Bestuurssecretaresse | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Bestuurssecretaresses:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als medewerker bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Bestuurssecretaresses.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

Taken en verantwoordelijkheden van een Bestuurssecretaresse

De taken en verantwoordelijkheden van een Bestuurssecretaresse kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Bestuurssecretaresses, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Notuleren van Raad van Bestuur vergaderingen (bij afwezigheid bestuurssecretaris);
• Complex agenda- en mailboxbeheer;
• Samenstellen van dag- en termijnmappen;
• Sparringpartner portefeuille gerelateerde zaken;
• Notuleren van diverse vergaderingen (opstellen agenda, distribueren van stukken, bewaken van genomen actiepunten);
• Aanspreekpunt en vraagbaak voor afdeling gerelateerde zaken van MT;
• Sparringpartner bij bepaalde issues waaronder reorganisatie afdeling;
• Signaleringsfunctie gang van zaken op de afdeling;
• Voorbereiden/ assisteren bij diverse externe commissies van de bestuurder;
• Het ondersteunen van de bestuurder en managers;
• Vraagbaak voor de andere medewerkers;
• Opstellen van brieven;
• Inplannen van afspraken met diverse partijen;
• Redigeren van nieuwsbrieven voor op de website en het onderhouden van de website;
• Het opstellen van de kwartaalrapportages;
• Archiveren en dossierbeheer;
• Delen van informatie met medewerkers omtrent veranderingen in de organisatie;
• Alle andere voorkomende secretariële werkzaamheden;
• Notuleren van MT-vergaderingen, CR en OR.

Wat is een bestuurssecretaresse?

Het bestuur van een organisatie moet veel dingen regelen en een overzicht behouden over de hele organisatie om deze op de juiste manier aan te kunnen sturen. De agenda staat vaak vol met afspraken, er worden veel telefoontjes gepleegd en er worden diverse vergaderingen gehouden. Het is hierbij uiterst belangrijk dat afspraken en gesprekken goed vastgelegd worden en dat er een duidelijk overzicht behouden blijft.

Om dit overzicht te kunnen bewaren, kan een bestuurssecretaresse ingeschakeld worden. Hij of zij voert secretariële taken uit voor het bestuur, wat inhoudt dat de verantwoording over het telefoonverkeer en agendabeheer genomen wordt. Daarnaast dienen vergaderingen georganiseerd en genotuleerd te worden en er kan ondersteund worden bij het regelen van bijeenkomsten en reizen.

Wat houdt dit beroep precies in, welke taken en werkzaamheden komen erbij kijken en welke eigenschappen dient een ervaren bestuurssecretaresse te hebben?

Wat houdt het beroep bestuurssecretaresse precies in?

In zijn of haar functie neemt een secretaresse van het bestuur veel werk uit handen. Hij of zij is voor de leden van het bestuur een soort sparringspartner, waarmee ideeën uitgewisseld kunnen worden. Daarnaast dient een secretaresse als klankbord, waardoor afspraken vastgelegd worden en de gang van zaken duidelijk wordt overzien.

Overigens dient de secretaresse van het bestuur zich ook bezig te houden met financiële zaken en het personeel. Zo ziet hij of zij erop toe dat de werkzaamheden van betrokken afdelingen uitgevoerd worden. Het is dan ook één van de beste en hoogste functies binnen de administratieve of secretariële afdeling.

Bestuurssecretaresses moeten zich goed staande kunnen houden in een organisatie en hebben veel meer verantwoordelijkheden dan een reguliere secretaresse. Zij zijn tevens het eerste aanspreekpunt van de directie of de directeur of directrice. Hierbij wordt de agenda van het bestuur beheerd en de dagelijkse planning verzorgd.

De directie of het bestuur wordt daarnaast zowel telefonisch ondersteund als bij vergaderingen en andere gesprekken. Bij dit laatste hoort de taak van notuleren. Ook worden afspraken en evenementen die door het bestuur zijn geïnitieerd opgezet en georganiseerd. Overigens is het hierbij belangrijk dat bestuurssecretaresses bepaalde niet-openbare informatie voor zich kunnen houden. Ze moeten betrouwbaar, discreet, integer en loyaal zijn.

Werkveld beroepssecretaresses

Voor ieder bedrijf is het belangrijk dat de zaken goed bijgehouden worden en dat de interne en externe communicatie met het bestuur en de rest van de organisatie goed verloopt. Zodoende kun je als bestuurssecretaresse op veel plekken aan de slag. Hierbij is er ook weleens sprake van een interim bestuurssecretaresse, waardoor een tijdelijke functie aangeboden wordt.

Daarnaast is er de mogelijkheid om te werken als freelance bestuurssecretaresse of zzp bestuurssecretaresse, waardoor je flexibel inzetbaar bent bij diverse soorten organisaties.

Welke taken en werkzaamheden hebben bestuurssecretaresses?

Bestuurssecretaresses hebben dus veel verantwoordelijkheden binnen een bedrijf, waaronder de volgende werkzaamheden verricht dienen te worden:

• Allereerst dienen vergaderingen bijgewoond te worden, waarbij notuleren tot een vaste taak behoort. Deze notulen dienen vervolgens ook uitgewerkt te worden, zodat ze er op een later moment nog bij gepakt kunnen worden.
• Daarnaast moeten telefoontjes op een correcte manier beantwoord worden en binnenkomende gesprekken moeten ook gescreend worden op relevantie.
• De agenda van het bestuur moet actief beheerd worden, waarbij afspraken op een overzichtelijke manier weergegeven en doorgespeeld worden.
• De binnenkomende digitale of fysieke post moet doorgenomen, doorgestuurd en afgehandeld worden.
• Informatie, documenten en rapporten moeten op de juiste manier gearchiveerd worden. Hierbij is het belangrijk dat ze op een later moment gemakkelijk geraadpleegd kunnen worden.
• Ook andere bijeenkomsten dan vergaderingen moeten gepland en georganiseerd worden, waaronder zakenreizen.
• Bezoekers moeten ontvangen en doorverwezen worden.
• Documenten, zoals memo's en rapporten, moeten opgesteld worden.
• Binnenkomende vragen moeten in eerste instantie zelf afgehandeld worden en indien nodig kunnen ze doorverwezen worden naar het bestuur.
• Tot slot dienen bestuurssecretaresses toe te zien op de werkzaamheden van andere kantoormedewerkers.

Vergelijkbare beroepen

Dit beroep is een zelfstandig beroep, waarbij veel verantwoordelijkheid gevraagd wordt. Het is zodoende vergelijkbaar met andere functies op een kantoor, zoals afdelings-, directie-, juridisch- en medisch secretaresse. Ook sluit het aan bij de beroepen van receptionist, notulist en office manager.

Wat zijn eigenschappen van een goede, ervaren bestuurssecretaresse?

De directeur moet op tijd en op de juiste afspraken verschijnen en afspraken moeten uiteraard ook goed worden opgeschreven. Hiervoor is zorgvuldigheid of accuratesse een vereiste. Daarnaast moet kwaliteit geleverd worden, aangezien een belangrijke bijdrage geleverd wordt aan het werk. Hiervoor moet je dienstverlenend en klantgericht zijn en anderen vriendelijk te woord kunnen staan. Dit geldt ook voor de omgang met collega's.

Overigens is het belangrijk om ook niet té vriendelijk te zijn, aangezien wel duidelijke grenzen gesteld moeten kunnen worden. Je moet duidelijk en resoluut communiceren met mensen in je omgeving en goed leiding kunnen nemen. Hierbij is integriteit ook een belangrijke eigenschap, omdat je vaak met vertrouwelijke informatie te maken krijgt. Je moet wel weten wanneer bepaalde informatie geheim moet blijven.

Daarnaast dienen bestuurssecretaresses flexibel te zijn, omdat afspraken kunnen uitlopen en ongeplande situaties zich kunnen voordoen. Jij moet er dan voor zorgen dat alles toch op zijn pootjes terechtkomt. Dit omvat ook alert en stressbestendig zijn. Er zijn immers veel zaken waar je rekening mee moet houden en je moet goed kunnen schakelen van de ene zaak naar de andere, zeker wanneer iets de prioriteit moet krijgen.

Tot slot dient een bestuurssecretaresse kritisch te zijn. Je vormt de schakel tussen het bestuur en de rest van de organisatie en de externe wereld. Er gaat vaak veel informatie richting een directeur of bestuur en jij moet hierbij uitzoeken wat echt belangrijk is en wat door iemand anders afgehandeld kan worden. Met een assertieve, kritische en intelligente kijk zorgt een bestuurssecretaresse ervoor dat het bestuur en daarmee de organisatie in zijn geheel optimaal kan functioneren.