Bestuurssecretaresse gemeente | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Bestuurssecretaresses gemeenten:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Bestuurssecretaresses gemeenten
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

13 tips voor een bestuurssecretaresse gemeente

Een secretaresse van het bestuur binnen een gemeente is een belangrijke schakel tussen het bestuur zelf, de interne organisatie en externe organisaties of inwoners van deze gemeente. Het bestuur moet ondersteund worden tijdens allerlei taken, zoals vergaderingen en bestuurlijke activiteiten, en zodoende draagt een bestuurssecretaresse bij de gemeente veel verantwoordelijkheid. Hij of zij is niet alleen het eerste aanspreekpunt voor het gemeentelijke bestuur en andere betrokken partijen, maar beheert ook de agenda en verzorgt de dagelijkse planning. Dit zijn vitale functies om een gemeente draaiende te houden. Wat houdt deze functie precies in, hoe ziet het loopbaanperspectief eruit en door middel van welke tips kan iemand een goede bestuurssecretaresse van de gemeente zijn?

Wat doet een bestuurssecretaresse gemeente allemaal?

Als belangrijk tussenpersoon verbindt een bestuurssecretaresse het gemeentelijke bestuur, de interne organisatie en diverse externe betrokkenen, zoals organisaties en bewoners in de desbetreffende gemeente. De wethouders dienen hierbij ondersteund te worden in hun werkzaamheden, waarbij een goed overzicht bewaard moet worden van alle binnenkomende en uitgaande informatie en ondernomen activiteiten. De stukkenstroom dient gecoördineerd te worden, waarnaast iemand in deze positie verantwoordelijk is voor het beheren van de agenda van het bestuur. Tijdens overleggen dient een bestuurssecretaresse de benodigde documenten verzameld te hebben. Een goede voorbereiding zorgt immers voor een soepel verloop van het overleg. Notuleren behoort ook tot de takenlijst van dit functieprofiel, waarbij de notulen na afloop zorgvuldig uitgewerkt moeten worden.

Via brieven, e-mails en telefoontjes is een secretaresse van het gemeentelijke bestuur het eerste contact- en aanspreekpunt. De concrete invulling van deze baan verschilt per gemeente, aangezien bij sommige instellingen meer verantwoordelijkheden worden opgelegd dan bij andere. Wel is er vaak sprake van werken in een teamverband met andere secretaresses. Hierbij is de bestuurssecretaresse de spil in het web en hij of zij kan goed samenwerken en taken delegeren. Ook onder een hoge tijdsdruk kan er goed gepresteerd worden en wordt het overzicht bewaard. Indien er collega's afwezig zijn, dient iemand met deze functie de onvervulde taken op zich te nemen.

Wat is het loopbaanperspectief van een bestuurssecretaresse gemeente?

Bestuurssecretaresses bij de gemeente dienen dus telefoontjes, e-mails en brieven af te handelen, waarnaast ze bezoekers op de juiste manier ontvangen en doorverwijzen. Ook dient iemand in deze positie vergaderingen te organiseren en plannen, welke vervolgens genotuleerd en uitgewerkt worden. Doordat hij of zij ook de agenda beheert en toeziet op de werkzaamheden van anderen uit het team vormt het een belangrijke functie binnen de gemeente.

Het loopbaanperspectief voor deze functie is hoog, wat naar aanleiding van een onderzoek van het Researchcentrum voor Onderwijs en Arbeidsmarkt (ROA) is gebleken. Hier kwam namelijk uit dat het aantal beschikbare banen tot het jaar 2024 elk jaar met gemiddeld 0,6 procent stijgt. Tussen 2019 en 2024 betekent dit een totale stijging van vier procent. Door dit hoge loopbaanperspectief is het aantrekkelijk om als bestuurssecretaresse bij een gemeente aan de slag te gaan.

Dit geldt ook voor een interim bestuurssecretaresse gemeente, freelance bestuurssecretaresse gemeente en zzp bestuurssecretaresse gemeente, wat tijdelijke functies zijn. Deze tijdelijke dienstverbanden zijn zowel voordelig voor een werknemer als voor een werkgever, omdat het veel flexibiliteit met zich meebrengt. Tegelijkertijd zijn dit soort tijdelijke werknemers goed opgeleide, ervaren professionals die voor een bepaalde, vooraf vastgestelde periode kunnen helpen in de ondersteuning van wethouders. Zo kan het gemeentelijke bestuur alsnog optimaal presteren.

Door middel van welke 13 tips kun je een goede bestuurssecretaresse gemeente zijn?

Voor zowel een vaste werknemer als een interim bestuurssecretaresse gemeente, freelance bestuurssecretaresse gemeente en zzp bestuurssecretaresse gemeente zorgen de volgende dertien tips voor een goede invulling van deze baan, zodat wethouders optimaal ondersteund kunnen worden:

1. Zorg voor een minimale afgeronde MBO-opleiding in deze richting. Voorbeelden van geschikte opleidingen zijn de opleidingen Bestuurskunde voor Secretaresses, Organisatiekunde en Secretarieel en Managementsupport.
2. Doe veel ervaring op in deze branche met administratieve en secretariële werkzaamheden en beschrijf deze ook duidelijk in je CV.
3. Sta stevig in je schoenen op de werkvloer en schrik niet van een hoge werkdruk en veel door elkaar lopende activiteiten. Hoofd- en bijzaken moet je altijd goed van elkaar kunnen blijven scheiden.
4. Behoud een duidelijk overzicht van de geplande activiteiten en afspraken van het bestuur, zodat zij afspraken altijd nakomen en planningen ook daadwerkelijk doorgevoerd kunnen worden.
5. Beschik over een dienstbare, oplossingsgerichte instelling, waarbij je continu voor verbinding probeert te zorgen tussen alle verschillende betrokken partijen.
6. Verzorg een empathische en stressbestendige werkhouding, waarbij je het beste weet te halen uit jezelf en je teamgenoten en goed met iedereen kan samenwerken.
7. Wees flexibel en bereid om taken van weggevallen collega's op te vangen indien dit nodig is.
8. Neem veel verantwoordelijkheid over de taken die uitgevoerd moeten worden en zorg ervoor dat deze zo goed mogelijk worden uitgevoerd.
9. Neem initiatief en denk actief mee met het bestuur over de manier van administratieve ondersteuning.
10. Zorg voor de benodigde ICT-kennis om de toegepaste software binnen een instelling op de juiste, meest efficiënte manier te kunnen gebruiken.
11. Behoud een efficiënte, effectieve werkhouding, waarbij je gelijk bedenkt hoe activiteiten het beste ingevuld en vormgegeven kunnen worden.
12. Blijf jezelf continu verder ontwikkelen en probeer feedback altijd mee te nemen in dit proces. Ook wanneer er veranderingen optreden, moet je mee kunnen bewegen.
13. Als laatste tip dient een goede bestuurssecretaresse van de gemeente zelfstandig beslissingen te nemen en keuzes te maken. Hij of zij weet precies wat er moet gebeuren binnen de gemeente en zorgt er daarbij voor dat de benodigde stappen genomen worden om deze actie of dit proces succesvol te laten verlopen.

Wil jij als zelfstandig bestuurssecretaresse bij een gemeentelijke instelling aan de slag en zoek jij naar een manier om gemakkelijk de juiste opdrachtgever te vinden? Upload dan je CV en dan zoeken we samen naar een optimale werkplek.

Of ben jij als opdrachtgever juist op zoek naar zelfstandig personeel om het bestuur van een gemeente te ondersteunen? Doe dan een aanvraag bij ons en dan helpen wij je om de juiste professional te vinden.