Debiteurenbeheerder | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Debiteurenbeheerders:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Debiteurenbeheerders.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

8 Manieren hoe een goede debiteurenbeheerder geld voor jouw bedrijf kan verdienen

Het beroep van medewerker debiteurenbeheer is nog steeds in veel bedrijven onderschat. Een goede debiteurenbeheerder doet veel meer dan alleen maar in de gaten houden of jouw klanten op tijd betalen. Wat allemaal tot het takenpakket van de gemiddelde debiteurenbeheerder hoort, zetten we hieronder uiteen.

1. Facturatie

Zeker in kleinere bedrijven hebben medewerkers debiteurenbeheer een breed takenpakket. Zo stellen ze bijvoorbeeld ook de facturen op. Soms kunnen ze dit eigenhandig. Soms hebben ze hiervoor informatie nodig van een verkoopmedewerker, een projectmanager of een controller. Dat is bijvoorbeeld het geval als er steeds een bepaald deel van het werk mag worden gefactureerd. Goed kunnen schakelen met verschillende mensen is dus een vereiste. Het zelf opstellen van facturen heeft een voordeel, want waarschijnlijk heeft de medewerker debiteurenbeheer daardoor ook regelmatig contact met de klant. Dat is handig als diezelfde klant ook benaderd moet worden in verband met openstaande facturen. Voordat de factuur wordt verstuurd, moet de medewerker zeker zijn van de juistheid van de nota, dus ook scherp en kritisch durven zijn op aangeleverde informatie. Niets vervelender dan een klant een gecorrigeerde factuur moeten sturen. Dat komt niet professioneel over, en kan ook vraagtekens oproepen: is deze factuur dan wél juist? Een interim debiteurenbeheerder kan hier goed werk verrichten, bijvoorbeeld als er grote achterstanden zijn. Want je maakt geen enkele klant blij met een factuur voor iets wat al weken of maanden geleden is geleverd. Dit kan alleen maar zorgen voor onduidelijkheid en onnodige vragen. Bij zijn met je facturatie is voor sommige bedrijven zelfs bittere noodzaak, zeker in tijden van een minder goede liquiditeit. Want hoe later je factureert, hoe later je uiteraard betaald krijgt.

2. Creditnota’s versturen

Soms gaat er iets mis bij het opstellen van de factuur en wordt er een te hoog bedrag in rekening gebracht. Er kan ook iets fout gaan met de levering, of het verrichten van de gefactureerde dienst. De klant reclameert daarover, omdat er teveel is gefactureerd of omdat hij ontevreden is. In dit soort gevallen zal de medewerker debiteuren moeten schakelen met een andere functionaris. Het is van groot belang dat dit snel wordt opgelost, anders zal dit de klantrelatie schaden. De medewerker moet dus ‘doorpakken’ en zo snel mogelijk een correcte creditnota sturen. De klant zal daar tevreden mee zijn (hij wordt serieus genomen), en belangrijker: de klantrelatie wordt niet negatief beïnvloed.

3. Debiteurenbewaking

In grote bedrijven zijn er gespecialiseerde medewerkers debiteurenbewaking in dienst. Ze zijn getraind in het op een juiste manier omgaan met klanten, elke klant op de juiste manier benaderen én openstaande facturen betaald krijgen. Als je als ondernemer te maken hebt met veel slecht betalende klanten, bijvoorbeeld tijdens een crisis, kan een freelance debiteurenbeheerder met deze specialisatie veel geld voor je verdienen. Verdienen in de zin van krijgen waar je recht op hebt, en een factuur niet als oninbaar moeten afboeken. Het is heel simpel: als facturerend bedrijf wil je jouw facturen het liefst zo snel mogelijk betaald krijgen. Elke dag later je geld krijgen heeft, zeker bij grote facturen, invloed op je liquiditeit. De klant betaalt in principe liefst zo laat mogelijk, om dezelfde reden. En in sommige gevallen vraagt dat nogal wat van de medewerker debiteurenbeheer. Want hoe ga je om met een klant die heel veel bestelt, maar altijd veel te laat betaalt? Hoe benader je een bedrijf dat altijd alles snel wil hebben, maar niet thuis geeft op het moment dat je een betalingsherinnering stuurt? Daar is tact voor nodig. Een beginnende administratief medewerker heeft dat niet, kan dat ook nog niet hebben. Dit leer je door ervaring en training. Een zzp debiteurenmedewerker benadert elke klant op de best passende wijze en draagt daarmee bij aan het alsnog betaald krijgen van jouw facturen. Dat scheelt jou een hoop kopzorgen.

4. Rapporteren en najagen

Want uiteraard zal deze medewerker, zeker ook in grote bedrijven, zeer regelmatig moeten rapporteren over de debiteurenstand. De directie ziet liefst dat die daalt, maar dat is niet altijd het geval. Wel dient de debiteurenbewaker, gevraagd en ongevraagd, een overzicht te presenteren, en bij elke debiteur aan te kunnen geven wat de stand van zaken is. Hij moet altijd kunnen uitleggen dat hij zijn uiterste best heeft gedaan om de niet-betalende klant te laten merken dat je dit als bedrijf niet accepteert. Durven najagen, en wel eens niet vriendelijk worden gevonden, is dan ook een eigenschap die een sterke, proactieve zzp debiteurenbeheerder absoluut moet hebben. Stevig in je schoenen staan ook. Tevens moet hij ook bij de directie aan de bel trekken als een grote klant maar niet betaalt, niet te vroeg (los het zelf maar op), maar zeker ook niet te laat. Sterk zijn in schriftelijke én mondelinge communicatie is dan ook een vereiste.

5. Kredietwaardigheid checken

Alvorens met een nieuwe klant in zee te gaan, kan het verstandig zijn om een check te doen m.b.t. de kredietwaardigheid van dit bedrijf. Zeker als het om grote bestellingen gaat, wil je als onderneming geen risico lopen. Natuurlijk geldt dit alleen voor bedrijven die je niet kent, bijvoorbeeld voor jou onbekende bedrijven in het buitenland. Beter wat geld uitgeven voor een professionele check dan dit achterwege laten en er te laat achter komen dat het om een zeer slechte betaler gaat. Een dergelijke check kan je op diverse manieren doen, bijvoorbeeld via een gespecialiseerd bureau of een abonnement op een website. Door in te loggen, kan je onbeperkt informatie zoeken over betalingsgedrag van potentiële klanten. Als er sprake is van een historie van regelmatig niet of altijd erg laat betalen, is de keuze aan jou om wel of niet aan dit bedrijf te leveren. Welke risico neem jij?

6. Versturen van herinneringen en aanmaningen

Vaak worden herinneringen en aanmaningen automatisch verstuurd, in de meeste gevallen als de betaaltermijn met een x aantal dagen is verstreken. Ze versturen is één, ze opvolgen is nog belangrijker. Want wat te doen met die klant waarmee je een uitstekende band hebt opgebouwd, mogelijk ook privé, maar die opeens niet betaalt? Laat je die toch een aanmaning sturen? Of vind je dat de debiteurenbeheerder daar beter even over kan bellen? Of doe je dat wellicht zelfs liever zelf? Dit om aan te geven dat debiteurenbeheer vaak ook heel individueel en persoonlijk is. Het kan voorkomen dat een klant aangeeft nu niet te kunnen betalen, bijvoorbeeld omdat zijn eigen grootste klant verstek laat gaan. Je kan dan een betalingsregeling afspreken, zeker als je de klant goed kent en vertrouwt. De debiteurenmedewerker kan hiervoor een opzet maken. Vaak moet dit in overeenstemming met de controller die de liquiditeit bewaakt en de liquiditeitsprognoses opstelt. En uiteraard wordt elke getroffen betalingsregeling goed vastgelegd, en daarna opgevolgd.

7. Contact onderhouden met incassobureaus

De debiteurenbeheerder is ook degene die regelmatig contact zal hebben met incassobureaus. Dit gebeurt steeds vanaf het moment dat een klant niet reageert op verstuurde herinneringen, aanmaningen en waarschijnlijk ook wel één of meerdere telefoontjes. Het incassobureau gaat dus aan de slag met de informatie die het van de medewerker krijgt. Het zal duidelijk zijn dat heldere, duidelijke, zorgvuldige communicatie hierbij erg belangrijk is. Je wil immers niet dat jouw klant een incassobureau aan de deur of telefoon krijgt, terwijl de verstrekte informatie niet correct of volledig is. Je zal begrijpen dat dat het contact met jouw klant absoluut niet ten goede komt. Een freelance debiteurenbeheerder is door de wol geverfd met dit soort situaties. Je kan er op vertrouwen dat hij altijd het belang van jouw klantrelatie meeneemt in zijn contact met een incassobureau. Hij is ook degene die beslist wanneer vorderingen moeten worden overgedragen aan een gespecialiseerd bureau.

8. Andere taken

Al met al kunnen we zeggen dat er nogal wat verantwoording rust op de schouders van de debiteurenbeheerder. Hij is niet eindverantwoordelijk, maar tijdig, laat of niet je facturen betaald krijgen, ligt deels in zijn handen. De interim debiteurenbeheerder kan hier dan ook echt geld verdienen, en je vooral rustiger laten slapen als er veel openstaande debiteurenposten zijn. Want weinig bedrijven houden het lang vol als ze een aantal grote maar slecht betalende klanten hebben.

Verder liggen er vaak ook diverse andere administratieve zaken bij de debiteurenbeheerder. Soms moet er bijvoorbeeld een verrekening worden opgesteld, als partijen elkaar over en weer factureren en er wat disputen zijn. Het is ook weer aan de medewerker debiteuren om hier coulant maar ook eerlijk en duidelijk mee om te gaan. Uiteindelijk zal dit op hoger niveau worden afgekaart, maar hij geeft de voorzet. De debiteurenbeheerder zal ook aan dossiervorming moeten doen, zeker voor belangrijke klanten die wel eens minder snel betalen. Dit voorkomt dat je er met je klant niet uitkomt, omdat je administratie niet klopt of belangrijke documenten en vastgelegde afspraken opeens onvindbaar blijken. De medewerker debiteurenadministratie zal dus heel secuur moeten werken, en bijvoorbeeld mailcorrespondentie zeer goed moeten archiveren. Als een zzp debiteurenbeheerder aan de slag gaat met een probleem of achterstand in de debiteurenbewaking zal hij ook een deel van die archivering en dossiervorming voor zijn rekening nemen. Hij wil immers bij elke niet of niet op tijd betalende klanten goed beslagen ten ijs komen.