Directiesecretaresse regio Nieuwegein VACATURE
Wij zijn z.s.m. op zoek naar een interim / freelance / zzp Directiesecretaresse regio Nieuwegein voor 24 - 40 uur per week vanaf 1 juni 2023 voor een nog onbekende periode. Opleidingsniveau: MBO+. Start opdracht: rond 1 juni 2023 en in overleg. Reageren vóór 16 mei 2023 door een email te sturen aan info@bureauadinterim.nl o.v.v. de vacaturenaam.
Mocht deze vacature in bepaalde opzichten (functie-eisen, aantal uur, mogelijke startdatum) niet aansluiten bij jouw wensen en mogelijkheden, en ben je ervan overtuigd dat je wel een goede kandidaat bent, dan nodigen wij je uit om wel te solliciteren en jouw aandachtspunten daarbij kenbaar te maken.
Gedurende de publicatietermijn is een uitnodiging voor een gesprek al mogelijk. Werkzaamheden op locatie.
Voor onze opdrachtgever (vastgoedsector) zijn wij op zoek naar een directiesecretaresse. De directiesecretaresse geeft ondersteuning aan het managementteam. De ondersteunende werkzaamheden bestaan o.a. uit:
- Agendabeheer en plannen complexe afspraken
- Ontvangen van bezoekers en verzorgen van koffie/thee/lunch
- Behandeling in- en uitgaande post
- Behandeling vertrouwelijke post/informatie
- Verzorgen correspondentie (zowel zelfstandig als controle van spelling en stijl aangeleverde tekst)
- Verwerking gegevens t.b.v. jaarlijkse beleidsnota
- Bewaken acties MT en regiodirecteur
- Contactpersoon tussen de organisatie en de centrale ICT afdeling
- Organiseren van evenementen
- Gastvrouw bij de beurs
- (Mede) opstellen, versturen en op de website plaatsen van persberichten
- Contactpersoon voor concerncommunicatie
- Facilitaire zaken (aanspreekpunt voor dagelijkse gang van zaken op kantoor, huishoudelijke zaken, inrichting etc.)
- Personeelszaken (i.s.m. de adjunct directeur financiën)
- Verzorgen van het (digitale) archief
De directiesecretaresse is hoofd van het secretariaat/receptie en valt functioneel onder de adjunct directeur financiën. De leidinggevende werkzaamheden bestaan uit:
- Dagelijkse leiding aan het secretariaat/receptie, 2 medewerkers
- Toezien op de juiste uitvoering van de taken van het secretariaat/receptie
- Een goede werkverdeling tussen de secretaresses
- Bewaking van de kwaliteit van het secretariële werk
- Erop toezien dat de secretaresses hun taken uitvoeren
- Zorgdragen dat er binnen het bedrijf reële verwachtingen zijn over wat het secretariaat hun wel en niet kan bieden
Gezien de omvang van het secretariaat wordt van de directiesecretaresse verwacht dat zij het secretariaat/receptie ondersteunt bij afwezigheid van één van de secretaresses en tijdens grote drukte. De medewerkers van het secretariaat/receptie ondersteunen de directiesecretaresse desgevraagd bij facilitaire zaken.
Functie eisen
Het opleidingsniveau is op minimaal MBO+ niveau of relevante ervaring op HBO denkniveau, maar bij voorkeur Schoevers of HBO. Essentieel is dat de directiesecretaresse beschikt over een meer dan uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
De directiesecretaresse wordt verondersteld om over de benodigde vaktechnische competenties, op basis van haar genoten opleiding, te beschikken waaronder:
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Kennis van en ervaring met Microsoft Office waaronder Teams, Word, Excel en Outlook
Goede (mondelinge en schriftelijke) communicatieve vaardigheden.
Gewenste competenties
- Mondelinge presentatie en uitdrukkingsvaardigheid
- Sociabiliteit
- Organiseren
- Plannen
- Voortgangscontrole
- Groepsgericht leiderschap
- Sensitiviteit
Verder is de directiesecretaresse betrouwbaar, stressbestendig, klantgericht, integer, flexibel, accuraat, kan zij de juiste prioriteiten stellen en heeft zij gevoel voor interne en externe verhoudingen.
Meer informatie verstrekken we bij interesse.
Meer informatie over / reageren op deze uitdagende opdracht?
Stuur een email aan info@bureauadinterim.nl (o.v.v. vacaturenummer 67104)