De functie van auditor is vergelijkbaar met die van accountant, in die zin dat hun taken overeen komen. Maar waarin verschilt de auditor van de accountant?
Een accountant komt in principe altijd ‘van buiten’. Hij controleert de boekhouding, doet steekproeven, checkt aangiftes en subsidieaanvragen, beoordeelt de jaarrekening (balans en V&W-rekening) et cetera. Daarna zet hij daar een handtekening onder en zit zijn werk er op. Daarnaast kan een accountant ook een interim controle doen. Daarbij kijkt hij vooral naar processen, procedures en bevoegdheden. Een auditor kan hetzelfde doen, maar ook intern, dus in de organisatie waar hij werkt. Waar een accountant hooguit een paar dagen of weken mee bezig is, is het de dagtaak van de auditor. Zijn takenpakket is dan ook een stuk breder. Kenmerk één van een auditor: hij moet stevig in zijn schoenen staan, want hij controleert directe collega’s, mensen waarmee hij na deze audit nog steeds moet samen werken.
Je zou kunnen zeggen dat een auditor voorkomt dat de accountant veel werk heeft en dus een fikse factuur stuurt. Een auditor kan door zijn nauwgezetheid heel veel ´afvangen´, waardoor de organisatie zaken nog kan corrigeren, anders kan inrichten of herorganiseren. Een auditor kan zelfs een negatieve aantekening van een accountant (of geen handtekening krijgen!) voorkomen. Een auditor moet dus communicatief sterk zijn, helder en duidelijk uitleggen wat de gevolgen kunnen zijn. Maar wat doet de auditor dan precies, om dit voor elkaar te krijgen?
Een auditor kijkt vooral naar processen binnen een organisatie en naar de rapportages die worden gemaakt (op diverse gebieden). Ook heeft hij oog voor hoe arbeidsomstandigheden en zaken op het gebied van milieu en veiligheid zijn geregeld. Uiteraard meet hij die af aan de wettelijke verplichtingen én aan de vereisten om bijvoorbeeld een ISO-certificaat te mogen voeren. De auditor moet zich dus snel kunnen inlezen en theorie en terminologie eigen maken.
We maken met z’n allen afspraken hoe we met elkaar samenwerken. Iedereen kent zijn taak en weet hoe bepaalde processen moeten verlopen, en hoe vastlegging gebeurd. Duidelijk. Het is allemaal prachtig beschreven. Iedereen weet exact hoe het werkt, want die informatie is voor iedereen na te lezen. De vraag is echter hoe dat in de praktijk werkt. En hoe strikt worden de afspraken gehanteerd als er druk op de ketel staat, de klant bediend moet worden? Dat is waar een auditor naar kijkt. Hij moet dus ook met tegengas (of tegenwerking) om kunnen gaan. Niet iedereen is even blij met zijn komst.
Minstens zo belangrijk zijn de procedures binnen een bedrijf. Tegenwoordig begrijpt iedereen dat we op een nette manier met ons milieu moeten omgaan en hoe we er voor kunnen zorgen dat ieders veiligheid wordt gewaarborgd. Maar ook hier kunnen we ons afvragen hoe dat uitpakt als er een grote order binnen komt en de klant haast heeft. Of als de resultaten tegen vallen en er moet worden bespaard.
Een auditor kan (ook weer net als een accountant) ook kijken naar bevoegdheden. Is degene die die offerte of factuur tekent wel bevoegd? Et cetera.
Het is zover: afdeling X krijgt bericht dat de intern auditor in week Y langs wil komen. Zijn de afdelingsprocessen e.d. goed georganiseerd, vastgelegd en wordt er in de praktijk ook zo gewerkt? Dan is er niets aan de hand. Is dat echter niet zo, dan loopt de afdeling kans een flinke berisping te krijgen, met aanbevelingen (verbeterpunten), dat wel. Binnen die afdeling krijgt de auditor met verschillende functionarissen te maken. Hij moet dus met verschillende typen mensen overweg kunnen, op verschillende niveaus en snel kunnen schakelen. Tot slot moet hij al zijn waarnemingen eerlijk, onbevooroordeeld en duidelijk vastleggen in een rapportage.
