Veel mensen denken er over na, anderen blijven er vooral van dromen. Maar genoeg mensen gingen hen al voor met het verwezenlijken van hun doel: starten als interim professional. De stap zetten is natuurlijk al iets om heel goed voor te bereiden, maar wat zijn de grootste valkuilen voor iedereen die daadwerkelijk begint met freelance werken?
Veel werknemers willen de stap dolgraag zetten, maar zullen het nooit doen. De reden is dat ze de zekerheid van een baan niet willen opgeven. Je kunt je afvragen of die zekerheid wel bestaat. Want hoe zeker ben je van je baan als jouw werkgever in zwaar weer verkeert? Hoeveel houvast biedt jouw baan als een nieuwe eigenaar een ander beleid wil voeren, of als je een verschil van mening krijgt met die nieuwe leidinggevende? Maar de reden ‘zekerheid’ op zich is wel te begrijpen. In loondienst krijg je netjes elke maand je loon of salaris overgemaakt, en in principe ongeveer hetzelfde bedrag. Je weet dus waar je aan toe bent, en hoeveel je hebt om uit te geven (en liefst ook wat te sparen). Als interimmer kan je maandelijks een stuk meer verdienen, maar kan je ook wel eens een tijdje geen werk hebben, en dus geen inkomen. Kan je daar mee leven? Of word je daar heel onrustig van? In dat laatste geval moet je je serieus afvragen of freelance werken wel iets voor jou is. Het wordt natuurlijk een iets ander verhaal als je een partner hebt die in loondienst werkt. Dan heb je als het ware een mix van de voor- en nadelen van loondienst en als zzp’er werken.
Natuurlijk: positief denken is een prima uitgangspunt om te starten als freelance professional. Als je er namelijk vanuit zou gaan dat je regelmatig géén klus hebt, word je waarschijnlijk geen zzp’er. Maar je legt de lat voor jezelf wel erg hoog als je denkt dat je continu aan het werk zult zijn. Houd er rekening mee dat je af en toe geen interim klus hebt, en probeer ook daar positief naar te kijken. Benut die tijd om andere dingen te doen, en besef dat je goed verdient op het moment dat je wél weer een opdracht hebt. Het is dus ook zaak om alert te zijn op volgende klussen, ook als je aan het werk bent. Want een opdracht kan ook eerder eindigen dan waar jij vanuit gaat. Opdrachtgevers zijn ook mensen, en bedenken zich wel eens. Dat je hier ook rekening mee moet houden in je uitgavenpatroon leggen we je dadelijk uit. Blijf ook altijd helder communiceren naar potentiële opdrachtgevers, en wees eerlijk. Ga je op dit moment geen samenwerking aan, dan kan dat altijd op een ander moment wél gebeuren.
Je mag je eerste factuur versturen. Wow, wat een bedrag. Misschien schaam je jezelf zelfs bijna om zo’n grote som bij je opdrachtgever in rekening te brengen. Maar dit is wat het is, dit is wat je wilde en waar je ’t voor doet. Echter: ga met dat bedrag niet hetzelfde om als met je salaris. Want in het factuurbedrag onderaan de streep zit ook btw, en die ga je natuurlijk netjes afdragen. Tevens maak je kosten die je er vanaf moet trekken, om een bruto resultaat over te houden. En daarover ga je achteraf ook nog inkomstenbelasting betalen. Het verdient aanbeveling om van tevoren een berekening te maken zodat je weet wat je ongeveer over zult houden. Kom je daarmee eigenlijk te laag uit, dan zou je je tarief moeten heroverwegen. Tot slot, en dan komen we terug op de vorige alinea: houd in je achterhoofd dat er altijd een maand kan zijn met minder inkomsten, omdat je tijdelijk geen interim opdracht hebt. In sommige maanden zal je zelfs nul euro kunnen factureren. Het kan dus zijn dat jij als zzp professional 12 maanden moet rondkomen van opdrachten die je gedurende 11, 10 of zelfs 9 maanden per jaar uitvoert. Beter geld overhouden doordat je toch zo goed als het hele jaar aan het werk bent, dan geld tekort komen omdat je maandelijks geld uitgeeft alsof je elke maand zo’n bedrag mag factureren. Zet dus geld opzij voor je af te dragen btw, houd rekening met te betalen inkomstenbelasting, en begin in de eerste maand al met een buffer opbouwen. Vergeet ook niet dat je als interim professional geen pensioen opbouwt. Wil je dus niet schrikken van wat je straks krijgt uitgekeerd, bepaal dan voor jezelf welk bedrag je hiervoor maandelijks wil reserveren. Eventueel kijk je naar mogelijkheden om elders een gewenste spaarpot op te bouwen, bijvoorbeeld met een lijfrentepolis.
We noemden al jouw tarief. Doe van tevoren goed onderzoek. Wat vragen andere zzp’ers voor vergelijkbare werkzaamheden? Wat kom je als maximum tegen, en wat als minimum. Wat zou je kunnen zien als een gemiddeld tarief voor de opdrachten waarop jij je wil aanbieden? Zorg ervoor dat je niet teveel vraagt, want daarmee prijs je jezelf uit de markt. Ga echter met jouw tarief ook niet te laag zitten, want dan bestaat de kans dat potentiële klanten je niet serieus nemen. Kwaliteit heeft een prijs, zo simpel is het. En besef dat werkgevers bewust kiezen voor een freelancer, omdat dat voor hen ook voordelen heeft. Dus zijn ze ook bereid daarvoor een hogere prijs te betalen.
Zo, je hebt je bedrijf ingeschreven, je hebt een opdracht en de eerste betaling is ook al binnen. Jij blij. Dit is zoals je je freelance werken had voorgesteld. Je had ook nog ergens iets gelezen over administreren, maar dat komt later wel. Fout. De boekhouding is nou juist iets wat je direct goed moet opzetten en bijhouden. Het is één van de ernstigste valkuilen als interim professional om je administratie niet serieus te nemen. Uit verhalen van interimmers kunnen we je vertellen dat het een hele toer wordt om je boekhouding op orde te krijgen als je er weken (laat staan maanden) niets aan doet, om wat voor reden dan ook. Is het dan zo ingewikkeld om jouw zzp administratie bij te houden? Nee, integendeel. Het kost je wat tijd om dit op te zetten, in Excel of in één van de online pakketten die daarvoor beschikbaar zijn, gratis of voor een paar euro per maand. Enige boekhoudkundige kennis is handig, maar niet noodzakelijk: jij zorgt voor de invoer, het pakket doet ‘de rest’. Daarna is het slechts een kwestie van bijhouden. Zeker met een klein bedrijfje gaat het meestal maar om een paar mutaties per week. Als je daar een vast moment voor in je agenda zet, stelt het echt niets voor. Veel ondernemers doen dat bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend, als ze er even de rust en de tijd voor hebben. Jouw voordeel: je hebt continu inzicht in de financiële stand van je bedrijf en aangiftes doen stelt weinig meer voor.
Waarom zou je jezelf verzekeren? Kost veel geld en waarschijnlijk maak je er nooit gebruik van. Moet je je dan tegen alles verzekeren? Nee, dat is het andere uiterste en dus ook zeker niet aan te raden. Maar het verdient absoluut aanbeveling om eens uit te zoeken welke risico’s jij als ondernemer nu extra loopt. Daarna zoek je naar mogelijkheden om je daartegen te verzekeren en beslis je of je dit voor dit specifieke risico wel of niet doet, uiteraard vooral afhankelijk van de hoogte van de maandelijkse premie. Zo ben jij vast iemand die nooit ziek is, en dus ook zeker nooit arbeidsongeschikt zal raken. Maar hoe zeker is zeker? Ook hier geldt dat resultaten uit het verleden geen garanties voor de toekomst geven. Ook jij kan ziek worden, ook bij jou kan het zo lopen dat je enige tijd niet kunt werken. Vraag jezelf kritisch af welk risico jij wil en kan dragen. Is het in financieel opzicht geen probleem als je een aantal maanden, een half jaar of zelfs langer geen of minder inkomsten hebt? Prima. Wordt het voor jou al spannend als je één of twee maanden niets verdient? Zoek dan naar mogelijkheden om jezelf hiervoor te verzekeren. Zoals bekend is een arbeidsongeschiktheidsverzekering voor zzp’ers bijna onbetaalbaar. Maar er zijn ook alternatieven, zoals de zogenaamde broodfondsen. Verdiep je hierin: nee zeggen kan altijd nog. Kijk zeker ook naar andere verzekeringen, zoals tegen beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. Het kost je een bedrag aan premie per maand, maar mocht je onverhoopt ooit een beroep moeten doen op deze verzekering, dan verdien je dit ruimschoots terug.
Je hebt alle reden om blij te zijn als je (weer) een opdracht krijgt. Een klein feestje, en dan snel aan de slag. Lekker uren maken en eind van de maand factureren. Maar vergeet je niet iets? Een opdracht krijgen is één, maar heb je ook met je opdrachtgever vastgelegd wat jullie precies hebben afgesproken? Als je dat namelijk niet doet, is er altijd een kans aanwezig dat het gaandeweg ergens mis loopt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als de één een bepaalde afspraak net iets anders interpreteert dan de ander. Een klein voorbeeld: jij dacht dat je had afgesproken dat je reiskosten apart mag factureren. Jouw opdrachtgever zegt zeker te weten dat het afgesproken tarief inclusief was. Zeker als je een paar keer per week reist over redelijke afstand, kunnen jouw reiskosten behoorlijk oplopen. Doodzonde als je die voor eigen rekening moet nemen, terwijl een eenvoudige schriftelijke bevestiging deze onduidelijkheid had kunnen voorkomen. Wat zou je minimaal moeten vastleggen? Op de eerste plaats natuurlijk de afgesproken werkzaamheden, liefst ook dusdanig dat duidelijk is wat wel en niet jouw verantwoordelijkheid is. Daarnaast ook de verwachte duur van de werkzaamheden, hoewel dat natuurlijk makkelijk kan veranderen. En uiteraard het afgesproken tarief, in- of exclusief btw, reiskostenvergoeding en eventuele andere vergoedingen. Vergeet ook de betaaltermijn niet. Vindt de klant het niet nodig om een door beide partijen getekend contract of samenwerkingsovereenkomst op te stellen? Dan kan je altijd nog eenzijdig een opdrachtbevestiging sturen, waarin jij vastlegt wat er volgens jou is afgesproken. Je hebt dan in ieder geval iets om naar te verwijzen, ook als jouw contactpersoon er niet op reageert.
Als freelance professional weet je waar je aan begonnen bent. Je wilde vrijer zijn, doen waar je echt goed in bent, en waarvoor je als zzp starter meteen veel beter wordt betaald dan in loondienst. Waarschijnlijk wil je ook niet meer werken voor een ‘baas’. Maar als je werkelijk zo goed bent, dan bestaat de kans dat je ook gevraagd wordt voor klussen die eigenlijk niet precies zijn wat jij wil, maar wat wel leuk betaalt. Het kan geen kwaad om tussendoor eens iets te doen dat net iets anders is. Je wordt daardoor ook breder inzetbaar, je groeit ervan in jouw vakgebied. Maar voorkom dat je langzaam maar zeker afdwaalt van datgene waarvoor je zzp professional bent geworden. Om die reden is het ook zo belangrijk om van tevoren een ondernemingsplan te schrijven. Je legt vast wat jouw visie is en hoe je die in de praktijk neer wil zetten. Daarin komt overigens ook het financiële aspect uitgebreid aan bod, wat een basis is voor het inrichten van je financiële administratie. Tevens is het goed om af en toe eens te toetsen of jouw laatste opdrachten ook nog steeds in dit plan passen. Mocht je gaandeweg toch het gevoel krijgen dat je een iets andere kant op wil met jouw freelance activiteiten: doen. Zeker als de markt goed is, kan wat afbuigen geen kwaad. Zie jouw ondernemingsplan dus niet als een vastomlijnd iets waar je nooit vanaf mag wijken. Het gaat erom dat je een bepaalde koers blijft varen, tot het moment dat je bewust kiest voor een andere richting. Het kan ook geen kwaad om jouw plannen te toetsen bij anderen, bijvoorbeeld bij andere ondernemers of bij mensen om jou heen die ook kritisch durven te zijn.
