Een functie die in veel bedrijven nog steeds wordt onderschat is die van de persoonlijke assistent, de PA, de secretaresse en de office manager. Dit zijn in theorie verschillende functies, maar ze hebben veel raakvlakken en wellicht nog meer overeenkomsten. Wat doet een personal assistant precies?
De Persoonlijke Assistent (PA) is een bezige bij. Dat geldt voor veel functies, zo zou je kunnen zeggen. Dat is zeker waar. Maar de PA is vaak niet alleen de rechterhand, maar ook de linkerhand van een directeur, afdelingshoofd of hogere manager. Zo zal de persoonlijke assistent haar chef het ene moment herinneren aan die afspraak vanmiddag en dat telefoontje dat hij nog zou plegen. Het andere moment krijgt hij van haar een reminder om bloemen te kopen voor zijn vrouw. En tussendoor belt ze nog snel die klant dat hij wat later is. Maar ze doet natuurlijk veel meer.
Eén van de belangrijkste taken van de personal assistant is toch wel agendabeheer. Haar leidinggevende is vaak een druk baasje. Hij holt van de ene naar de andere vergadering. Tussendoor (of tijdens) belt hij met klanten of andere managers. Niet zo vreemd natuurlijk dat hij dan vergeet om de personeelsmanager te bellen of dat er een extra afspraak is gepland, of juist verzet of afgezegd. Daarvoor heeft hij dus zijn eigen PA, die altijd voor hem bereikbaar is. Door haar ervaring weet ze ook wanneer ze ja of nee (of iets anders) moet zeggen tegen een klant of collega. Een groot deel van haar tijd is ze ook bezig met documenten filen of juist zoeken, en het maken en verspreiden van verslagen.
We noemden het bloemetje voor zijn echtgenote al. Hoe persoonlijk wil je een assistent hebben? Ze regelt tickets voor die bijzonder theatervoorstelling waar hij zijn vrouw mee wil verrassen. Of probeert kaartjes te regelen voor die popartiest waar hij al zolang een keer heen wil.
Het verschilt per functie of een persoonlijke assistent alleen zakelijk in dienst is, ook privédingen regelt of juist vooral een privé assistent is. En dat hangt dan weer af van de functie, positie en functie van haar baas. Zo zijn er filmsterren, artiesten en dj’s met een PA, die zelfs kleding en schoenen kopen. Reist haar chef de wereld over, dan reist ze vaak met hem mee. Zo kan ze hem continu bijpraten, herinneren en achter hem aan rennen als er iets fout dreigt te gaan. Je zou kunnen zeggen dat een PA een grote bijdrage levert aan het goed functioneren van the boss.
