Directie Assistent | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Directie Assistenten:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Directie Assistenten
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Hoe word je een succesvolle directie assistent? Tips, trucs en meer

Directie assistenten spelen een belangrijke rol in een bedrijf, omdat ze de linkerhand zijn van de directeur (of directrice). Een succesvolle directie assistent zal zal alles uit de kast halen om ervoor te zorgen dat het bedrijf wordt geleid in de goede richting door ervoor te zorgen dat de executive die zij bijstaan is op de top van alles en nog wat.

In dit artikel zullen we behandelen:

• Wat houdt de functie van een directie assistent in?
• Hoe word je een directie assistent?
• Tips en top vaardigheden van een directie assistenten

1. Wat doet een Directie Assistent?

Een directie assistent, ook wel ‘personal assistant’ genoemd, speelt een sleutelrol in een bedrijf omdat hij/zij één of meer leidinggevenden bijstaan, zoals hoge ambtenaren, de directeur, of de eigenaar van een bedrijf.

Directie assistenten zijn vergelijkbaar met administratieve assistenten; echter, administratieve assistenten hebben de neiging om zich te concentreren op administratief werk, terwijl directie assistenten verantwoordelijk zijn voor het bijstaan van de leidinggevende van het bedrijf, meestal met taken op een hoger niveau.

Hoewel het soort van taken die uitvoerende assistenten afhandelen kan variëren van positie tot positie, hebben ze allemaal de neiging om soortgelijke opdrachten en plichten van een hoger niveau uit te voeren. Deze taken kunnen variëren van:

• Het agendabeheer van de uitvoerende leiding;
• Het vertegenwoordigen van de leidinggevenden in gesprekken en vergaderingen wanneer deze niet beschikbaar is;
• Het voorbereiden en beoordelen van documenten;
• Het behandelen van vertrouwelijke informatie;
• Het produceren van rapporten en presentaties;
• Het analyseren van gegevens;
• Office management taken;
• Personeelsleden, waaronder administratieve assistenten in de gaten houden.

Een voorbeeld van een uitgebreide functieomschrijving luidt dan ook vaak als volgt:

• Produceert informatie door het transcriberen, formatteren, invoeren, bewerken, terugvinden, kopiëren en overdragen van tekst, gegevens en afbeeldingen. Maximaliseert de tijd van de leidinggevende door het lezen, onderzoeken en routeren van correspondentie; het opstellen van brieven en documenten; het verzamelen en analyseren van informatie; het initiëren van telecommunicatie.
• Houdt de agenda bij door vergaderingen, conferenties, teleconferenties en reizen in te plannen.
• Verwelkomt gasten en klanten door hen persoonlijk of via de telefoon te begroeten; beantwoordt vragen of leidt ze door.
• Onderhoudt het vertrouwen van de klant en beschermt de operaties door informatie vertrouwelijk te houden.
• Voltooit projecten door het toewijzen van werk aan administratief personeel; zorgt voor de follow-up van de resultaten.
• Stelt rapporten op door informatie te verzamelen en te analyseren.
• Beveiligt informatie door back-ups te maken van databases.
• Zorgt voor historisch overzicht door het ontwikkelen en gebruiken van archiverings- en zoeksystemen; notuleert besprekingen.
• Onderhoudt de inventaris van kantoorbenodigdheden door het controleren van de voorraad om het voorraadniveau te bepalen; het anticiperen op benodigdheden; het evalueren van nieuwe kantoorproducten; het plaatsen en verzenden van bestellingen voor benodigdheden; het controleren van de ontvangst van benodigdheden.
• Zorgt voor de werking van de apparatuur door preventief onderhoud uit te voeren, de instructies van de fabrikant op te volgen, storingen oplossen, het laten uitvoeren van reparaties, de inventaris van de apparatuur bij te houden, nieuwe apparatuur en technieken te evalueren.
• Onderhoudt professionele en technische kennis door het bijwonen van educatieve workshops; het doornemen van vakpublicaties; het opzetten van persoonlijke netwerken; het deelnemen aan beroepsverenigingen.
• Draagt bij aan de teamprestatie door zo nodig aanverwante resultaten te behalen.

2. Hoe word je een Directie Assistent?

Overweeg het behalen van een graad in het bedrijfsleven of een aanverwant gebied, zoals administratieve ondersteuning of office management. Directie assistenten hebben meestal een 4-jarig diploma, maar sommige hebben zich omhoog gewerkt als administratief medewerker. Je kunt ook een certificaat of diploma voor het volgen van een tweejarige opleiding.

Het kan echter zo zijn dat als je wil solliciteren bij grotere bedrijven, men meerdere jaren ervaring als pre stelt om in aanmerking te komen voor de positie.

Bovendien hoor je kennis te hebben over de branche waarin zij van plan zijn te werken. Als ze bijvoorbeeld van plan zijn in een juridische omgeving te werken, moeten ze vertrouwd zijn met juridisch jargon en procedures.

3. Tips voor een Directie Assistent

Op zoek naar organisatie tips? Deze lijst zal je daar zeker bij helpen.

A. Organiseer je e-mails

Je moet niet alleen je eigen inbox beheren, maar ook die van je werkgever en dit kan overweldigend worden met alle e-mails die binnenstromen. Je hebt waarschijnlijk al geaccepteerd dat het bereiken van nul ongelezen en onbeantwoorde mails zowat onmogelijk is, maar er zijn andere opties om deze uitdaging te verslaan, en je die inbox te vereenvoudigen! Gebruik een hulpmiddel waarmee je jouw inbox overzichtelijke kunt maken. Denk het aan het organiseren van e-mails in een kwadrant gebaseerd sjabloon met de vier kwadranten gelabeld: Urgent, Minder Urgent, Terugkoppelen en nog af te handelen.

B. Maak de to-do lijst voor morgen voordat je het kantoor verlaat.

Verspil geen tijd! Maak voordat je het kantoor verlaat een to-do lijst van taken waar je je morgen op moet richten terwijl alles nog vers in je gedachten zit. De extra 5-10 minuten die je hieraan besteedt, zullen zich zeker terugbetalen wanneer je 's ochtends op kantoor komt, omdat je dan een goed idee hebt waar je aan toe bent. Dit zorgt ervoor dat je geen tijd verspilt omdat je weet wat topprioriteit heeft en waar je je als eerst op moet concentreren.

C. Visualiseer wat je ZULT bereiken

Wanneer je het kantoor binnenloopt, begin je dag met het einde in gedachten. Neem 5 minuten de tijd om na te denken over de resultaten die je vandaag wilt bereiken. Bedenk DAN welke taken je zullen helpen om dat te bereiken. Herzie op dit punt je takenlijst van de avond ervoor en zorg ervoor dat alle taken op de juiste plaats staan.

D. Netwerk, netwerk, netwerk!

We moeten allemaal netwerken, dat is waar, maar voor een directie assistent is dit nog belangrijker. Je moet verbonden zijn met de assistent van een ander bedrijf, voordat je baas beseft dat hij met die leidinggevende wil netwerken. En ja, er bestaat zoiets als het directie assistenten netwerk en daar wil je zeker de vruchten van plukken. Ga naar evenementen, word lid van virtuele groepen, en lees blogs van experts. Dit is niet alleen goed voor de carrière groei, maar het zal je ook helpen om je gesteund te voelen in deze uitdagende rol.

E. Een methode die voor jou werkt

Een van de belangrijkste sleutels tot succes, of je nu directie assistent bent of niet, is organisatie en focus. Met afleiding alom en nieuwe verantwoordelijkheden die uit de lucht komen vallen, is het geen wonder dat er tientallen verschillende productiviteit methoden bestaan. Het is een goed idee om te werken aan het vinden van de juiste methode voor jou.

Misschien maak je af en toe al gebruik van een bepaalde methode. Als dit het geval is, onderzoek dan hoe je er meer gedisciplineerd in kunt zijn. Het is geruststellend voor leidinggevenden om te zien dat een persoon die ze overwegen in dienst te nemen organisatie en productiviteit zo serieus neemt dat hij of zij zich aan een strikte methode houdt.

Vergelijk vervolgens jouw huidige methode met andere die er zijn en weeg de voors en tegens af om de best mogelijke methode of combinaties te vinden. De vier-kwadranten-methode voor het stellen van prioriteiten is bijvoorbeeld favoriet bij directieassistenten omdat die methode hen helpt de context rond de prioriteiten van hun baas te begrijpen en er tegelijkertijd voor zorgt dat er niets tussen de mazen van het net glipt.

Conclusie

Met alles wat je moet doen om je leidinggevende te ondersteunen, heb je misschien het gevoel dat je nauwelijks genoeg tijd hebt om adem te halen, laat staan om na te denken over je volgende carrière stappen. Het is echter belangrijk om je doelen voorop te stellen en ervoor te zorgen dat je doet wat je kunt om je carrière als interim directie assistent, freelance directie assistent of zzp directie assistent vooruit te helpen, of je nu er wel of niet klaar bent om op dit moment de stap te zetten.