie. Hij moet snel kunnen doorzien hoe rapportages tot stand komen, en wat daarvoor van belang is. Eerder nog moet hij de belangrijkste bedrijfsprocessen doorgronden en de administratieve organisatie onder de loep nemen. Mocht hij iemand vervangen die door ziekte afwezig is, dan zal hij met een grote zelfstandigheid de hele administratie in de vingers moeten krijgen. Daardoor kan hij al op zeer korte termijn de belangrijkste processen door laten gaan, en achterstanden niet verder laten oplopen.

2. Debiteuren Crediteuren

Zo houdt de administrateur zich bezig met de debiteuren- en crediteurenadministratie. Het hangt van de grootte van het bedrijf af wat hij zelf doet, en welke werkzaamheden door collega’s worden uitgevoerd. Laten we als voorbeeld een klein bedrijf nemen. De administratie is te uitgebreid om helemaal door hem te worden gedaan. Dus heeft hij een collega die alle facturen inboekt. Verder is er een parttimer die de uitgaande facturen opstelt. Dat hoeft hij dus allemaal niet zelf te doen. Echter: hij zal in deze organisatie verantwoordelijk zijn voor de hele debiteuren- en crediteurenadministratie. En hij is bijvoorbeeld ook degene die de betalingsrun draait. Hij zal dus diverse controles uitvoeren om er zeker van te zijn dat de boekhouding klopt qua ontvangen en verstuurde facturen. Zo zal hij bijvoorbeeld altijd de grootste uitgaande en inkomende nota’s checken, plus de facturen van die leverancier die regelmatig niet factureert wat is afgesproken.

3. Balans en V&W-rekening

Van tijd tot tijd wordt er in elk bedrijf een balans en resultatenrekening opgesteld. De balans geeft de financiële stand van zaken op een bepaald moment weer: bezittingen en schulden. Het is een momentopname dus. De V&W-rekening is een weergave van de resultaten over een bepaalde periode, dus opbrengsten en kosten. Uiteraard beïnvloeden de getallen van de resultatenrekening ook de balans. Bij kleinere bedrijven gebeurt dit bijvoorbeeld één keer per jaar, bij grotere bedrijven wil de directie veel vaker en tussentijds de stand van zaken weten. Ook bij het aanvragen van een krediet zullen beide worden aangeleverd. Sowieso zal er per einde jaar zowel een balans als een resultatenrekening worden opgesteld. Ongeacht of de bedrijfsadministrateur dit wel of niet doet: heel veel mutaties die hier invloed op hebben, zijn door zijn handen gegaan. Hij is er zich altijd van bewust dat de balans een belangrijke momentopname is, en de V&W-rekening een goed beeld geeft van het resultaat van alle inspanningen over een bepaalde periode. Hij zorgt er dan ook voor dat hij zijn hand in het vuur kan steken voor elk getal dat dat mede bepaalt.

4. Balansposten en saldoverklaringen

Die balans wordt samengesteld door de verschillende balansrekeningen. Iedere boekhouder weet dat sommige balansrekeningen de uitgelezen plek zijn om een factuur of post op te boeken als je nog niet precies weet waar deze kosten thuis horen. Je hebt dan in ieder geval de boeking verricht, en de factuur is vastgelegd. Je zoekt dit later wel uit. In de praktijk blijkt vaak dat dit vervolgens niet gebeurt of dat gestelde vragen elders in de organisatie niet worden beantwoord. Gaat het om kleine bedragen: geen probleem. Maar soms blijkt een grote post op zo’n tussenrekening te zijn beland: niet goed. De bedrijfsadministrateur moet zich hier verantwoordelijk voor voelen, en zorgen dat dit soort zaken snel worden opgepakt. Daarnaast moet hij van elke balansrekening een saldoverklaring hebben, die duidelijk maakt waar het saldo op deze rekening uit bestaat. Dit doet hij voor intern gebruik, en voor de accountant die hier zeker vragen over zal stellen.

5. Welkom in de urenfabriek

Veel bedrijven zijn, met alle respect, te zien als een urenfabriek. De onderneming maakt zijn omzet door uren te maken, bijvoorbeeld in de eigen fabriekshal en op kantoor, of juist vooral bij de klant. Deze uren vallen binnen een project dat in één bedrag wordt afgerekend, of worden juist apart tegen een afgesproken tarief gefactureerd. Het behoeft geen verdere uitleg dat juistheid en volledigheid juist hier enorm belangrijk is. Je wil geen uren vergeten te factureren (en/of als kosten te boeken), en zeker ook niet de klant teveel of het verkeerde tarief in rekening brengen. Of de administrateur wel of niet de urenregistratie op zijn bord heeft liggen: vaak is hij degene die dit bewaakt. Waar nodig spoort hij collega’s aan hun uren te schrijven en laat hij onjuiste boekingen corrigeren zodat de juiste kostenplaatsen worden belast, en de juiste klant gefactureerd.

6. Voorraadwaardering

In sommige bedrijven is de voorraad een kapitaal aan onderdelen en/of complete producten. Je wil als directie weten wat er in voorraad ligt en staat, en wat hiervan de waarde is. Dit kan namelijk een erg belangrijke balanspost zijn. Tevens is het verstandig om te bewaken welk bedrag er is verzekerd. Je moet er niet aan denken dat er brand uitbreekt precies op het moment dat je veel hogere voorraad of aantallen eindproducten in huis hebt, en je blijkt onderverzekerd. Het is dus zeker ook een taak van de bedrijfsadministrateur (of een naaste collega) om regelmatig contact te hebben met o.a. de magazijnmeester en de planning. En minstens één keer per jaar moet de voorraad worden geteld, grofweg of in detail. Als dit een serieus probleem is binnen de organisatie, dan heeft een zzp bedrijfsadministrateur hier een mooie opdracht aan. Doordat hij snel de goederenstromen in kaart heeft gebracht, en door zijn ervaring met inventarisaties, kan hij zorgen voor de perfecte waardebepaling.

7. Aangiftes

Leuker maakt de Belastingdienst het niet, ook niet in het bedrijfsleven. Het is de verantwoording om altijd tijdig de juiste aangiftes in te dienen. Je wil als ondernemer niet teveel belasting afdragen, maar ook niet op je vingers worden getikt omdat je een te lage aangifte hebt gedaan. Ook moet je hoe dan ook boetes zien te voorkomen: zonde van je geld. Als de bedrijfsadministrateur de aangifte niet zelf doet, zorgt hij er in ieder geval voor dat hij zorgt dat de basis voor de aangifte altijd op orde is. Voor een freelance bedrijfsadministrateur geldt dat hij aan de hand van het grootboekschema en een snelle blik op de boekhouding op korte termijn aangiftes kan verzorgen.

8. Salarisadministratie

Sommige bedrijven doen de salarisadministratie helemaal zelf. Anderen zorgen alleen voor de input en de eindcontroles, en verrichten wat andere handelingen, de rest besteden ze uit. En er zijn ondernemingen die de salarisadministratie helemaal uit besteden. Welke keuze jouw bedrijf ook maakt: de administrateur moet ook thuis zijn in de lastige materie rondom wet- en regelgeving op het gebied van salarissen. Want hij moet er zeker van zijn dat er juist en tijdig wordt betaald. Als er iets niet fout mag gaan in een bedrijf is het de salarisbetaling. Je wil geen ondernemer die klaagt dat zijn salarisbetaling niet juist is, je wil als bedrijf ook zeker niet teveel betalen. Een interim bedrijfsadministrateur kan hier goed werk verrichten als de salarisadministratie op diverse fronten regelmatig mis gaat. Met zijn uitgebreide kennis en ervaring op het gebied van lonen en salarissen kan hij een grote ergernis wegnemen. Let wel: ook de afdeling personeelszaken speelt hierin een grote rol.

9. Mensen aansturen

In de meeste gevallen is de functie van administrateur niet de enige financieel-administratieve in een bedrijf. Ook in een klein bedrijf heeft hij een collega die bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor een groot deel van de input. Soms gaat het om meer financiële medewerkers. Niet altijd is er sprake van leidinggeven, wel van coördineren en aansturen. Hij dient dus goed met mensen om te kunnen gaan, duidelijk te kunnen communiceren en mensen motiveren, zeker als de druk hoog is, en er deadlines aanstaande zijn. Hij dient zowel voor zichzelf als voor anderen prioriteiten te kunnen bepalen. Hij bewaakt de administratie dusdanig dat hij altijd het totaaloverzicht heeft.

Al met al dit dus een functie waarin heel veel samenkomt, en er ook veel wordt gevraagd van de functionaris. Enerzijds is hij een specialist, anderzijds is hele brede kennis en ervaring een must in deze rol. De freelance bedrijfsadministrateur is dan vaak ook een soort vliegende kiep op elk financieel-administratief gebied.