Business Administrator | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Business Administrators:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Business Administrators
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

De 19 belangrijkste vaardigheden van een Business Administrator

Een doeltreffende administratie is het fundament van elk klein en groot bedrijf. Als administratieve processen goed worden uitgevoerd, kan een bedrijf soepel en efficiënt functioneren, de productiviteit gemaximaliseerd worden en de winstmarges zullen verbeteren. Een goed georganiseerde, multitaskende business administrator is dan ook van onschatbare waarde voor elke werkplek - en veel bedrijven zouden het niet zonder een kunnen stellen.

Maar wat zijn nu eigenlijk de gespecialiseerde vaardigheden die werkgevers in een sollicitant zoeken? Gaat het alleen om een goed zakelijk inzicht, vaardigheid in het snel beantwoorden van e-mails of het beheren van financiële rekeningen? Niet in de zakenwereld van vandaag. Tegenwoordig moet een administrateur een dozijn projecten op elk moment kunnen jongleren. Daarom geven we een overzicht van maar liefst 19 van de meest essentiële administratieve vaardigheden die jouw toekomstige werknemer nodig heeft, en geven we extra tips over hoe je je eigen vaardigheden kunt verbeteren.

Met deze essentiële tips voor een succesvolle bedrijfsadministratie, kun je stress verminderen en veel broodnodige tijd vrijmaken!

1. Goede communicatievaardigheden

Kun je e-mails, telefoongesprekken en persoonlijke vragen op een beleefde en efficiënte manier beantwoorden? Kun je medewerkers en collega's feedback geven op een constructieve en niet beschuldigende toon, hoe slecht ze een taak ook hebben uitgevoerd? Zo ja, dan ben je goed op weg om een positieve, meesterlijke communicator te worden - een vaardigheid die vandaag de dag zeer gewaardeerd wordt op de werkvloer.

Begrijp je team. Als je met een team werkt, kun je hen ondersteunen in hun werk en het beste uit hen halen door hun sterke en zwakke punten te begrijpen. Moedig je team aan om aan het begin van de dag persoonlijke doelstellingen te plannen en reminders in te stellen voor belangrijke taken. Help hen ook om prioriteiten te stellen en zorg ervoor dat je team de werklast verdeeld tijdens drukke periodes. Gebruik rustigere tijden om dossiers en systemen op orde te krijgen.

Je zult met nieuwe ideeën moeten komen, met het team moeten overleggen en je personeel in nieuwe systemen moeten trainen. Luister naar de leden van je team die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse uitvoering van administratieve processen. Zij zullen je kunnen vertellen wat werkt en wat onhandig aanvoelt. Herzie nieuwe processen regelmatig en probeer ze te verfijnen.

2. Zorg voor de juiste software

Met de juiste administratieve software worden administratieve taken veel eenvoudiger, sneller en minder vatbaar voor menselijke fouten. Als je alles handmatig doet, kan nieuwe software een onbetaalbare uitgave lijken. Houd bij het nemen van je beslissing echter rekening met de kosten van teamuren en de kosten van fouten.

Er is een uitgebreide keuze aan administratieve software beschikbaar, met veel pakketten die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van een bedrijf of branche. Je zou op lange termijn dus geld kunnen besparen.

A. Microsoft Office-vaardigheden

Microsoft Office-programma's zoals Word en Excel vormen tegenwoordig de hoeksteen van elk modern kantoor. Dus als je niet weet hoe ze werken, zoek dan een online cursus of volg een cursus in een plaatselijke bibliotheek om deze vaardigheden op te frissen. Als je Microsoft Office eenmaal vloeiend beheerst, wordt het dagelijkse werk een stuk eenvoudiger.

B. Vaardigheden in databasebeheer

In staat zijn om gegevens op een duidelijke manier te organiseren is een belangrijke zakelijke administratieve vaardigheid. Van het werken met spreadsheets tot het beheren van een offline archiefsysteem, je leven zal gemakkelijker worden zodra je een databasesysteem hebt uitgewerkt. Verbeter je vaardigheden online, of informeer bij je plaatselijke bibliotheek naar relevante boeken en cursussen die zij ter plaatse kunnen organiseren.

3. Creëer een efficiënte werkomgeving

Er zijn tal van andere manieren om bedrijfsadministratie efficiënter en minder duur te maken. Zorg ervoor dat je kantoorapparatuur geschikt is voor het doel en niet regelmatig voor problemen en vertragingen zorgt. Vraag jezelf af of de manier waarop er vergaderd wordt de productiviteit bevordert of belemmert.

Een opgeruimd kantoor kan ook een positief effect hebben op de efficiëntie. Het betekent dat het personeel niet hoeft te zoeken naar kantoorbenodigdheden of door papieren hoeft te bladeren om een specifiek dossier te vinden.

4. Goede administratie

Een goede administratie is essentieel voor een succesvolle bedrijfsadministratie. Je moet een waterdicht archiefsysteem ontwikkelen waarin alles gemakkelijk kan worden geraadpleegd.

Steeds meer kantoren gaan over op een papierloos systeem, waarbij alle documenten online of in gedeelde bestanden worden bewaard. Dit bespaart geld in afdrukkosten, maakt documenten gemakkelijker terug te vinden en is ook vriendelijker voor het milieu. Het maken van back-ups van je gegevens is een ander cruciaal punt om te overwegen.

5. Investeer in opleiding en ontwikkeling

Regelmatige training en ontwikkeling voor je team organiseren is een belangrijke stap om hun vaardigheden up to date te houden. Een cursus bedrijfsadministratie kan je voorbeelden geven van structuren en strategieën die je op de werkplek kunt toepassen.
Nieuwkomers moeten ook een introductieprogramma doorlopen en een handleiding voor administratieve processen krijgen. Zo hebben ze een referentie die ze kunnen raadplegen, zelfs als er niemand in het team beschikbaar is om hen te ondersteunen.

6. Houd het grotere plaatje in gedachten

Houd altijd rekening met de langetermijndoelstellingen van het bedrijf wanneer je procedures voor bedrijfsadministratie implementeert en de tijd van je team indeelt. Het is gemakkelijk om in beslag genomen te worden door de dagelijkse administratie van het bedrijf, dus moet je ook aan het grotere plaatje denken. Door aan de toekomst te denken, ben je goed voorbereid op veranderingen en kun je je tijd en middelen efficiënter gebruiken.

7. Aandacht voor detail

Doelgericht zijn, en alle taken op een efficiënte manier uitvoeren is een andere zeer gewenste zakelijke vaardigheid. Het zijn de kleine details, zoals hoe je werkgever zijn/haar documenten en papierwerk voorbereid en georganiseerd wil hebben, of hoe laat je de dagelijkse post moet versturen, die je zullen helpen om erkenning te verdienen als een goede werknemer.

8.Schriftelijke vaardigheden

We leven dan wel in een digitale wereld, maar het is nog steeds superbelangrijk om het geschreven woord goed te beheersen. Als je snel en doeltreffend e-mails, sms'jes, berichten op sociale media en andere schriftelijke communicatie kunt opstellen, zal je bedrijf je nog meer waarderen dan ze al doen. Spijker je vaardigheden bij met een online cursus, of door thuis te oefenen.

9. Tijdmanagement

Dit is een must-have kwaliteit die de meeste werkgevers zoeken in jobkandidaten. Maximaliseer deze vaardigheid door een lijst te maken van alle taken die je op een dag moet doen en aan elke taak een tijdswaarde toe te kennen. Bijvoorbeeld: het sorteren en beantwoorden van alle ochtend mails: 60 minuten. Vergaderzalen en eten reserveren voor de lunch vergaderingen van vandaag: 30 minuten. Zodra je aan elke taak een tijdswaarde hebt toegekend, heb je een soort 'map' van je dagtaken. Houd vervolgens de klok in de gaten en doorloop elke taak om de beurt. Je zou op tijd klaar moeten zijn en zelfs nog een momentje of twee overhouden!

10. Probleem Oplossen

Zet een tandje bij en onderken niet alleen een probleem, maar stel ook een oplossing voor. Problemen duiken van tijd tot tijd op, en als je een oplossing voor het probleem kunt aandragen, ben je goed op weg om te bewijzen dat je een capabele werknemer bent. Als een werknemer bijvoorbeeld niet komt opdagen op het werk, zeg dan niet gewoon tegen de baas dat hij of zij afwezig is. Ga de vergadering in met een lijst van drie andere personeelsleden van wie je de beschikbaarheid al hebt gecontroleerd, en de baas zal je vindingrijkheid op prijs stellen.

11. Supervisie, delegatie & teamwork

We zouden misschien graag alles zelf doen, maar dat is niet altijd mogelijk. Volg het voorbeeld van goede managers en leer te delegeren. Wijs specifieke taken toe aan teamleden waarvan je weet dat ze ervaren zijn en de klus kunnen klaren. Het is ook belangrijk om te weten dat je om hulp kunt vragen als je die nodig hebt. Alles in je eentje proberen te doen kan leiden tot een gevoel van isolement, stress en paniek - dat is niet bepaald iets wat een werkgever in zijn of haar team wil zien.

12. Organisatorische vaardigheden

Bedrijven moeten georganiseerd blijven om zo effectief mogelijk te kunnen werken. Maximaliseer je organisatorische capaciteiten door thuis te oefenen. Besteed een vrije dag aan het organiseren van je eigen huis; maak lijsten van dingen die gedaan moeten worden en label ze in volgorde van prioriteit - zoals schoonmaken, boodschappen doen, rekeningen betalen, onderhoud, enz. Als je eenmaal hebt ontdekt hoe je je vaardigheden kunt verbeteren door op jezelf te oefenen, kun je naar je werk gaan en deze organisatorische vaardigheden inzetten ten voordele van je werkgever. Hij/zij zal er zeker blij mee zijn!

13. Algemene administratieve vaardigheden

Van archiveren en opruimen tot het bijhouden van gegevens en het beheren van ontvangstbewijzen, er zijn tal van kleine vaardigheden die nodig zijn om van jou een briljante administrateur te maken. Als bijvoorbeeld interim business administrator zul je veel taken in je dag hebben, je zult gemotiveerder zijn om dagelijks aan je vaardigheden te werken als je de dingen één voor één bekijkt.

14. Klantenservice

Vaardigheden op het gebied van klantenservice zijn van vitaal belang voor elk bedrijf dat zich met klanten bezighoudt, en zelfs voor bedrijven waar je de klanten niet persoonlijk ontmoet. Als een brief van een klant op kantoor binnenkomt en beantwoord moet worden, wees er dan klaar voor om de klant te laten weten dat hij of zij gelijk heeft - en gewaardeerd wordt.

15. Planning en Onderzoek Vaardigheden

Wanneer je in juli gevraagd wordt om het kerstfeest op kantoor te organiseren, moet je je organisatorische vaardigheden meteen inzetten. Want hoewel het nog zes maanden duurt, moet je een tijdschema opstellen om ervoor te zorgen dat alles op het juiste moment wordt gedaan, zodat je klaar bent voor de grote dag als die uiteindelijk aanbreekt.

Onderzoeksvaardigheden zijn ook erg belangrijk in het huidige informatietijdperk. Het internet is overspoeld met informatie over werkelijk alles, maar kun jij onderscheid maken tussen nepnieuws, hersenloos geklets op sociale media en de inhoud die er echt toe doet? Oefen door een paar onderwerpen te onderzoeken die jou persoonlijk interesseren, en kijk of je de waarheid kunt vinden door betrouwbare websites en nieuwsbronnen te vinden.

16. Vindingrijkheid

Dit is een belangrijke vaardigheid die alle werkgevers graag terugzien in hun personeel! Als je diep kunt graven en nieuwe oplossingen kunt vinden voor bestaande problemen, dan zal je waarde in het team omhoog schieten. Waarschijnlijk ben je in je eigen leven al vindingrijk - als het op opvoeden of budgetteren aankomt, is het moeilijk om dat niet te zijn. Kijk dus of je deze vindingrijkheid ook op je werk kunt toepassen.

17. Budgetbeheer

Nog een essentiële vaardigheid die werkgevers in hun team nodig hebben. Het vermogen om geld te beheren - van kleine bedragen tot enorme budgetten voor evenementen en salarissen - is enorm belangrijk op de werkvloer. Maak gedetailleerde aantekeningen van al het geld dat van of naar je werk rekening vloeit, en houd een papieren spoor bij. Als het om contant geld gaat, is het belangrijk dat je kunt bewijzen waar het naartoe is gegaan en dat je überhaupt gemachtigd was om iets te betalen.

18. Beheer van sociale media

Sociale media is nog nooit zo belangrijk geweest voor het bedrijfsleven, dus deze vaardigheid kon niet belangrijker zijn. Verbeter je Instagram-, Twitter-, Facebook- en Snapchat-vaardigheden door een aantal invloedrijke millennials te volgen, en maak je klaar om te leren van de volgende generatie. Zij kennen het verschil tussen een winnende hashtag en eentje die helemaal geen interesse zal wekken!

19. Herzien en verfijnen

Grondige kennis van de besturingssystemen die het bedrijf gebruikt, van de systemen voor klantenbeheer en van de verschillende toepassingen voor het plannen of beantwoorden van e-mails is noodzakelijk. Een goede bedrijfsadministrateur zal altijd in de gaten houden of systemen en procedures verouderd zijn en hun functie niet meer efficiënt vervullen.

Waarom je deze bedrijfskundige vaardigheden nodig hebt?

We hebben 19 belangrijke vaardigheden voor je op een rijtje gezet, maar er zijn belangrijke redenen waarom je deze vaardigheden moet verwerven, waaronder:

Om van baan te veranderen

Als je ooit van baan wilt veranderen, heb je een goede CV nodig waarop al deze vaardigheden staan. Maar nog belangrijker is dat je tijdens het sollicitatiegesprek kunt laten zien dat je al deze vaardigheden bezit.

Om een promotie te krijgen

Als je alle administratieve uitdagingen die op je pad komen met succes aangaat, kun je als eerste in aanmerking komen voor een promotie. Dit kan betekenen dat je meer geld krijgt, meer verantwoordelijkheid en minder administratieve taken op je bordje krijgt. Verbeter dus nu je zakelijke vaardigheden, dan kun je in de toekomst misschien die onderdelen van je baan laten vallen die je niet helemaal geweldig vindt.

Om je eerste baan te krijgen

Als je op zoek bent naar je eerste baan als business administrator, kan het aanleren van deze kwaliteiten je echt helpen om je te onderscheiden van andere kandidaten. Als je een beter inkomen voor je gezin wilt, kan een baan als bedrijfsadministrateur een manier zijn om dat te doen. Wordt dus niet depressief bij het idee dat je je vaardigheden moet oefenen; zie het in plaats daarvan als een stap op weg naar een mooiere toekomst.

Tips voor het verwerven of verbeteren van deze vaardigheden

A. Zoek een mentor

Als je een senior collega hebt die een kei is in administratie, vraag hem of haar dan of hij of zij jou een mentor kan zijn. In ruil voor 30 minuten en een kop koffie per week, kun je misschien een aantal tips van onschatbare waarde oppikken die je echt vooruit zullen helpen. Het is in ieder geval de moeite waard om het te vragen.

B. Ga door met je opleiding: Haal een graad of MBA

Een Bachelor in Business Administration of een MBA (Masters in Business Administration) kan je echt helpen om deze belangrijke vaardigheden te ontwikkelen. Ga op zoek naar een betaalbare, en flexibele oplossing voor het verdienen van het behalen van je diploma.

C. Stel voor om leiderschapsrollen op je te nemen of extra projecten te doen

Van het organiseren van een sportdag voor een goed doel tot het begeleiden van een jongere collega. Vaak helpt het om gewoon wat tijd of kennis terug te geven om je eigen vaardigheden te verbeteren. Wanneer je een nieuwe medewerker iets moet uitleggen, besef je misschien pas hoeveel je al weet.

D. Oefen op jezelf na sluitingstijd

Zoals hierboven uitgelegd, kan het oefenen van sommige van deze vaardigheden in je eigen thuisomgeving een geweldige, veilige manier zijn om een voorsprong te krijgen op je dagtaak. Reorganiseer je kledingkast, je financiën, of zelfs je koelkast! Wat het ook is, probeer een nieuwe techniek en als het werkt, neem het dan de volgende dag mee naar je werkplek.

Business administrator is een geweldige carrière voor jou als je geduldig bent, snel beslissingen kunt nemen en oog voor detail hebt. Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, hebben wij je met deze tips aardig op weg geholpen. Aarzel niet om deze carrière verder te verkennen, zelfs als je niet alle vakjes kunt aankruisen is er genoeg tijd om te leren en je mentaal voor te bereiden op een stressvrije baan als bijvoorbeeld freelance business administrator of zzp business administrator.