Bestuurssecretaris | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Bestuurssecretarissen:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Bestuurssecretarissen
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Taken en verantwoordelijkheden van een Bestuurssecretaris

De taken en verantwoordelijkheden van een Bestuurssecretaris kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Bestuurssecretarissen, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Opstellen van correspondentie en communicatie namens de bestuurder;
• Ondersteunen van directeuren bij het opstellen van externe notities;
• Opstellen jaarplan, jaarverslag en alle periodieke rapportages;
• Organiseren van alle bestuurlijke en MT-overlegsituaties;
• Voorbereiden van de agenda;
• Verzamelen van vergaderstukken;
• Bewaken van de voortgang en afhandeling van besluiten;
• Verslaglegging;
• Aanjager van beleidsrealisatie, procesinrichting en professionalisering;
• Opstellen van beleidsnotities of andere stukken voor interne vergaderingen;
• Opstellen van adviesaanvragen voor de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad;
• Adviseren over bestuurlijk juridische processen en begeleiden bij samenwerkingen, reglementen, statuten, notariële zaken;
• Adviseren over en bewaken van governance eisen die gesteld worden aan de Bestuurder en de Raad van Toezicht;
• Signaleren van en adviseren over interne en externe ontwikkelingen, zoals in wet- en regelgeving.

Vaardigheden van een Bestuurssecretaris

• Organisatiegevoel
• Initiatiefrijk
• Zelfstandig
• Stressbestendig
• Focus
• Omgevingsbewust
• Procesgericht
• Verbindend
• Staat stevig in de schoenen
• Onderzoekend
• Hands-on
• Punctueel
• Politieke sensitiviteit
• Strategisch
• Resultaatgericht
• Diplomatiek
• Analytisch vermogen
• Helicopterview
• Goede communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk
• Nauwkeurig

Wat is een bestuurssecretaris?

Het bepalen van het beleid voor een organisatie is een belangrijke functie die zorgvuldig vervuld moet worden. Immers heeft dit een direct effect op alle werkzaamheden binnen een bedrijf, wat op zijn beurt de productiviteit beïnvloedt. De bestuurders van een organisatie worden vaak gevormd door een raad van bestuur, commissarissen of toezicht.

Om een stabiele ondersteuning te bieden in het besluitvormingsproces kan een bestuurssecretaris van pas komen. Hij of zij is als het ware de rechterhand van de beleidsbepalers en kan vele rollen op zich nemen. Op deze manier kunnen bestuurlijke, beleidsmatige vraagstukken beter en efficiënter aangepakt worden.

In dit artikel kom je erachter wat de functie precies inhoudt, welke taken en werkzaamheden onder de functiebeschrijving vallen en welke eigenschappen vereist zijn om het werk goed uit te kunnen voeren.

1. Wat houdt het beroep van een bestuurssecretaris precies in?

Een bestuurssecretaris wordt ook wel een corporate secretary genoemd en vormt de rechterhand van het bestuur, oftewel de beleidsbepalers, in een organisatie. Iemand in deze positie moet zorgen voor ondersteuning van het besluitvormingsproces van het bestuur en zodoende een stabiel bestuursorgaan faciliteren. Niet alleen dient hij of zij als sparringpartner, maar ook buigt hij of zij zich zelf over bestuurlijke, beleidsmatige vraagstukken.

Overigens worden bestuurssecretarissen belast met allerlei organisatorische taken die te maken hebben met de ontwikkeling en implementatie van besluiten van bestuurders en toezichthouders. Binnen deze functie moet je een aantal rollen kunnen spelen:

• Bureaucraat. Allereerst moet je vergaderingen van het bestuur en toezichthouders organiseren en voorbereiden, zodat deze soepel verlopen. Dit omvat ook het overzien van besluitvormingsprocessen en het verslagleggen van deze processen.
• Adviseur. Hij of zij moet het bestuur adviseren over de huidige, geldende wet- en regelgeving binnen een organisatie.
• Regisseur. Daarnaast moet zo'n secretaris als regisseur kunnen optreden in de machtsverdeling tussen het bestuur, medezeggenschap en toezicht. Hij of zij dient ervoor te zorgen dat alle relevante zaken soepel verlopen en dat verschillende betrokken partijen goed kunnen samenwerken. Alleen zo kan het bestuur goed functioneren.
• Evaluator. Het is tevens belangrijk dat iemand in deze functie zich richt op de evaluatie van genomen besluiten. Je moet in deze positie als klankbord kunnen dienen en informatie kunnen verstrekken aan allerlei stakeholders.
• Collectief geweten. Als secretaris van het bestuur moet je de weg voor het bestuur vrijmaken van hobbels, wat inhoudt dat je kan onderhandelen, organiseren en kennis kunt vertalen en delen tussen diverse domeinen. Zo moet je beschikken over veel tact en politiek-bestuurlijke sensitiviteit.

2. Werkveld

Bestuurssecretarissen kunnen bij allerlei organisaties aan het werk om de directeur of directie te ondersteunen bij beleidsbepaling en -doorvoering. Een veelvoorkomende plek om te werken in deze positie is bijvoorbeeld in de zorgsector, in het onderwijs of op de kinderopvang.

Binnen deze baan kun je aan de slag op een vaste positie, maar het is ook mogelijk om in een tijdelijk werkverband te werken, zoals als interim bestuurssecretaris, freelance bestuurssecretaris of zzp bestuurssecretaris. Hierdoor ben je flexibel inzetbaar voor bedrijven en doe je diverse kennis op.

3. Verschil met directiesecretaresse

De naam kent wellicht veel gelijkenissen, maar er zit veel verschil tussen een directie- of bestuurssecretaresse en een bestuurssecretaris. Deze laatst genoemde functie vormt namelijk de rechterhand van de directie of directeur en geeft ook leiding aan secretaresses, zoals een directiesecretaresse of communicatiemedewerker. Tevens zitten bestuurssecretarissen bij vergaderingen, wat niet het geval is bij directiesecretaresses.

4. Welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden heeft iemand in deze functie?

De volgende taken dient iemand in deze positie uit te voeren:

• Advies geven en zorg dragen over informatievoorziening op het gebied van organisatorische vraagstukken.
• Gevraagd en ongevraagd advies geven over actuele wet- en regelgeving en bestuurlijke zaken.
• Risico's beoordelen voor bestuurders en de directie van een organisatie.
• Ontwikkelingen van buiten de organisatie vertalen naar binnen de organisatie.
• De juiste procedures bewaken en volgen omtrent regelgeving en bestuurszaken.
• Jaarverslagen, bestuursrapportages en andere belangrijke verantwoordingsdocumenten coördineren en voorbereiden.
• Advies geven aan het management over bepaalde succesfactoren aan de hand van spelende, externe ontwikkelingen.
• Vertrouwelijke correspondentie namens bestuurders of de directie opstellen en afhandelen.
• Bestuurlijke besluiten nauwkeurig vastleggen en erop toezien dat de rest van de organisatie hier adequaat over ingelicht wordt.
• Toezicht houden op afspraken van de directie, processen die zich afspelen en verplichtingen waar het bestuur zich aan moet houden.
• Interne bijeenkomsten van personeel of stakeholders organiseren en coördineren op lokaal, regionaal en landelijk niveau.
• Vergaderingen tussen het bestuur en de ondernemingsraad faciliteren en organiseren. Hieronder valt ook de voorbereiding en het maken van notulen.
• Erop toezien dat bepaalde vraagstukken van binnen of buiten de organisatie gereed zijn voor het voorleggen tijdens een vergadering.
• Het archief van het secretariaat verzorgen, bewaken en alle besluiten hierin zorgvuldig vastleggen. Op deze manier kunnen alle documenten op een later moment makkelijk teruggevonden en herzien worden.
• Het afstemmen van interne en externe informatie buiten de normale planning om.
• Onderzoek doen naar juridische mogelijkheden rondom vraagstellingen op beleidsniveau en adviseren over welke besluiten hierbij het beste genomen kunnen worden.
• Een gepaste governance structuur opzetten, waarbij de codes worden nageleefd en integriteit wordt behouden. Denk hierbij ook aan het opstellen van allerlei regelingen, zoals een klokkenluidersregeling.

5. Wat zijn belangrijke competenties van een ervaren bestuurssecretaris?

Een eerste belangrijke eigenschap van bestuurssecretarissen is het hebben van aanpassingsvermogen, aangezien er op beleidsniveau snel en veel veranderingen kunnen plaatsvinden. Hier moet je in deze functie wel goed op kunnen anticiperen, zodat de directie of het bestuur de juiste beslissingen kan maken. Dit houdt verband met flexibel zijn, wat nog sterker aanwezig moet zijn bij een interim bestuurssecretaris.

Accuratesse is een tweede vereiste, aangezien je besluiten nauwkeurig moet kunnen vastleggen. Fouten moeten beperkt worden, aangezien dit gevolgen heeft voor de hele organisatie. Je moet overigens ook de accuraatheid van medewerkers in de gaten kunnen houden.

Vervolgens moet je in deze positie ook zelf met initiatieven komen om de situatie te verbeteren en oplossingen voor problemen te vinden. Deze baan vereist ook veel integriteit, aangezien je loyaal moet zijn aan het bestuur en betrouwbaar. Het komt namelijk best vaak voor dat je met vertrouwelijke informatie te maken hebt.

Je moet tevens leiderschap kunnen tonen naar mensen in andere functies waar je nauw mee samenwerkt. Door middel van sterke, uitgebreide netwerken weet jij wat er speelt door de hele organisatie heen. Zo kun je ook weer beter op veranderingen inspelen, doordat je het gelijk doorhebt wanneer zaken niet lopen zoals ze zouden moeten lopen.

Aangezien je met veel verschillende taken te maken hebt, is het ook essentieel dat je goed kunt plannen en organiseren. Alleen door het overzicht te bewaren, kun je het juiste advies geven en zaken voor het bestuur op de juiste manier organiseren. Tot slot moet je voor deze baan ook erg stressbestendig zijn. Er komt veel bij kijken en je krijgt met veel verschillende stakeholders te maken, die je allemaal tevreden moet houden.

Door middel van jouw kennis, leiderschap en organisatorische vermogen kun je omgaan met deze verschillende partijen en een brug vormen tussen het bestuur en de rest van de organisatie.