Office Manager: De alleskunner en trouwe ondersteuning op de werkvloer. Benieuwd wat een Office Manager voor jouw organisatie zou kunnen betekenen? En wil je graag meer weten over hoe het werkveld van een Office Manager er zoal uitziet? Lees dan deze blog en kom alles te weten op het gebied van een Office Manager. Lees hoe je eenvoudig via Bureau Ad Inter een professionele Office Manager kunt inhuren voor allerlei branches en lees hoe een Office Manager voor jouw organisatie van belang zou kunnen zijn.
Een Office Manager is, zoals de naam al prijsgeeft, iemand die diverse zaken regelt en managet op de werkvloer. Vaak geeft een Office Manager leiding aan medewerkers van het secretariaat en werkt de Office Manager mee op de secretariële afdeling.
Het doel van een Office Manager is om alle belangrijke faciliterende, personele en secretariële taken te regelen op het kantoor, zodat andere werknemers zich kunnen richten op hun eigen werkzaamheden en zodat verschillende afdelingen en werknemers onderling schakelen en goed functioneren.
Een Office Manager heeft een leidende en uitvoerende rol binnen een organisatie. De functie van een Office Manager bestaat uit vele verschillende taken en is daardoor erg afwisselend. De Office Manager wordt over het algemeen vaak gezien als een echte alles kunner op de werkvloer en springt in waar zaken geregeld moeten worden, mislopen, of verbeterd kunnen worden.
Over het algemeen is er geen vaste omschrijving van het volledige takenpakket van een Office Manager en zijn de taken van een Office Manager zeer uiteenlopend. Vaak verschillen de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van een Office Manager per grootte en samenstelling van een organisatie.
Uiteraard zijn er wel enkele taken waarmee vrijwel elke Office Manager te maken krijgt, zoals ondersteuning bieden aan een directeur of directie, leidinggeven aan een secretariaat en het aannemen van diverse secretariële, personele en faciliterende werkzaamheden. De exacte invulling van de werkzaamheden is afhankelijk van de grootte van de onderneming en de branche waarin de Office Manager zich bevindt.
Een Office Manager houdt zich vaak bezig met diverse aspecten van de personele werkzaamheden. Met name wanneer de organisatie geen HR-manager heeft, springt een Office Manager in om deze taken op zich te nemen. Deze personele werkzaamheden kunnen bestaan uit bijvoorbeeld personeelsadministratie en het aanspreekpunt zijn voor de afdeling. Daarnaast zorgt een Office Manager er vaak voor dat verschillende schakels en werknemers binnen een organisatie elkaar weten te vinden en dat communicatie hiertussen soepel verloopt.
De Office Manager is over het algemeen verantwoordelijk voor de aankoop van kantoorartikelen en bekijkt wat het kantoor zoal kan gebruiken. Hiervoor dient een Office Manager rekening te houden met budgetten en met de behoefte van werknemers. De Office Manager bekijkt de kantoorinrichting en zorgt voor een aangename werksfeer voor elke medewerker.
Naast faciliterende en personele werkzaamheden zorgt een Office Manager voor diverse secretariële werkzaamheden, zoals ondersteuning bieden aan een directeur of directie. Indien de organisatie verschillende secretaresses in dienst heeft zal een Office Manager ook leidinggeven aan een secretariaat.
Daarnaast zijn er diverse secretariële werkzaamheden waarmee een Office Manager vaak te maken heeft en die een Office Manager vaak op zich neemt, zoals bijvoorbeeld het maken van afspraken, het voorbereiden van vergaderingen, de communicatie met externen en de communicatie met andere afdelingen. Ook vallen diverse administratieve werkzaamheden hieronder, zoals het uitwerken van verslagen, notulen en rapporten en het beheren van het archief en contracten. De Office Manager stelt documenten op, controleert deze, en zorgt dat ze foutloos gedeeld worden met belanghebbenden.
Een goede Office Manager is op zijn zaken voorbereid en dient over diverse competenties te beschikken. Zo wordt flexibiliteit, klantgerichtheid, een kritisch denkvermogen en assertiviteit vooropgesteld. Ook is het belangrijk dat een Office Manager beschikt over diverse vaardigheden, zoals het goed kunnen omgaan met stress en tijdsdruk en te beschikken over een goede taalvaardigheid.
Op het kantoor is de Office Manager een ware alles kunner. De Office Manager springt in om tal van belangrijke zaken te regelen en dient hiervoor zeer flexibel te zijn. Je dient snel te kunnen schakelen en om te kunnen gaan met acute veranderingen, zoals bijvoorbeeld uitgelopen vergaderingen, geannuleerde afspraken of verhuizingen. Je dient te kunnen improviseren, zelfstandig dingen kunnen opnemen en hiermee aan de slag te kunnen. Een goed improvisatievermogen en een flexibele werkhouding is daarom van groot belang als Office Manager.
Een goede Office Manager is altijd scherp, heeft een doel voor ogen en zorgt ervoor dat de wensen van de klant altijd optimaal in acht worden genomen. Je bent als Office Manager voortdurend bezig met een bijdrage leveren aan het bevorderen van de kwaliteit van het werk dat anderen binnen de organisatie leveren. De Office Manager bekijkt en behandeld de wensen en vragen van externe belanghebbende, opdrachtgevers en stuurt dit door naar de juiste personen. Een Office Manager dient hiervoor sociaalvaardig te zijn en een open communicatie aan te houden.
Als Office Manager is het belangrijk om een kritische en nauwkeurige houding aan te nemen, zowel op het eigen werk dat je levert als op het werk van je collega’s. Een kritisch denkvermogen is daarnaast belangrijk bij het uitvoeren van realistische tijdschema’s, budgetten en afspraken. Je kijkt kritisch of alle gemaakte afspraken realistisch zijn qua tijd en of alles hierdoor soepel zal verlopen. Je controleert of gegevens juist genoteerd zijn en hierdoor geen misverstanden kunnen ontstaan. Kort om, je richt je op details waar vele andere medewerkers wellicht overheen gekeken kunnen hebben.
Een Office Manager komt vaak voor veel uitdagingen te staan. Je dient daarom te beschikken over een assertieve werkhouding waarbij je op komt voor de standpunten waarvoor je staat en het werk dat geleverd wordt. Je zult knopen moeten kunnen doorhakken en zelfstandig beslissingen moeten nemen. Een zekere vorm van zelfvertrouwen is hierbij van groot belang. Een assertief karakter is daarnaast belangrijk om te voorkomen dat je jezelf niet overstijgt in je werk. Als Office Manager kunnen er vaak heel wat taken jouw kant op komen. Het is aan jou de taak om aan te geven welke taken je wel en niet kunt oppakken.
Als Office Manager dien je goed met stress om te kunnen gaan. Over het algemeen is een kantoor een omgeving waarin veel stressvolle situaties kunnen plaatsvinden. Een Office Manager krijgt daarnaast vaak van allerlei richtingen aanvragen en verzoeken en dient hiermee flexibel om te kunnen gaan. Door stressbestendig te zijn, en goede en overzichtelijke planningen te maken, wordt het uitvoeren van de verscheidenheid aan taken eenvoudiger en kan stress op de werkvloer zo goed mogelijk voorkomen worden.
Een Office Manager dient vaak veel documenten te lezen en te schrijven. Een goede taalvaardigheid en taalgevoeligheid is hierbij dan ook van groot belang. Een goede taalvaardigheid is niet enkel belangrijk voor het correct aanleveren van goed gespelde documenten, maar ook voor het vinden van de juiste toon en het aannemen van een professionele communicatietaal. Spelfouten en toonfouten zijn slordig en halen de kwaliteit van het geleverde werk omlaag. Als Office Manager zorg je er daarom voor dat taalfouten zo goed mogelijk voorkomen kunnen worden. Indien je in een internationale omgeving komt te werken, bijvoorbeeld binnen een organisatie met buitenlandse klanten, is het belangrijk dat je ook de Engelse taal beheerst, en comfortabel Engelse gesprekken kunt voeren.
Een Office Manager werkt uiteraard op kantoor, dit kan bij diverse organisaties binnen verschillende branches. Een Office Manager kan zowel op grote afdelingen als kleine afdelingen komen te werken en kan werken op basis van vast dienstverband of op interm, freelance of ZZP basis.
De omgeving van een Office Manager is vaak zeer divers. Zo kom je als Office Manager te werken met verschillende directies, werknemers en stakeholders. Hierdoor blijft het werk van een Office Manager zeer afwisselend en uitdagend.
Steeds vaker wordt een Office Manger ingeschakeld voor kortere periodes of voor speciale trajecten. Een Office Manager kan dan ook tijdelijk worden ingeschakeld op basis van Interim, Freelance of op ZZP basis.
Je kunt op diverse manieren een Office Manager worden. De meest gangbare weg hiervoor is om door te stromen via een functie binnen het bedrijf, zoals via de functie als secretaresse. Doormiddel van cursussen en workshops kun je jezelf voorbereiden op het vakgebied en jezelf klaarstomen voor een functie als Office Manager.
Naast een doorstromingstraject, kun je ook Office Manager worden door een specifieke hbo-opleiding office management te volgen. Deze opleiding sluit uitstekend aan op de functie van als Office Manager en zal je volledig klaarstomen om de arbeidsmarkt op te gaan.
Daarnaast kun je met verschillende andere afgeronde opleidingen geschikt zijn voor de rol als Office Manager, bijvoorbeeld wanneer je een relevante administratieve MBO opleiding hebt gevolgd, of een wat specifiekere HBO opleiding tot ICT, bedrijfskunde, communicatie, management of een andere relevante HBO opleiding hebt gevolgd.
De rol als Office Manager wordt steeds gangbaarder en stelt vaak steeds hogere eisen. Zo zijn er ook veel ondernemingen die een academische opleiding op prijs stellen of een office management op hbo-niveau wensen met enige praktijk ervaring. Hiervoor dien je eerst enkele jaren binnen een kantoor aan het werk te gaan en voldoende kennis en ervaring weten op te bouwen om de rol van Office Manager op je te kunnen nemen.
Naast een relevante opleiding of werkervaring, is het belangrijk om te beschikken over de juiste competenties en de juiste motivatie om een Office Manager te worden. Vraag jezelf af of de taken van een Office Manager je aanspreken en of ze aansluiten bij jouw competenties en vaardigheden.
Alleen met de juiste motivatie zal een baan als Office Manager je goed bevallen en je verder kunnen brengen in je verdere carrière. Indien je niet beschikt over enkele vaardigheden, en je hieraan wilt werken, kun je diverse cursussen of workshops volgen en je zelf ontwikkelen. Hiermee zorg je ervoor dat je goed bent voorbereid op het werk van een Office Manager en gaan de werkzaamheden je gemakkelijker af.
Een Office Manager regelt tal van belangrijke zaken op het kantoor. Hierdoor kunnen andere werknemers binnen een organisatie zich richten op hun eigen werkzaamheden. Een Office Manager zorgt dus voor extra productiviteit en effectiviteit van de onderneming en kan daarmee een goede bijdrage leveren aan een goed georganiseerd kantoor.
Ook kan een goede Office Manager bijdragen aan een op rolletjes lopende communicatie en planning. Hiermee zorg je ervoor dat projecten, afspraken, opdrachten altijd keurig worden uitgevoerd en werknemers niet voor verrassingen komen te staan. Fouten, zoals miscommunicatie, verkeerd geleverde informatie of door elkaar lopende afspraken, kunnen hiermee voorkomen worden en kunnen heel wat moeite en kostbare tijd voorkomen.
Bij Bureau Ad Interim gaan wij elke dag weer op zoek naar de perfecte match tussen professional en opdrachtgever. Je hoeft hierdoor als organisatie niet zelf op zoek te gaan en kunt hiermee flink wat tijd en moeite besparen. Indien je als opdrachtgever (tijdelijk) opzoek bent naar een geschikte Office Manager kun je terecht bij Bureau Ad Interim.
Een Office Manager kan zowel op basis van interim, freelance of ZZP verband worden ingehuurd. Met de juiste kennis van de markt vinden wij voor elke organisatie en branche altijd de juiste Office Manager. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en concrete vragen.
Wil je zelf aan de slag als Office Manager en een nieuwe uitdaging aangaan bij een interessante onderneming of branche, en sta je ingeschreven als ZZP’er bij de Kamer van Koophandel? Schrijf je dan in bij Bureau Ad Interim zodat wij met hart voor elkaar en voor de zaak, opzoek gaan naar een geschikte uitdaging voor jou.
