Wanneer zelfstandigen en opdrachtgevers aan self-billing doen, is het facturatieproces omgedraaid, oftewel de interim, freelance of zzp professional maakt niet de factuur op, maar de opdrachtgever.
Wanneer zelfstandigen en opdrachtgevers aan self-billing doen, is het facturatieproces omgedraaid, oftewel de interim, freelance of zzp professional maakt niet de factuur op, maar de opdrachtgever. Deze overeenkomstvorm tussen zelfstandigen en opdrachtgevers heeft voor beide partijen voordelen. Zo worden onjuiste en dubbelbetaalde facturen namelijk voorkomen en een overzichtelijke administratie gestimuleerd. Hoe gaat self-billing precies in zijn werk, wat zijn de regels van de Belastingdienst en wat zijn de voor- en nadelen van deze facturatiemethode voor zowel zelfstandigen als opdrachtgevers?
Het proces van self-billing wordt ook wel reverse(d) billing genoemd en houdt in dat een opdrachtgever zelf de factuur opstelt voor de geleverde diensten van een interimmer, freelancer of zzp'er. Overigens bestaat deze term niet alleen binnen de wereld van inhuur van zelfstandigen, maar ook bij een overeenkomst tussen leveranciers en afnemers, waarbij niet de leverancier maar de afnemer zelf de factuur opstelt. Hierdoor wordt het traditionele factuurproces omgedraaid. Zodoende controleert de opdrachtgever de diensten die een zelfstandige heeft uitgevoerd, waarna er gefactureerd wordt.
Dit is met name belangrijk om onjuiste facturen en dubbelbetaalde facturen tegen te gaan, zeker als een opdrachtgever veel met zelfstandigen of met veel verschillende opdrachtnemers werkt. Onjuiste facturen komen in de praktijk veel voor, aangezien administratief werk niet de specialisatie is van veel zelfstandigen. Het komt zelfs nog wel eens voor dat opgestelde facturen niet aan de wettelijke eisen voldoen. Bovendien verlaagt self-billing de administratietijd, aangezien facturen niet meer achteraf gecontroleerd hoeven te worden, maar direct aan de hand van het geleverde werk worden opgesteld. Facturen die niet kloppen hoeven dan ook niet meer gecorrigeerd te worden.
Voor self-billing heeft de Belastingdienst een aantal regels opgesteld:
Voor opdrachtgevers heeft self-billing een aantal voordelen. Zij hebben allereerst meer controle over de geregistreerde uren, waardoor ze achteraf niet voor verrassingen komen te staan. Immers moeten opdrachtgevers de geleverde diensten van zelfstandigen zelf monitoren, bijhouden en waar nodig bijsturen om uiteindelijk correcte facturen op te stellen. Zo wordt een efficiënt administratieproces gecreëerd met minder kans op fouten. Dit betekent dat foutieve facturen minder snel zullen voorkomen, waardoor er ook minder tijd gaat zitten in het corrigeren van zulke facturen.
Self-billing scheelt organisaties uiteindelijk veel administratietijd door de automatisering van factureringsprocessen. Zelfstandigen voeren digitaal hun gewerkte uren in, waarna er automatisch een factuur opgesteld wordt die niet meer intensief gecontroleerd hoeft te worden, maar alleen geaccordeerd wordt. Vervolgens wordt de factuur automatisch verstuurd naar de zelfstandige. Zo wordt bij beide partijen de administratieve druk aanzienlijk verlicht. Ook is er meer overzicht in dit proces, aangezien alle facturen op tijd en zonder fouten klaarstaan.
Aan de andere kant moeten zelfstandigen wel op regelmatige basis hun gemaakte uren in een systeem vastleggen om deze controle te garanderen. Daarnaast verplichten opdrachtgevers die gebruik maken van self-billing zelfstandigen feitelijk om hiermee in te stemmen, waar niet elke zelfstandige het mee eens zal zijn. Dit betekent dat de groep van mogelijke kandidaten om in te huren kleiner kan zijn door de extra inhuureis.
Ook voor zelfstandig ondernemers levert self-billing een aantal voordelen op. Immers hoeven ze zelf geen facturen meer op te stellen en te corrigeren, wat veel tijd scheelt in de administratie. Deze tijd kan weer nuttig besteed worden aan declarabele uren. Facturen worden op deze manier ook sneller betaald, op een vast moment en zonder controle achteraf van de opdrachtgever. Hierbij genieten zelfstandigen ook van het geautomatiseerde proces en een duidelijk overzicht van de gewerkte en uitbetaalde uren. Zodoende krijgen zelfstandigen sneller uitbetaald wanneer deze methode gebruikt wordt. Dit is prettig, zeker aangezien veel zelfstandigen een late uitbetaling als nadeel van het zelfstandig ondernemerschap beschouwen.
Toch zitten er ook nadelen aan self-billing voor zelfstandige professionals. Immers worden ze verplicht om met de methode in te stemmen, en niet instemmen betekent ook dat zij de opdracht niet toegekend krijgen. De interimmer, freelancer of zzp'er blijft tevens aansprakelijk voor de juistheid van de factuur die door de opdrachtgever is opgesteld. Echter, omdat het proces geautomatiseerd is en de zelfstandige zelf zijn of haar gewerkte uren blijft registeren, is de kans op fouten wel erg gering.
Ondanks de automatisering van facturatie via self-billing moeten zelfstandigen de facturen wel zelf nog blijven controleren. Dit kost overigens wel maar een fractie van de tijd die het kost om zelf de factuur te maken. Daarentegen moet een zelfstandige in het geval van onjuistheden hier op tijd werk van maken, waarna nog een correcte factuur gemaakt moet worden of de zelfstandige maakt zelf een vervangende factuur. Voor het versturen van de facturen zijn opdrachtgevers verantwoordelijk. In het geval van ziekte of vakantie, wanneer de uren niet op tijd goedgekeurd kunnen worden, wordt de factuur dus ook vaak later verstuurd. Dit is tevens van invloed op de betalingstermijn, welke dan ook uitgesteld wordt.
Ben jij een zelfstandig ondernemer en op zoek naar een nieuwe, uitdagende opdracht? Upload bij Bureau Ad Interim je cv en wij helpen jou snel en efficiënt aan de ideale tijdelijke functie. Of doe een aanvraag als opdrachtgever en wij zoeken de geschikte zelfstandige voor die openstaande functie.
