Wat kan een, in de kern goed, project zonder een goeie projectmanager? Een goed project in de zin van de juiste uitvoering en een goed resultaat? Niets, helemaal niets. We leggen je graag uit waarom.
Een project manager moet vooral veel regelen, lees: regelen dat anderen iets regelen. Je zou een project manager ook kunnen zien als de directeur van het project, afhankelijk uiteraard van de grootte. Hoe groter het project, hoe minder hij zelf kan doen en dus over moet laten aan anderen. Die anderen zijn vaak collega’s (of ingehuurd personeel) die hij niet zelf heeft uitgezocht. Ze zijn door de directie of de leidinggevende toegewezen aan dit project en hij zal ’t er mee moeten doen. De project manager moet als het ware een projectteam smeden van die verschillende mensen vanuit verschillende disciplines. Hij moet zorgen dat het een geoliede menselijke machine wordt. Want elk moment van stroef draaien (of stil vallen) van die machine gaat ten koste van het projectresultaat. En laat dat nou precies zijn waarop de project manager wordt afgerekend.
Als project manager moet je ook helder en duidelijk communiceren, met veel verschillende mensen, op diverse niveaus. Soms moet je begrip tonen, soms op je strepen gaan staan, maar altijd duidelijke afspraken maken. Die communicatie gaat verder dan de eigen organisatie van de projectmanager. Hij moet net zo correct communiceren met de opdrachtgever, soms ook met meerdere mensen aldaar.
Tussendoor bewaakt de project manager natuurlijk ook zijn project, dat hij vanaf het begin volledig in de vingers moet hebben, en houden. Een goeie project manager heeft de planning als het ware volledig in zijn hoofd, met liefst daarbij ook het budget per onderdeel. Op schema liggen is immers één, binnen budget blijven (liever nog meer winst maken dan gepland) is minstens net zo belangrijk. Gelukkig heeft hij daarbij vaak wel ondersteuning van een project controller of project administrateur. Dat is ook degene die de rapportages en prognoses maakt. Ze kunnen niet zonder elkaar. De gemiddelde project manager heeft immers wel financiële kennis maar niet diepgaand, de project controller (of project administrateur) heeft nooit 100% van alle informatie over de voortgang van het project. Samen moeten ze een twee-eenheid vormen.
De klant is koning uiteraard, maar dat wil niet zeggen dat de project manager daar geen munt uit mag slaan. Een beetje meerwerk hier, een hand- en spandienst daar: voor je het weet, verricht je als bedrijf vrijwilligerswerk, en daar was het niet om te doen. Natuurlijk mag je als project manager jouw klant best een keer matsen, maar wel beperkt. Dat doe je ook altijd met het contract in je hoofd (ja, dat hoort er ook nog bij). Uiteraard is dat contract vooraf ook bekeken door de contract manager, en in geval van een geschil betrek je die zeker ook bij het project. Zie je als project manager meerwerk, dan maak je dat er ook van, voor een goeie prijs: klant blij, directie blij.
