Het inzetten van een interimmanager kan vele voordelen bieden. In dit artikel wordt voornamelijk ingegaan op wat de voordelen en nadelen van een interimmanager kunnen zijn.
Het inzetten van een interimmanager kan vele voordelen bieden. In dit artikel wordt voornamelijk ingegaan op wat de voordelen en nadelen van een interimmanager kunnen zijn. Daarnaast wordt er ingegaan op wat de werkzaamheden van een interimmanager precies inhouden, hoe men een goede interimmanager vindt, in welke situaties een interimmanager van pas kan komen, welke vaardigheden van een interimmanager van groot belang zijn, et cetera.
Een interimmanager wordt ingezet om bepaalde taken binnen een organisatie te managen. Dit kan op het voortgezet onderwijs, maar ook het mbo, hbo of wo zijn. Daarnaast wordt deze functie slechts tijdelijk vervult en het wordt niet geïntegreerd in de loonlijst van een organisatie. Zo wordt een interimmanager van buitenaf aangetrokken en gaat via Bureau Ad Interim als een ZZP-er aan de slag.
Onze interimmanager voert zijn of haar werkzaamheden op een uitstekend niveau uit. Functies die een interimmanager kan vervullen zijn verschillend. Denk hierbij aan functies zoals schoolleiders, locatieleiders, bestuurders, schooldirecteuren, rectoren, teamleiders, afdelingsleiders, ict'ers, HR medewerkers, et cetera.
Een interimmanager wordt voornamelijk voor een korte periode ingezet. Het gaat vaak over een periode van 3 tot 12 maanden, maar deze periode hangt af van de opdracht die uitgevoerd moet worden. Wanneer de interimmanager een lange opdracht zou moeten uitvoeren, zou de interimmanager deel kunnen gaan uitmaken van het establishment van een schoolorganisatie. Dit verklaart waarom een interimmanager binnen een korte tijd veel resultaat moet boeken.
In een organisatie kan er soms vraag zijn naar mensen die inspringen in tijden waarin het erg druk is. Bovendien kan er soms vraag zijn naar mensen die een bepaald project op kunnen pakken of een proces kunnen verbeteren. Doordat een interimmanager hier de tijd voor kan nemen, worden deze werkzaamheden zeer goed uitgevoerd. Er zijn ook bepaalde situaties mogelijk waarbij er om een nieuw inzicht wordt gevraagd van een buitenstaander. Dit is een taak die een interimmanager uitstekend zou kunnen vervullen, omdat diegene extern wordt ingezet en geen deel uit maakt van het establishment van de schoolorganisatie.
Als scholen door de Inspectie van het Onderwijs als zwak of zeer zwak gekwalificeerd worden dan moet er direct een stevig traject opgestart worden om in een korte tijd weer het predicaat voldoende (basisarrangement) van de Inspectie te verkrijgen. Veel scholen maken in dat geval gebruik van een interim manager. En meestal met succes.
Een interimmanager kan verschillende werkzaamheden verrichten. Het gaat om een grote verscheidenheid aan taken, omdat de taak van een interimmanager afhangt van de situatie. Zo kan er een situatie voorkomen waarbij er gezocht wordt naar een vervanger vanwege een zwangerschapsverlof. In deze situatie wordt er gezocht naar een vervanger voor een medewerker, waarbij de interimmanager wordt gevraagd om in te springen in een lopende organisatie. Andere voorbeelden van een mogelijke situatie is het slecht lopen van een team, het slecht bekend staan van een school, het ziek worden van een directeur, et cetera. In deze situaties is het noodzakelijk om een traject te starten om binnen een zeer korte tijd het predicaat weer te herstellen.
Hoewel een interimmanager vroeger bekend stond om een persoon die werd ingezet voor reorganisatie, bezuiniging of het ontslaan van werknemers, is dat tegenwoordig anders. Nu zijn het niet per se de naarste klussen die gedaan moeten worden, waarna een interimmanager snel weer zou vertrekken. Taken die een interimmanager tegenwoordig zou vervullen zijn bijvoorbeeld het begeleiden van een fusietraject, het doorvoeren van verbeterpunten, het versterken van de teamcultuur, het overleggen met de bestuurders, het begeleiden van nieuwbouw, het observeren van de lesmethoden of het verhogen van de kwaliteiten van de docenten. De taken die de interimmanagers uitvoeren verschillen per situatie en een interimmanager wordt tegenwoordig niet alleen maar ingehuurd voor de vervelendste taken. Als gevolg hiervan wordt een interimmanager als minder negatief beschouwd.
Een school zou een interimmanager in kunnen zetten wanneer er sprake is van een crisissituatie. Een voorbeeld hiervan is het slecht beoordelen van een school of het vertrouwen verliezen in de school. Daarnaast zou het voor kunnen komen dat een school verslapt, wanneer er een zeer lange periode van dezelfde schooldirecteur gesproken wordt. Deze verslechtering wordt duidelijk wanneer men gaat kijken naar andere scholen. In dit geval kan het veel voordelen bieden wanneer een interimmanager de school binnen een korte periode de school weer verfrist en sterker maakt voor de toekomst. Een andere situatie zou het ontbreken van een medewerker kunnen zijn door een sabbatical, ontslag, ziekte of een zwangerschapsverlof. Doordat de taken van een interimmanager zou uiteenlopen, zou diegene een van deze werkzaamheden over kunnen nemen. Bovendien is het mogelijk dat er extra hulp nodig is, doordat er sprake is van een zeer drukke periode. Ook kan een interimmanager veel kennis bieden aan een school, omdat hij of zij over specialistische kennis beschikt.
Een interimmanager kan verschillende voordelen bieden. Zo hebben interimprofessionals veel ervaring en beschikken zij over een grote verscheidenheid aan vaardigheden. Ook het grote netwerk waarover zij beschikken kan in sommige situaties voordelen bieden. Bovendien zijn zij gericht op de resultaten, omdat zij vaak voor een kortere periode worden ingezet. Doordat ze objectief zijn, is het mogelijk om als buitenstaander naar een schoolorganisatie te kijken. Hier is geen sprake van mogelijke vooroordelen, waardoor het makkelijker kan zijn om lastige beslissingen te nemen. Daarnaast zijn interimprofessionals vaak snel in te zetten, waardoor een school snel aan de slag kan. Ook ontstaat er geen ophef over het einde van een opdracht, omdat er al duidelijk over de opdracht is gesproken voordat de interimmanager is ingezet. Zo is het duidelijk wanneer de opdracht zal eindigen en wordt een interimmanager als een flexibele oplossing gezien.
Er zijn natuurlijk niet alleen maar voordelen aan het inzetten van een interimprofessional. Zo kan interimmanagement meer kosten dan het inzetten van vaste medewerkers. Aan de andere kant beschikt een interimmanager over veel gespecialiseerde kennis, waarbij hij of zij veel waard kan zijn. Daarnaast hoeft een interimmanager gedurende een vakantie niet doorbetaald te worden, omdat de kwaliteiten en vaardigheden van de interimmanager bepalen wat het uurtarief zijn. Zo wordt de interimprofessional alleen de uren ingezet waarin zij echt nodig zijn.
Een ander nadeel kan het gebrek aan geschiedenis zijn met de school, waardoor de interimmanager soms niet over achtergrondinformatie beschikt. Ook dit kan aan de andere kant voordelen bieden. Daarnaast kan het nadelig zijn dat een school een sterke kracht verliest nadat de interimmanager de opdracht heeft beëindigd.
Een interimmanager kan een aantal valkuilen hebben. Deze valkuilen worden vaak veroorzaakt door de vaart die diegene in zijn werk wil hebben. Ook kan er sprake zijn van een te grote betrokkenheid bij een schoolorganisatie. Dit kan ten koste gaan van de afstand tussen de interimmanager en de schoolorganisatie, omdat er emoties opspelen.
Ook kan er te weinig tijd worden besteed aan het focussen op de positieve kanten van de interimmanager. Hoewel het juist goed is om op positieve zaken te focussen, kan dat soms vergeten worden. Dit komt doordat het zelfvertrouwen van de medewerkers kan worden verhoogd door middel van positiviteit.
Bovendien kan een interimmer te hard van stapel lopen. Dit wordt veroorzaakt door de korte periode waarin een opdracht afgerond moet worden. De benodigde resultaten moeten snel geboekt worden, waardoor een interimprofessional soms te snel te werk gaat. Ook kan soms de focus verloren gaan, wanneer er teveel op emoties binnen een schoolorganisatie wordt ingegaan. Wanneer deze verhouding uit balans raakt, dan kan dat eventueel frustratie opleveren.
Meer informatie over valkuilen startende interimmers lees je in deze blog.
Een geschikte interimmer moet over verschillende vaardigheden beschikken. Niet alleen is Hbo+ niveau belangrijk, maar ervaring in interimmanagement kan ook voordelen bieden. Een uitstekend werk- en denkniveau blijft het belangrijkste, maar goede capaciteiten en ervaring op het gebied van leidinggeven is ook van groot belang. Enkele vaardigheden waarover een uitstekende interimmer beschikt zijn flexibiliteit, besluitvaardigheid, leiderschap, communicatief sterk, analytisch vermogen, betrouwbaarheid, daadkracht, resultaatgerichtheid, et cetera.
Niet alleen zijn de hierboven genoemde vaardigheden gunstig, maar het is ook erg gunstig wanneer er sprake is van enige ervaring binnen het onderwijs. Daarnaast moet een interimmer met een frisse blik naar dingen kunnen kijken, omdat er door middel van een analyserende blik moet worden gekeken welke problemen er binnen een school zullen moeten worden opgelost. Wanneer iemand direct weet te benoemen welke punten er binnen een schoolorganisatie moeten worden aangepakt, kan men snel aan de slag gaan. Hierdoor is uitstekend inlevingsvermogen een voordeel, omdat je je dan snel in kunt leven in wat er zich binnen een schoolorganisatie speelt en welke problemen er eventueel kunnen worden opgelost.
Ook een klik tussen de interimmer en de schoolorganisatie is belangrijk. Dit zorgt voor een goedlopende samenwerking. Vaak komt een interimmer problemen oplossen binnen een organisatie en het is vanzelfsprekend dat een interimmer geen problemen oplevert. Bovendien kan het controleren van referenties nuttig zijn, omdat de interimmer wel over een betrouwbaar CV moet beschikken. Het is van groot belang dat een interimmer ook daadwerkelijk de capaciteiten heeft waarover hij / zij zegt te beschikken en geen verkeerd beeld van zichzelf geeft aan de schoolorganisatie. Let er bij het opvragen van referentie wel op dat je niet te opvallend te werk gaat. Het kan namelijk zeer negatief overkomen voor de interimmer, omdat de interimmer denkt dat hij of zij onbetrouwbaar overkomt. Dit is geen goed begin van een werkrelatie.
Een uitstekende interim professional vinden kan soms lastig zijn. Door op LinkedIn of andere social media platforms te zoeken naar interim professionals zul je al verschillende kandidaten tegenkomen. Ook is het mogelijk om te zoeken via zoekmachines als Google of Bing. Via een vacature op een website is het mogelijk om reacties te krijgen van geïnteresseerden, maar ook via een vacature in een vakblad of dagblad kun je eventueel reacties krijgen. Bovendien kan je je eigen netwerk inschakelen. Denk hierbij aan andere onderwijsorganisaties of bestuurders die je kunt vragen naar goede interimmanagers die zij eventueel eerder hebben ingezet en waar zij goede ervaringen mee hebben.
Een aantal zaken waarmee men rekening kan houden zijn de kosten en de kwaliteit van een interimmanager. Hoewel het huren van een interimmanager wat geld kan kosten, is het ook veel waard om iemand in te huren. Daarnaast moet er sprake zijn van duidelijke afspraken wat betreft de beëindiging van de opdracht. Zo weet niet alleen de schoolorganisatie, maar ook de interimmer zelf waar die aan toe is. Denk hierbij aan zaken zoals welke resultaten geboekt moeten worden, wat het doel is van de werkzaamheden, hoe lang de interimmer de tijd daarvoor heeft, et cetera. Wanneer men goed voorbereid is op de opdracht, heeft men meer kans om resultaat te boeken. De verwachtingen van de interimmer moeten overeenkomen met die van de schoolorganisatie, zodat het plan voor beiden partijen duidelijk wordt.
Ook het introduceren van de interimmer in de organisatie is van groot belang. Wanneer de interimmer op de juiste manier wordt geïntroduceerd, zal de tijd van de interimmer binnen de schoolorganisatie beter verlopen. Dit is natuurlijk wel afhankelijk van wat voor situatie er speelt binnen de schoolorganisatie. Daarnaast is het hebben van een goede overdracht belangrijk. Denk hierbij aan een overdrachtsdocument, borging, et cetera. Ook het evalueren op de juiste wijze nadat de opdracht is afgerond is van belang. Tijdens deze evaluatie moet niet alleen de nadruk worden gelegd op de resultaten van de opdracht, maar ook op hoe het proces van de opdracht is verlopen. Bovendien moet er sprake zijn van de zekerheid dat het ook daadwerkelijk een zelfstandige betreft. Dit kan men doen aan de hand van de Wet DBA en door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten. Zo zal het inzetten van een interimmanager zou goed mogelijk verlopen.
Door: Robert Heideman
