Executive Assistant | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Executive Assistants:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Executive Assistants
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

De 7 Top Vaardigheden van een Executive Assistant

Poortwachter. Bewaker. Doelpuntenmaker. Verkeersagent.

Als Executive Assistant ook wel EA genoemd, zul je vast meer dan eens één van de bovenstaande labels opgeplakt gekregen hebben. Nogal frustrerend eigenlijk. Natuurlijk zit er wel kern van waarheid in, maar toch is deze beschrijving niet accuraat als je kijkt naar de waarde die je levert. Misschien zou een meer accurate beschrijving zoiets zijn als dit: Strategische partner. Discreet vertrouwenspersoon. Professionele probleemoplosser.

Denk hier eens over na - een explosie van organisatorische tools, apps voor notities, communicatieplatforms en agenda-oplossingen betekent dat de meeste leidinggevenden eigenlijk alles zelf zouden kunnen doen. Moderne werkgevers hebben dus minder administratieve ondersteuning nodig dan in het verleden de norm was.

En toch zijn Executive Assistants nu veel waardevoller dan ze in de afgelopen decennia waren. Hoe is dit mogelijk? Simpel. De EA functie heeft de transformatie ondergaan van een ondersteunende rol naar een meer strategische rol. De werkgevers van vandaag leunen niet alleen voor administratieve hulp op hun assistenten, maar eerder voor:

• Strategisch advies
• Technische expertise
• Kritische analyse

Van EA's wordt tegenwoordig verwacht dat ze klaar staan voor het aanpakken van uiteenlopende zaken als projectbeheer, evenementenplanning, interne communicatie en het bepalen van SMART-doelstellingen, zodat het allemaal ook echt gedaan wordt.
Een dergelijke veeleisende functie vereist vaardigheden op expert-niveau. Mocht je jouw EA loopbaan willen gebruiken als springplank naar je echte droombaan, dan zijn dit de top vaardigheden die jouw bazen zullen verbazen en jouw team versteld doen staan.

1. De best bewaarde geheimen kennen

Heb jij ook opgemerkt dat EA's altijd een antwoord lijken te hebben voor elke vraag, een oplossing voor elk probleem, en een hulpbron zijn voor alles wat daartussenin zit? Nou, dit is het geheim: Het is geen illusie dat EA's een heleboel trucs achter de hand hebben, die hebben ze ook echt.

Veel EA's hebben een "klein zwart boekje" (tegenwoordig een Word- of Excel bestand) met een lijst van handige hulpmiddelen, opleidingsprogramma's, diensten, links en contacten. (Deze slimme EA's weten dat ze tijdens hun carrière waarschijnlijk bijna elke noemenswaardige uitdaging zouden tegenkomen en hebben een manier bedacht om elk potentieel nuttig hulpmiddel te onthouden).

2. Onberispelijke organisatorische vaardigheden

Dit spreekt misschien voor zich, maar organiseren is een must voor de Executive Assistant. De EA functie is een flexibele en snel veranderende rol, dus kostbare seconden te verspillen aan chaotische situaties is ongeoorloofd. Een goede EA ontwikkelt organisatorische systemen en verbetert rommelige oude processen. Als je organisatie vaardigheden wel wat verbetering kunnen gebruiken, raden wij je aan deze meteen onder de loep te nemen.

3. Meedogenloos prioriteiten stellen

Hoewel we met zekerheid kunnen stellen dat dit etiket een over simplificatie is, is het op één fundamenteel punt waar - super efficiënte EA's helpen hun werkgevers om afleidingen te beperken en zich alleen te richten op de meest dringende kwesties en handelingen die de hoogste prioriteit genieten. Eenvoudiger gezegd: EA's moeten hun bazen helpen prioriteiten te stellen, en ze moeten daarin absoluut meedogenloos zijn.

Het vergt gezond verstand van jouw kant om uit te zoeken wat aandacht verdient en wat je een halt moet toeroepen. Maar dit doe je uiteraard niet alleen. Prioriteiten stellen is iets dat je in samenwerking met je werkgever aan werkt en het is zeker iets waar jullie beiden na verloop van tijd beter in zullen worden. Er zijn zelfs gratis EA-tools, die je kunnen helpen jouw taken op prioriteit in te delen en een duidelijk overzicht te krijgen van waar je in een bepaalde week je tijd aan hebt besteed.

De belangrijkste stap is eenduidigheid te bereiken ten aanzien van de grote doelen. Simpel gezegd, kan men geen prioriteiten stellen zonder kristalheldere doelstellingen om daarbij te helpen.

4. Kalm blijven onder druk

Laten we er geen doekjes om winden: leidinggevenden kunnen bazig en veeleisend zijn. De meeste leidinggevenden staan onder enorme druk, en dit wordt vaak doorgegeven aan jou. Het zal niet elke dag op een brandoefening lijken, maar het is essentieel dat je kunt functioneren in stressvolle situaties die ongetwijfeld op je pad zullen komen.

5. Communicatie op Expert niveau (en een voorliefde voor duidelijke taal)

Om dezelfde redenen zijn communicatieve vaardigheden een belangrijk onderdeel van de EA rol. Een Executive Assistant is als een woordvoerder voor hun leidinggevende. In de meeste situaties worden jouw woorden geïnterpreteerd alsof ze rechtstreeks van de baas komen, dus zijn gepolijste e-mails en de juiste telefoonetiquette een must. Je moet ook in staat zijn om strategie duidelijk en accuraat over te brengen, en zo nu en dan overtuigend te zijn.

Veel EA's vervullen ook de facto een interne communicatierol en stellen namen hun werkgever vaak interne e-mails op. Deze e-mails kunnen hele departementen bereiken - zelfs het hele bedrijf - dus uitstekende schrijfvaardigheden zijn een grote troef. Daarnaast is communicatie van fundamenteel belang. De meeste van de in dit artikel genoemde vaardigheden zijn onmogelijk zonder het beheersen van goede communicatie vaardigheden. En nu we het over communicatie hebben: een goede EA weet dat heldere en duidelijke gesprekken de voorkeur hebben.

6. Strategisch Multi-Tasking

Ja, we weten het allemaal, multitasking is een mythe. Ons verstand is gewoon niet gemaakt om meer dan één ingewikkelde taak tegelijk uit te voeren.

Maar, zoals we keer op keer van Executive Assistants hebben gehoord, een zekere mate van multitasking is essentieel voor de functie. De truc is om simpele handelingen zoals het beantwoorden van e-mails of het boeken van reizen te combineren. Als je toch in de wacht staat kun je net zo goed even snel wat archiveren of gegevens invoeren. Geef prioriteit aan je focus-intensieve taken en werk ze één voor één af. Maar als het kan, koppel dan de simpele activiteiten aan elkaar om meer tijd te winnen.

Wat kun je nog meer doen om je tijd te maximaliseren? Concentreer je. Nadat je de taken op een rijtje hebt gezet, geef ze 100% van je aandacht, zelfs als je gedachten afdwalen naar alle ‘to dos’ die je daarna nog moet aanpakken. Veel taakbeheerders zweren bij de Pomodoro-techniek om hun to-do-lijstjes af te werken. Daarbij kies je gewoon een taak, zet een timer voor ongeveer 25 minuten, en concentreert je alleen daarop totdat de tijd voorbij is. Neem vervolgens een pauze en herhaal dit proces. Deze eenvoudige methode maakt gerichte aandacht toegankelijker.

7. Analytische vaardigheden

In de inleiding vermeldden we dat EA-rollen steeds strategischer worden. Ga mee met de veranderende verwachtingen, en vergroot je vermogen om strategisch te redeneren door analytische vaardigheden te ontwikkelen.

Je kunt een sterke analytische skills in elke situatie inzetten, van het afhandelen van lastige sociale scenario's tot het nemen van verreikende beslissingen over het bedrijfsbudget. Deze vaardigheden veranderen solide werknemers in onvervangbare kritische denkers die alle antwoorden lijken te hebben.

Visualiseer je hypothetische acties en breid je denkvaardigheden uit door in gedachten te experimenten. Als een situatie zich vervolgens in het echt voordoet, ben je er klaar voor met je aangescherpt gevoel van redeneren.

Evalueer de wereld vanuit een logische lens. Wanneer je een uitspraak hoort of een nieuwtje leest, bedenk dan of die bewezen kan worden of niet. Dit helpt bij het nemen van strategische beslissingen, en het traint je om ideeën aan te vullen met argumenten.

Trek de cijfers in twijfel. Statistieken zijn slechts een weergave van hun verzamelmethoden. Aangezien veel leidinggevenden cijfers gebruiken om beslissingen te onderbouwen, is het belangrijk dat EA's weten hoe ze deze bronnen op de proef kunnen stellen. Als een recent onderzoeksrapport bijvoorbeeld suggereert dat de meeste werknemers het fijn zouden vinden als ze gratis koffie krijgen, kun je vragen naar de steekproefgrootte. De cijfers komen misschien veelzeggend over, maar als slechts 50 mensen van een 600-koppig bedrijf de enquête hebben ingevuld, dan zijn de resultaten misschien toch niet overtuigend genoeg.

Klaar om aan de slag te gaan als interim Executive Assistant?

Onthoud dat leidinggevenden graag nieuwe ideeën van je verwachten of je reactie op voorstellen willen peilen. Maar dit kan alleen als je zelf trouw blijft aan je werkelijke standpunt. Jouw baas baas wil geen jaknikker. Hij/zij wil graag weten wat je echt denkt, dus wees authentiek. Leidinggevenden kunnen vaak op een roze wolk of in een luchtbel zitten. Het is jouw taak als zzp Executive Assistant of interim Executive Assistant om hen van tijd tot tijd terug te roepen naar de realiteit.