Directie Secretaresse | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst
Kies uit ervaren en beschikbare Directie Secretaresses
- Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
- Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Directie Secretaresses.
- Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
- No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
- Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
- Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.
Wat is een directie secretaresse?
De directie van een bedrijf is verantwoordelijk voor de richting die gevolgd wordt en welke doelen er behaald moeten worden binnen een bepaalde tijdsperiode. Zogezegd wordt de directie gevormd door personen die binnen een organisatie de leiding hebben over bepaalde afdelingen of diensten en het bedrijf als geheel. Verschillende afdelingen kunnen een eigen directie hebben, maar er kan ook één leidende directie zijn.
Het is belangrijk dat de directie veel overleg pleegt over de huidige gang van zaken en wat er eventueel veranderd moet worden. Daarnaast is het van belang dat documenten op de juiste manier worden doorgevoerd en dat inkomend telefoonverkeer op de juiste manier afgehandeld wordt. Om dit te kunnen faciliteren, kan een directie secretaresse ingeschakeld worden.
Wat houdt dit beroep precies in, welke taken en verantwoordelijkheden komen erbij kijken en welke competenties en eigenschappen moet iemand in deze functie hebben?
1. Wat houdt het beroep directie secretaresse precies in?
De secretaresse van de directie houdt zich bezig met administratief, secretarieel werk en vormt één van de beste en hoogste functies binnen deze bedrijfstak. Je moet immers om kunnen gaan met veel verantwoordelijkheden en werkzaamheden die verder reiken dan de verantwoordelijkheden van reguliere administratief medewerkers en secretaresses.
Als secretaresse van de directie ben je het eerste aanspreekpunt van de directie of de directeur van een organisatie. Hierbij beheer je de agenda van deze persoon of personen en je verzorgt de dagelijkse planning. Ook dien je in deze positie de directie of het management te ondersteunen op telefonisch gebied en bij gesprekken of vergaderingen. Bij dit laatste moeten notulen gemaakt worden om op een later moment de inhoud van een vergadering in te kunnen zien.
Overigens is het ook belangrijk dat directie secretaresses afspraken helpen opzetten en organiseren. Daarnaast moeten evenementen die door de directie van een organisatie zijn geïnitieerd, verzorgd worden. Directie secretaresses moeten om kunnen gaan met vertrouwelijke informatie en belangrijke zakelijke klanten. Om deze reden worden er ook zwaardere eisen gesteld aan mensen in deze positie dan reguliere secretaresses.
2. Opleiding en voorkennis
Voor het zijn van secretaresse van de directie of een directeur is niet één vooropleiding beschikbaar. Er zijn mensen die een universitaire opleiding hebben genoten, maar veelal is iemand opgeleid tot management assistent of assistente in een bacheloropleiding aan een hogeschool.
Veel gevolgde opleidingen voor deze functie zijn bijvoorbeeld de bachelor commerciële communicatie, economie en recht (MER), management, office manager en secretariaat talen. Daarnaast is het nog mogelijk om na een MBO opleiding door te stromen in deze functie of wanneer je al veel ervaring hebt opgedaan als secretaresse binnen een bedrijf.
3. Verschil met een directiesecretaris
Er is geen mannelijke benaming voor directie secretaresse. Men denkt wellicht aan directiesecretaris, maar dit betreft een heel andere functie. Een persoon met deze functie moet namelijk voor verbinding zorgen in een organisatie en richt zich op communicatie en het volgen van een strategie. Hij of zij ondersteunt de directeur en de directie bij het halen van opgestelde doelen uit het ondernemingsplan. Daarnaast dient hij of zij aanvullende plannen in het oog te houden en te monitoren op de lange termijn.
4. Tijdelijk dienstverband
Veel bedrijven kiezen er ook voor om een interim directie secretaresse in te huren, bijvoorbeeld via een detacheringsbureau, waardoor tijdelijke capaciteit vervuld wordt. Een andere vorm van een tijdelijk dienstverband is werken als freelance directie secretaresse of zzp directie secretaresse. Op deze manier kun je veel ervaring opdoen bij verschillende bedrijven, waarnaast bedrijven niet vastzitten aan een vaste kracht.
5. Welke taken en werkzaamheden voert een directie secretaresse allemaal uit?
In de ondersteuning van een directeur of een directie binnen een bedrijf voert een directie secretaresse een aantal cruciale taken uit. Het is immers de steun en toeverlaat van de directie en moet al de afspraken hiervoor regelen. Ook de planning moet in de gaten gehouden worden en hij of zij moet als strenge portier op kunnen treden voor wat wel en niet van belang is voor de directie om naar te kijken. Zogezegd oefenen directie secretaresses best veel invloed uit binnen een organisatie.
1. Afspraken regelen en planningen maken
Allereerst beheert iemand in deze functie de agenda van de directie en/of de directeur. Dit is niet eenvoudig, aangezien de directie met alle onderdelen van een bedrijf of afdeling in verbinding staat, welke allemaal zaken communiceren naar de directie. Zodoende is het aantal afspraken vaak groter dan de beschikbare tijd, waardoor directie secretaresses prioriteiten moeten kunnen stellen. Zo moet je kunnen inschatten wat wel en niet dringend is.
Doordat afspraken van de directie bijgehouden worden, weten directie secretaresses precies wat er speelt en wanneer bijvoorbeeld presentaties of vergaderingen worden gehouden. Hier moet ook rekening mee gehouden worden tijdens het plannen van andere afspraken. Voordat een directeur een belangrijke presentatie moet houden, kun je de agenda bijvoorbeeld niet vol plannen, aangezien hij of zij zich moet kunnen voorbereiden. Tevens zorg je ervoor dat wat er van anderen nodig is, op tijd wordt aangeleverd.
2. Vergaderingen begeleiden en notulen maken
Op logistiek gebied regelt en begeleidt een directie secretaresse vergaderingen. Denk hierbij aan wanneer het moet plaatsvinden, wat de inhoud van de vergadering gaat zijn en welke stukken gelezen moeten worden voor de opening van de vergadering. Ook is het belangrijk dat wat er aangeleverd moet worden van buiten de directie, op tijd in handen van de directie is. Dit is een tijdrovende bezigheid door de grote hoeveelheid vergaderingen die doorgaans binnen bedrijven gehouden worden.
Overigens is niet alleen de voorbereiding essentieel, de afspraken die tijdens een vergadering worden gemaakt, zijn bepalend voor de toekomst van een onderneming. Zodoende moeten notulen gemaakt worden van het overleg en de daarbij gemaakte afspraken. Het is hiervoor belangrijk dat je weet wat er speelt binnen een bedrijf, waardoor bepaalde zaken goed in context kunnen worden geplaatst.
3. Zakelijke correspondentie verzorgen
Een derde taak is het verzorgen van de zakelijke correspondentie van de directie. Je moet met een aantal zinnen van een directeur verslag kunnen uitbrengen naar zakelijke connecties en maakt correcte, leesbare en volledige brieven hiervan. Het kan zijn dat je hierbij in andere talen moet corresponderen, zoals in het Engels. Veel van deze correspondenties worden door directie secretaresses zelfstandig afgehandeld.
4. Communiceren met andere afdelingen
Wat de directie inbrengt in een bedrijf is uiterst belangrijk en andersom is het ook belangrijk dat de directie voldoende input krijgt van andere afdelingen. Secretaresses van de directie zorgen ervoor dat de stroom aan communicatie en informatie goed verloopt. Zo is het belangrijk dat iemand in deze positie veel contacten heeft binnen de organisatie en iedereen goed weet te vinden.
5. Het archief verzorgen
Tot slot moet er een goed georganiseerd archief worden opgesteld, waarin belangrijke brieven, contracten en documenten zijn opgeslagen. Zo moeten ze makkelijk terug te vinden zijn door jou en anderen. Door een overzichtelijk documentatiesysteem gaan belangrijke zaken niet verloren in een berg papier.
6. Wat zijn belangrijke eigenschappen van een ervaren directie secretaresse?
Om deze functie goed te kunnen vervullen, zijn een aantal eigenschappen essentieel:
- Groot aanpassingsvermogen. Het is belangrijk dat een secretaresse zich kan aanpassen aan de omgeving. Er kunnen zich onverwachte plannen voordoen, waar hij of zij dan goed op moet kunnen inspelen en noodplannen voor moet kunnen maken. Ook kan het zijn dat er plotseling grote veranderingen binnen een bedrijf voorkomen, waar op ingespeeld moet worden en waar de directie over bericht moet worden.
- Accuraat. Een tweede belangrijke competentie is accuratesse, waarbij je adequaat en snel moet kunnen werken, maar tegelijkertijd ook de juistheid van je werk moet kunnen garanderen. Het gaat immers om belangrijke afspraken met invloed op de hele organisatie die goed moeten worden genoteerd en doorgegeven.
- Assertief. Binnen deze eigenschap dienen directie secretaresses goed om te kunnen gaan met andere mensen binnen een organisatie. Ze moeten goed om kunnen gaan met mensen in sociale situaties en moeten hierbij goed contacten kunnen onderhouden, waarbij de algemene communicatie wordt gestimuleerd.
- Goed kunnen delegeren. Het delegeren van taken aan anderen binnen de organisatie is belangrijk om het overzicht te bewaren. Ook kun je niet alles zelf doen en moeten andere afdelingen en managers taken op zich nemen.
- Flexibel. Flexibiliteit is vereist, omdat plannen zomaar omgegooid kunnen worden en omdat er snel veranderingen kunnen optreden. Hier moeten directie secretaresses rekening mee kunnen houden.
- Loyaal. Iemand in deze positie moet loyaal zijn naar zijn of haar directie of directeur en vertrouwelijke informatie geheim kunnen houden.
- Perfectionistisch. Tot slot komt een beetje perfectionisme van pas om de accuraatheid van het werk te waarborgen, waarbij je ervoor zorgt dat alles rondom de directie optimaal verloopt.
Stel je voor: je bent een Directie Secretaresse en je zit in je kantoor, omringd door stapels papierwerk en een strakke planning voor de dag. Als Directie Secretaresse ben jij de rechterhand van de directeur en zorg je voor een soepele werking van de directie. Van het plannen van vergaderingen tot het beheren van belangrijke documenten, het is jouw taak om alles op rolletjes te laten lopen.
Je begint je dag met het sorteren van de e-mails van de directeur. Je gaat door tientallen e-mails om te controleren of alles op de juiste plek terechtkomt. Sommige e-mails zijn dringend, terwijl andere minder belangrijk zijn. Je prioriteert de e-mails op basis van hun belangrijkheid en zorgt ervoor dat ze zo snel mogelijk worden beantwoord.
Daarna duik je in de planning van de directeur. Je hebt een volle agenda voor de dag en je moet ervoor zorgen dat de directeur op tijd op elke afspraak verschijnt. Je zorgt voor alle details, van de locatie tot de reistijd en zorgt dat alles soepel verloopt.
Je hebt ook veel contact met andere afdelingen in het bedrijf. Je ondersteunt HR bij het werven van nieuwe medewerkers en zorgt ervoor dat het onboardingproces soepel verloopt. Je werkt samen met de financiële afdeling bij het beheren van de boekhouding en het maken van financiële rapporten. En je helpt bij het plannen van evenementen en vergaderingen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
Tijdens de vergaderingen zorg je voor de notulen en zorg je ervoor dat de belangrijkste punten en beslissingen correct worden vastgelegd. Je helpt de directeur bij het nemen van belangrijke beslissingen en zorgt ervoor dat alle actiepunten worden opgevolgd.
Als Directie Secretaresse moet je in staat zijn om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren. Je moet ook een sterke communicator zijn, zowel schriftelijk als mondeling, en in staat zijn om efficiënt te werken onder druk. Met jouw vermogen om taken te organiseren, te prioriteren en op te volgen, ben je een onmisbaar onderdeel van het bedrijf.
Na een lange dag zit je nog even na om de volgende dag te plannen en ervoor te zorgen dat alles klaar is voor de directeur. Je zorgt ervoor dat de vergaderruimtes zijn geboekt en dat alle documenten klaarliggen. Je sluit je computer af en neemt nog een laatste blik in je kantoor. Ondanks de hectische dag, weet je dat je veel hebt bereikt en een waardevolle bijdrage hebt geleverd aan het succes van het bedrijf.
Als Directie Secretaresse ben jij de rechterhand van de directeur en zorg je voor een soepele werking van de directie. Het is een belangrijke en veeleisende rol, maar jij weet dat je het aankan en je levert elke dag weer een waardevolle bijdrage aan het succes van het bedrijf.
Je weet dat jouw rol meer is dan alleen een planner of assistent. Je bent vertrouwenspersoon en adviseur van de directeur, en je begrijpt de bedrijfsvisie en -doelen beter dan wie dan ook. Door je toewijding en organisatorische vaardigheden zorg je ervoor dat de directeur zich volledig kan concentreren op de belangrijkste taken en dat het bedrijf effectief kan functioneren.
Je hebt ook een belangrijke rol bij het onderhouden van de bedrijfscultuur en het bevorderen van teamwork en samenwerking. Je zorgt voor een warm welkom voor bezoekers en nieuwe medewerkers en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt.
Je weet dat jouw rol van vitaal belang is voor het succes van het bedrijf en dat je een echte impact maakt. Het geeft je voldoening om te weten dat je hebt bijgedragen aan de groei van het bedrijf en het succes van de directie.