Capaciteitsmanager | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Capaciteitsmanagers:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Capaciteitsmanagers
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Het succesvolle capaciteitsplanningsproces van een top capaciteitsmanager

Voordat je een taart gaat bakken, is de eerste stap ervoor te zorgen dat je de juiste hoeveelheid ingrediënten hebt. Als je iets te weinig suiker hebt of een ei tekort komt, zal je taart zonder twijfel een beetje vreemd smaken.

Hetzelfde geldt voor een groot project: Als je niet genoeg middelen hebt om het project te voltooien, zal het niet uitpakken zoals verwacht. Om er zeker van te zijn dat je alle juiste ingrediënten hebt wanneer je ze nodig hebt - in dit geval, teamleden, vaardigheden en hulpmiddelen - maak jij als capaciteitsmanager gebruik van een solide capaciteitsplanning proces.

Hoe maak je als capaciteitsmanager een gedegen capaciteitsplanning proces?

Het proces van capaciteitsplanning kan van bedrijf tot bedrijf verschillen, maar er zijn een paar essentiële stappen die tijdens elk proces voorbij komen:

1. Voorspel de verwachte vraag: Als je weet dat er een nieuw project aankomt, maak dan een ruime schatting van het werk dat voor dit project gedaan moet worden. Dit zal je een idee geven van de middelen die je nodig zult hebben om het project te voltooien en je kunt dat vergelijken met de middelen die je voorhanden hebt.
2. Bepaal de vereiste capaciteit: Benader op basis van je eerste schattingen de capaciteit die je nodig zult hebben om het werk te voltooien dat je in de vorige stap in kaart hebt gebracht. Probeer een gemeenschappelijke meeteenheid te gebruiken, zoals uren, of een hulpmiddel voor project schatting, zoals bijvoorbeeld t-shirt maten. Goede capaciteit managers maken een capaciteitsraming op basis van het aantal uren dat nodig is om een project te voltooien. Bereken de resource capaciteit van het huidige team: Als je een nieuw project aan je team toevoegt, wil je er zeker van zijn dat ze de capaciteit hebben om het aan te kunnen, zodat ze geen burn-out krijgen. Als de gemiddelde persoon ongeveer 30 uur per week kan werken en ze hebben momenteel andere projecten waar ze mee bezig zijn, kijk dan hoeveel capaciteit ze in een week hebben door hun huidige werklast in uren af te trekken van de gemiddelde 30 uur.
3. Meet de kloof tussen de huidige capaciteit en de vereiste capaciteit: Meet op basis van de benodigde capaciteit voor een project, hoe je huidige resources zich verhouden tot de verwachte vraag.
4. Stem de capaciteit af op de vraag: Terugblikkend naar de vorige kloof in capaciteit, optimaliseer deze twee zodat het in evenwicht is. Als je team momenteel zijn capaciteit heeft bereikt en geen extra werk kan aannemen om het project te voltooien, voeg dan op korte termijn meer teamleden toe om het project af te krijgen. Als je meer middelen hebt dan noodzakelijk, overweeg dan een ander project toe te voegen om deze beschikbare middelen effectief te optimaliseren.
5. Neem weloverwogen beslissingen over personeelsbezetting
   Als het team begint met het voorstellen voor nieuwe projecten, maak dan een capaciteitsplan om ervoor te zorgen dat je de bandbreedte van je team niet overbelast. Een duidelijk inzicht in de team capaciteit kan ook een burn-out helpen voorkomen.
6. Effectieve capaciteitsplanning stemt de vaardigheden van je huidige team af op hun beschikbaarheid voor nieuwe projecten. Als er niet genoeg resources beschikbaar zijn voor een project, dan weet je dat je meer resources aan het team moet toevoegen. Inzicht in de vaardigheden van je team en in hun capaciteit voor extra werk kan het besluitvormingsproces versnellen.
7. Minimaliseer de productiekosten
   Wanneer je de capaciteit van een team beheert, optimaliseer je ook je resources voor de omvang van het werk dat moet worden voltooid. Dit betekent dat je niet voor meer resources betaalt dan je nodig hebt, waardoor de productiekosten uiteindelijk tot een minimum worden beperkt. Als een team bijvoorbeeld 12 leden heeft die aan project A werken dat door negen leden kan worden voltooid, kun je drie van die teamleden toewijzen aan project B, waardoor de uitgaven aan project A worden geminimaliseerd. Dit kan je ook helpen om de kosten voor toekomstige projecten te minimaliseren. Wanneer je een capaciteitsplan maakt voor een project, kun je dat gebruiken als basis voor een soortgelijk project in de toekomst. Door die basislijn te hebben, heb je een nuttig startpunt en hoeft je de capaciteitsbehoeften niet vanaf het begin te voorspellen. Dit kan het team tijd besparen en het proces van capaciteitsplanning versnellen.

Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en resourceplanning?

Hoewel ze soms door elkaar worden gebruikt of afwisselend, zijn capaciteitsplanning en resourceplanning vergelijkbare maar enigszins verschillende project planningsstrategieën.

Capaciteitsplanning richt zich op de vraag en het aanbod van je resources. Het idee is dat een sterk capaciteitsplan kan voorspellen wanneer de vraag naar meer resources zal toenemen, zodat je kunt anticiperen op dat gebrek.

Resource planning richt zich op de middelen die je al hebt en waar je deze middelen aan kunt toewijzen. Resource capaciteitsplanning is een combinatie van de twee: anticiperen op de behoefte aan meer resources in de toekomst.

De 3 verschillende soorten capaciteitsplanning die je moet beheersen

Er zijn drie verschillende soorten capaciteitsplanning en ze worden in verschillende scenario's gebruikt om de productiecapaciteit te optimaliseren.

A. Lead capaciteitsplanning

Lead strategie is het proces van het verhogen van de productiecapaciteit wanneer je anticipeert op een grote vraag.
Een voorbeeld van lead capacity planning is wanneer retailers tijdens de feestdagen een overvloed aan seizoensarbeiders inhuren. Werkgevers in de detailhandel weten dat het aantal klanten in die periode doorgaans toeneemt, dus voegen ze in korte tijd extra personeel toe.

B. Real Time strategie planning

Lage strategie planning is het verhogen van de productiecapaciteit wanneer je een real-time vraag ervaart. Je ziet dit vaak gebeuren in de restaurantsector wanneer iemand "op afroep" beschikbaar is. Afhankelijk van hoe druk het restaurant is, kan het management extra teamleden oproepen om ervoor te zorgen dat er genoeg middelen zijn (met andere woorden, medewerkers) om alle klanten te bedienen die ze die avond hebben.

C. Match strategie planning

Match strategie planning is een combinatie van lead capacity planning en real time strategie planning. Het proces van match strategie planning vereist het langzaam verhogen van de capaciteit in kleine stappen totdat je de gewenste bezetting van de middelen bereikt.
Neem het vorige voorbeeld van de restaurant industrie - een restaurant manager kan verschillende werknemers op afroep hebben voor de avonduren. Als er onverwacht een groot feest binnenkomt, kan de manager besluiten om meer dan één serveerder in te zetten totdat de drukte afneemt.

Capaciteitsplanning tools

Er zijn veel verschillende capaciteitsplanning tools beschikbaar voor deze functie en het vinden van de juiste hangt af van waar je prioriteit aan wil geven binnen je team. Sommige tools voor resourcemanagement zijn zeer specifiek en richten zich alleen op capaciteitsplanning of resourcemanagement.

Het gebruik van een workflow management tool kan helpen bij het beheren van resources, het monitoren van de werklast van je team, en het stroomlijnen van het communicatieve alles-in-één platform. Omdat je het werk in één gedeelde ruimte kunnen bekijken, is niemand dubbel geboekt en kun je efficiënter functioneren.

Conclusie

De waarde van een freelance capaciteitsmanager, interim capaciteitsmanager of zzp capaciteitsmanager ligt in het proces waarbij er gezorgd wordt dat de juiste zorgvuldigheid en analyses worden uitgevoerd. Succesvolle organisaties verbeteren liever hun capaciteitsplanning liever vroeger dan later en de juiste capaciteit managers kunnen hun resultaten versterken door een stevige cadans aan te houden van maandelijkse her vooruitzichten.

Hoewel er veel uitdagingen zijn om te overwegen, kan personeel inhuren voor een succesvolle en naadloze verbetering van dienstverlening het beste worden bereikt met een capaciteitsplanning model dat proactieve en nauwkeurige prognoses van de personeelsbehoeften mogelijk maakt.