Debiteurenadministrateur | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Debiteurenadministrateurs:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Debiteurenadministrateurs
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

8 taken van een interim debiteurenadministrateur

Is je organisatie of bedrijf op zoek naar een interim debiteurenadministrateur? Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Misschien is je bedrijf onlangs gegroeid en heb je om die reden nieuw personeel voor het kantoor nodig. Daarnaast kan de huidige zzp debiteurenadministrateur ook met verlof zijn of niet goed functioneren. Het voordeel van een zzp debiteurenadministrateur is dat je deze voor een bepaalde tijd kunt inhuren. Je zit bovendien niet vast aan een contract. Maar wat zijn dan de precieze taken van een zzp debiteurenadministrateur? In deze tekst gaan we daar wat dieper op in.

1. Opstellen van facturen

In de eerste plaats houdt een interim debiteurenadministrateur zich bezig met het opstellen van facturen. Debiteuren zijn namelijk de klanten van een organisatie of bedrijf. Deze klanten nemen producten of diensten af en op basis daarvan wordt een factuur opgemaakt met de prijs. Een goede administrateur weet niet alleen hoe je facturen op moet maken, maar hij of zij is ook op de hoogte van de wettelijke eisen. Facturen moeten namelijk aan verschillende eisen voldoen, anders kun je als organisatie of bedrijf een boete krijgen. Tegenwoordig werken de meeste debiteurenadministrateurs met een geautomatiseerd systeem. Daarmee verklein je de kans op fouten.

2. Fouten in facturen verbeteren

Er bestaat altijd een kans dat er foute facturen worden opgemaakt. Misschien is er bijvoorbeeld een onjuist volgnummer gebruikt. Alle facturen binnen een bedrijf moeten opvolgende nummers hebben, want zo kan een belastinginspecteur controleren of er geen facturen ontbreken. Fouten in de nummering moet een debiteurenadministrateur herstellen. Uiteraard kunnen er ook andere fouten ontstaan. Misschien staat er onjuiste informatie op de factuur. Denk daarbij aan een fout factuurbedrag of een foute beschrijving van de diensten. In die gevallen maakt de zzp debiteurenadministrateur een creditnota. Ook deze moet aan verschillende wettelijke eisen voldoen en daar is een goede freelance debiteurenadministrateur van op de hoogte.

3. Betalingsherinneringen sturen

De freelance debiteurenadministrateur moet niet alleen facturen opstellen en verzenden, maar hij of zij is ook verantwoordelijk voor het incasseren van de bedragen. Werk je als freelance debiteurenadministrateur in een grote organisatie? Dan zijn er meestal automatische systemen die aangeven of een debiteur het geld van de factuur heeft overgemaakt. De freelance debiteurenadministrateur stuurt ook herinneringen aan debiteuren die nog niet hebben betaald, nadat de betalingstermijn is verstreken. In deze mails weet de administrateur altijd de juiste toon te vinden.

In de eerste plaats moet een betalingsherinnering geschreven worden in foutloos Nederland. Daarom moet een interim debiteurenadministrateur ook goed Nederlands kunnen schrijven. Ook moet hij communicatief vaardig zijn, want een betalingsherinnering moet inhoudelijk goed in elkaar zitten. Gaat het bijvoorbeeld om de eerste betalingsherinnering? Dan is een vriendelijke toon aan te raden. Misschien heeft de debiteur het oprecht vergeten en dan helpt de eerste herinnering wel. Bij de tweede betalingsherinnering kan er al sprake zijn van een meer dwingende toon. Deze toon is legitiem wanneer er geen bericht op de eerste herinnering is gekomen. Bij de derde betalingsherinnering moet de debiteurenadministrateur ook eventuele gevolgen van betaalverzuim benoemen.

4. Aanmaningen versturen

Hebben de betalingsherinneringen geen nut? Dan moet de debiteur ook een aanmaning versturen. Een aanmaning moet aan verschillende eisen voldoen om geldig te zijn. In de eerste plaats moet er een duidelijke omschrijving van het probleem in de aanmaning staan. Daar moet de zzp debiteurenadministrateur bijvoorbeeld aangeven dat er al een paar betalingsherinneringen zijn gestuurd, maar dat er geen reactie op deze herinneringen is gekomen. Vervolgens moet het openstaande bedrag worden aangegeven en daaropvolgend een uiterlijke betaaldatum. Is de betaling op die dag nog niet overgeboekt? Dan geeft de interim debiteurenadministrateur aan dat een incassobureau wordt ingeschakeld. In de aanmaning moet ook duidelijk zijn aangegeven welke aanvullende kosten dit met zich meebrengt.

Maar waarom moet een aanmaning aan de verschillende eisen voldoen? Dit komt omdat je wettelijk verplicht bent om betalingsherinneringen en aanmaningen te sturen, alvorens je een deurwaarder kunt inschakelen. Bewaar deze betalingsherinneringen en aanmaningen dan ook goed.

5. Contact met incassobureaus onderhouden

Een zzp debiteurenadministrateur heeft ook nauw contact met incassobureaus. Hij draagt probleemgevallen over aan het incassobureau en laat zich vervolgens op de hoogte houden. Werk je als interim debiteurenadministrateur voor een klein bedrijf? Dan heb je minder vaak te maken met incassobureaus, omdat de meeste mensen de betalingsverplichtingen wel nakomen. Het zijn vooral grote organisaties die regelmatig problemen hebben met niet-betalende klanten.

6. Inboeken van ontvangen factuurbedragen

De debiteurenadministrateur moet ook de ontvangen factuurbedragen inboeken. Hiervoor gebruikt hij of zij een grootboeksysteem. Een grootboeksysteem is nodig voor de balans en de winst- en verliesrekening. Hij of zij kijkt ook of de juiste factuurbedragen zijn overgeboekt. Bij eventuele betalingsverschillen wordt de klant op de hoogte gesteld. Kleine betalingsverschillen kunnen meestal handmatig op een andere rekening worden geboekt.

7. Contact met debiteuren onderhouden

Een freelance debiteurenadministrateur moet ook contact met verschillende debiteuren onderhouden. Het gaat dan niet puur om de betalingen en facturen. Ook bij eventuele vragen of problemen kan een debiteur bij de debiteurenadministrateur terecht. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt voor de debiteur.

8. Betalingsregelingen afspreken

Sommige klanten willen wel graag het factuurbedrag betalen, maar ze hebben er simpelweg de financiële middelen niet voor. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Misschien gaat het bijvoorbeeld slecht met het bedrijf. Wanneer debiteuren dit duidelijk aangeven, dan hoeft een incassobureau niet per se worden ingeschakeld. De debiteurenadministrateur kan dan betalingsregelingen afspreken. Uiteraard moeten de gevolgen van het niet-nakomen van de afspraken ook duidelijk worden aangegeven. De administrateur houdt ook overzichten van de verschillende regelingen bij.

De taken kunnen variëren

Hierboven hebben we de belangrijkste taken van een interim debiteurenadministrateur besproken. Het punt is wel dat de taken kunnen variëren. Werk je voor een grote organisatie? Meestal houdt de administrateur zich dan bezig met specifieke werkzaamheden. Denk daarbij aan het opstellen van de facturen of contacten leggen met debiteuren om betalingsregelingen af te spreken. In de regel geldt dat hoe kleiner een bedrijf of organisatie is, hoe meer verschillende taken een interim debiteurenadministrateur heeft. Een klein bedrijf heeft weinig debiteuren en daarom hebben die meestal maar één medewerker voor de debiteuren in dienst. Dan is de freelance debiteurenadministrateur dus ook breed inzetbaar.

De juiste vaardigheden

Een goede debiteurenadministrateur moet in de eerste plaats nauwkeurig werken. Elk mens maakt fouten, maar er moeten wel genoeg controlesystemen zijn om dergelijke fouten op te sporen. Dit komt zeer nauw kijken bij dit werk, want anders kan een bedrijf of organisatie in de problemen komen bij een eventuele belastingcontrole.

Ook communicatieve vaardigheden spelen een belangrijke rol. Daar hebben we het eerder in dit artikel al even over gehad. In de eerste plaats gaat het dan om verbale vaardigheden. Een freelance debiteurenadministrateur belt veel met klanten om verschillende zaken te bespreken. Dan moet hij of zij een adviserende houding aannemen. Is er echter sprake van een betalingsachterstand? Dan is een strenge houding meer gepast.

De debiteurenadministrateur moet ook schriftelijk sterk zijn. Hij of zij moet foutloos Nederlands schrijven en altijd de juiste toon weten te vinden. Ook moet de freelance debiteurenadministrateur een analytisch vermogen hebben. Dit helpt bij het opsporen van fouten.

Zzp debiteurenadministrateur inhuren?

Heb je als organisatie of bedrijf een zzp debiteurenadministrateur nodig die de hierboven beschreven taken vlekkeloos kan uitvoeren? Dan raden we je aan om eens een kijkje op onze website te nemen. Wij zijn namelijk een bemiddelingsbureau en kunnen ervaren debiteurenadministrateurs leveren. Wij weten altijd de juiste persoon aan de juiste functie te koppelen. Op onze website kun je een vrijblijvende offerte aanvragen. Dan weet je vooraf waar je financieel aan toe bent. Ook kun je daar terecht voor eventuele vragen of opmerkingen.