Er kunnen zich allerlei omstandigheden en gebeurtenissen voordoen waardoor de continuïteit van jouw bedrijf in gevaar komt.
Er kunnen zich allerlei omstandigheden en gebeurtenissen voordoen waardoor de continuïteit van jouw bedrijf in gevaar komt. Denk hierbij aan een brand, cyberaanval, overstroming of wereldwijde pandemie, zoals de coronacrisis. In dit geval ligt je bedrijf misschien voor een deel of zelfs helemaal stil, wat in het ergste geval betekent dat je onderneming het niet overleeft en je terug in loondienst moet gaan. Daarom is het ook voor interim, freelance en zzp ondernemers belangrijk om een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) op te stellen. Wat moet hierin staan?
Bedrijfsvoering is een dynamisch proces en bij storingen in de omgeving kunnen grote verliezen geleden worden. Dit betekent dat je geld verliest als ondernemer en dat de totale winst van je organisatie beïnvloed wordt. Daarnaast kunnen er bij onderbrekingen in de bedrijfsvoering schade aan een merk en reputatie optreden. Daarom is het belangrijk om de bedrijfscontinuïteit van je onderneming een hoge prioriteit te geven in noodsituaties. Veerkracht bij onverwachte gebeurtenissen kan een groot verschil maken. Dit is mogelijk door een BCP op te stellen, waar je in dit soort gevallen op terug kunt vallen.
Dat bedrijfscontinuïteit belangrijk is, blijkt ook uit de cijfers. Zo blijkt ruim 60 procent van de Nederlandse bedrijven failliet te gaan binnen twee jaar na een brand. Zulk soort schade is niet te voorkomen, maar extra schade kan wel voorkomen worden met een BCP. Dit is een draaiboek met activiteiten om je bedrijf draaiende te houden na een ramp. Zo kun je sneller besluiten nemen na een noodsituatie en minimaliseer je de schade. Dit verschilt van een noodplan of calamiteitenplan, waarin juist staat wat je tijdens een noodsituatie moet doen.
Het is niet alleen belangrijk om een BCP op te stellen, maar ook om deze actueel te houden. Immers veranderen je bedrijf en de omgeving continu. Zorg er ook voor dat je je BCP makkelijk kunt vinden, bijvoorbeeld door het zowel digitaal als uitgeprint te bewaren.
Niet alleen voor grote bedrijven, maar ook voor zelfstandig ondernemers is een BCP heel belangrijk. De precieze invulling verschilt per bedrijf, maar over het algemeen dienen de volgende onderdelen hierin te staan.
De basis van een BCP is een risicoanalyse. Hiermee breng je in kaart wat voor gebeurtenissen jouw bedrijfsvoering kunnen verstoren, zoals digitale risico's en verstoringen. Zo kun je prioriteiten vaststellen en de omvang van je BCP bepalen.
Na het inventariseren van mogelijke verstoringen kun je ze op prioriteit rangschikken. Welk type schade is het belangrijkste om aan te pakken en brengt de meeste risico's met zich mee? En welke onderdelen van je onderneming worden dan geraakt? In de BIA kun je ook de impact van verstoringen beschrijven, waardoor het duidelijker wordt welke organisatieprocessen vitaal zijn en wat er gebeurt als deze voor langere tijd stilliggen.
Vervolgens kun je je richten op het ontwikkelen van beschermende maatregelen voor kwetsbare onderdelen van je bedrijf. Bedenk hiervoor scenario's van uitval, bijvoorbeeld uitval van elektriciteit, bij extreem weer, door een cybercrisis of -aanval en van toegang tot een locatie. Beschrijf hierbij ook wanneer je plan in werking treedt en wanneer het doel behaald is. Belangrijke situaties om maatregelen voor te ontwikkelen zijn:
In het Incident Response Plan beschrijf je vervolgens wie er betrokken is bij een noodsituatie en welke verantwoordelijkheden genomen moeten worden. Het is belangrijk om een procedure te ontwikkelen om snel op een noodsituatie en onvoorziene omstandigheden in te spelen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld informatie gebruiken van een bevoegde autoriteit over bedreigingen, beveiligingscontroles, incidenten en kwetsbaarheden.
Breng ook in kaart wie de belangrijkste contacten zijn en welke communicatiemiddelen en -kanalen je moet gebruiken, bijvoorbeeld met bevoegde autoriteiten. Denk bijvoorbeeld aan het doen van een incidentmelding of waar en bij wie je een datalek moet melden. Als laatste is het ook belangrijk om je BCP en de maatregelen die je hebt bedacht regelmatig te herzien, bijvoorbeeld als er nieuwe risico's zijn voor je onderneming of veranderingen in de omgeving optreden.
Waar kun je op terugvallen bij een ernstige verstoring in je bedrijfsvoering? Daarom is een back-up plan onmisbaar in je BCP, waarin je vaststelt hoe vaak je een back-up maakt van alle belangrijke systemen en documenten en waar je deze back-up bewaart. Bedenk ook welke extra systemen en componenten je kunt gebruiken als vervanging bij uitgevallen processen en systemen.
Ten slotte kun je je richten op een herstelplan of een "Disaster Recovery Plan" (DRP). Hierin beschrijf je procedures met uitwijkmogelijkheden en informatie over het terugkeren naar de normale bedrijfsvoering, oftewel hoe je van een crisissituatie kunt herstellen met je onderneming als interim, freelance of zzp professional. Tegenwoordig ligt de focus vaak op het herstellen van IT-processen en hoe je moet omgaan met verstoringen van apparaten, netwerken en servers. Schakel zo nodig een expert in, om op tijd voorbereid te zijn op zulke verstoringen en de schade zo snel mogelijk te herstellen.
Ben jij een opdrachtgever en op zoek naar een zelfstandige professional voor een openstaande opdracht? Meld je aan bij Bureau Ad Interim en wij helpen je verder. Of stuur je cv op als zelfstandig ondernemer als je niet in loondienst bent en op zoek bent naar een nieuwe uitdaging. Ook dan maken we de ideale match.
