Coördinerend bestuurssecretaresse onderwijs regio Den Haag VACATURE

Wij zijn z.s.m. op zoek naar een interim / freelance / zzp Coördinerend bestuurssecretaresse onderwijs regio Den Haag voor 24 - 40 uur per week vanaf 1 september 2023 voor circa 3 maanden, optie op verlenging. Opleidingsniveau: HBO. ​Start opdracht: z.s.m. en in overleg. Reageren vóór 6 juli 2023 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam.

Mocht deze vacature in bepaalde opzichten (functie-eisen, aantal uur, mogelijke startdatum) niet aansluiten bij jouw wensen en mogelijkheden, en ben je ervan overtuigd dat je wel een goede kandidaat bent, dan nodigen wij je uit om wel te solliciteren en jouw aandachtspunten daarbij kenbaar te maken.

Gedurende de publicatietermijn is een uitnodiging voor een gesprek al mogelijk. Werkzaamheden op locatie en vanuit huis.

Voor onze opdrachtgever, een stichting in het primair en voortgezet onderwijs zoeken wij een coördinerend bestuurssecretaresse.

Ben jij een coördinerend bestuurssecretaresse in hart en nieren en wil je je aansluiten bij een fantastisch team?

• Je draagt indirect bij aan kwalitatief goed onderwijs voor meer dan 9000 leerlingen;
• In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust;
• Jij bent een belangrijke schakel tussen bestuur, bestuursbureau én de scholen;
• Je geeft leiding aan een gemotiveerd en professioneel team.

Wat ga je doen?

Jij bent verantwoordelijk voor het secretariaat van het College van Bestuur, en de facilitaire ondersteuning van het bestuursbureau. Dankzij jou verloopt de dag van de bestuursleden gestructureerd, vlot en vlekkeloos. Jij werkt zelfstandig en bent in staat zelf afwegingen te maken wat zelfstandig afgehandeld kan worden. Je bent organisatiesensitief en werkt graag samen met jouw collega’s van het bestuursbureau. Het bestuurssecretariaat, bestaat uit je collega-bestuurssecretaresse en de twee bureau secretaresses, die tevens secretarieel ondersteunende werkzaamheden verrichten. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor alle werkzaamheden van het bestuurssecretariaat. Jouw dag is gevuld met acties die voortkomen uit de e-mail en agenda van de bestuurders en het reilen en zeilen van het bestuursbureau, waaronder:

• Complex agenda- en timemanagement. Je anticipeert op de bestuurlijke agenda’s en aandachtsgebieden;
• Je legt verband tussen de e-mail en agenda van de bestuurders en handelt hier naar en acteert hier pro-actief op;
• Je verstrekt op verzoek informatie en/of je verwijst door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Het adviseren en praktisch ondersteunen van de bestuurders bij het voorbereiden van afspraken, vergaderingen, bijeenkomsten en representatieve aangelegenheden;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Je vervangt je collega-bestuurssecretaresse bij afwezigheid;
• Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van het secretariaat;
• Je ondersteunt direct en indirect de bestuurssecretaris bij de coördinatie van het bestuursproces;
• Je bereidt mede overleggen en verslaglegging voor;
• Je helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige representatieve taken.

Wat neem je mee?

Jij bent zelfstandig, proactief en hebt ervaring in een bestuurlijke of directieomgeving. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid ben je een teamspeler en weet je de verbinding te vinden met het team en het bestuur. Jij hebt organisatorisch inzicht, je weet overzicht te houden, kunt goed plannen en prioriteren en werkt secuur in een digitale omgeving. Je ondersteunt en ontzorgt het bestuur vanuit je grondhouding, rol en professionaliteit en zorgt ervoor dat alles op kantoor vlekkeloos verloopt. Jij bent representatief, kan goed prioriteren en je bent service gericht.

Kennis en ervaring Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een (directie) secretaresse opleiding;

• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
• Je weet hoe je proactief moet plannen, organiseren en prioriteren;
• Goede kennis van en zeer vaardig met Office 365, Outlook, Word en Excel;
• Je bent gewend om in een dynamische omgeving te werken;
• Als onderdeel van een team draag je van nature zorg voor een kwalitatief goede dienstverlening;
• Je kunt een actuele Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen voorafgaand aan indiensttreding.

Meer informatie verstrekken we bij interesse.

Meer informatie over / reageren op deze uitdagende opdracht?

Stuur een email aan info@bureauadinterim.nl (o.v.v. vacaturenummer 14172)