Facilitair manager | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Facilitair managers:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Facilitair managers
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Taken en verantwoordelijkheden van een Facilitair manager

De taken en verantwoordelijkheden van een Facilitair manager kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Facilitair managers, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Productie, machine en proces ontmanteling, vernieuwing, uitbreiding, bedrijfstelling en oplevering;
• Verbouw, renovatie en groot onderhoud aan gebouwen en installaties;
• Plan van Aanpak en investeringsbudgetten, leiden van projectteams, (activiteit, tijd, uitvoeringsplan);
• Inkoop- en aanbesteding. (organisatie, controle en beheer van financieel en technisch management);
• Preventief en correctief onderhoudmanagement t.b.v. vastgoed, productie en techniek;
• Facility en Property management, QHSE, PGS 15/29, Onderhoud- en Kwaliteitmanagement;
• Asset en Operationeel Management, (facilities, Productie, techniek, opleiding en instructie);
• Sparring partner Productie en TD management t.a.v. organisatie, projecten, inkoop en techniek;
• Initiëren en doorvoeren van wijzigingen aan alle assets binnen gebouwen, terreinen en utiliteiten (vastgoed, kantoren, productie- en procesomgevingen, cleanrooms en laboratoria, opslag en logistiek);
• Opzetten, initiëren, onderbouwen en uitvoeren van (verbeter- en verander) projecten;
• Coördinatie asbest inventarisatie, ontmantel en sanering trajecten;
• Locatie, productie en proces ontmanteling en vernieuwing, bedrijfstelling, oplevering en overdracht;
• Opzetten van preventief en correctief onderhoudmanagement t.b.v. vastgoed en productie;
• Asset en Operationeel management;
• Inventarisatie, beoordeling en advies van- en aan de organisatie op functionaliteit en efficiëntie.

1. Wat is een facilitair manager?

Bedrijven organiseren allerlei activiteiten om voor verkopen van diensten of producten te zorgen en zo een omzet te genereren voor een organisatie. De activiteiten die worden ondernomen kunnen van een verschillende aard zijn, waarnaast ze verschillende doelen kunnen nastreven. Deze activiteiten worden vanuit de hele organisatie gestimuleerd en daarom is een overzicht hierover essentieel.

Zodoende kan een facilitair manager ingeschakeld worden, wat iemand is die ondersteuning biedt bij de activiteiten die door een bedrijf worden georganiseerd. In deze rol moeten activiteiten binnen een organisatie bevorderd worden door het bieden van ondersteuning aan andere afdelingen.

Wat houdt dit beroep precies in, welke taken en werkzaamheden behoren tot de functiebeschrijving en welke competenties moet een ervaren facilitair manager bezitten?

2. Wat houdt het beroep van een facilitair manager precies in?

Een facilitair manager wordt ook wel een facility manager genoemd en ondersteunt of faciliteert activiteiten binnen een organisatie. Zo wordt er ondersteuning geboden bij de uitvoering van ondernemingsactiviteiten. Dit gebeurt zowel op strategisch niveau, waarbij de focus ligt op het behalen van de doelstellingen van het bedrijf, als op praktisch niveau, wat zich richt op de daadwerkelijke uitvoering van activiteiten.

Een facility manager zorgt er samen met een afdeling voor dat activiteiten bevorderd worden door ondersteuning te bieden aan andere afdelingen binnen een onderneming. In de eerste plaats dienen facility managers de werknemers van een bedrijf, aangezien ze veel moeten samenwerken met andere werknemers binnen het bedrijf om te zorgen voor een soepele uitvoering van activiteiten. Als hoofddoel heeft iemand in deze positie het zo veel mogelijk vergemakkelijken van het werk van alle werknemers.

Veel verschillende afdelingen en secties van een bedrijf vallen onder de focus van het facilitair management. Voorbeelden van betrokken afdelingen zijn:

• Bedrijfshulpverlening;
• Beveiliging;
• Catering;
• Groenvoorziening;
• Huisvesting;
• ICT;
• Inkoop;
  Kantoorinventaris;
• Logistiek;
• Postkamer;
• Receptie;
  Schoonmaak;
• Service.

3. Rollen

Facilitair managers vervullen een aantal rollen binnen een organisatie, zoals het zijn van een makelaar, aangezien zij bemiddelen tussen de organisatie en de verkoper. Je krijgt bijvoorbeeld te maken met aanbestedingstrajecten en koop- of huurcontracten. Daarnaast treden facility managers op als ondernemers, waarbij ze bouwen aan de afdeling zodat deze de diensten kan leveren waar een markt om vraagt. De interne en externe klanten moeten begrepen worden.

Als strategen ontwikkelen facilitair managers een visie binnen een bedrijf gebaseerd op de kennis van allerlei ontwikkelingen. Op basis hiervan kan een plan gemaakt worden, waarnaast de gevolgen van veranderingen geanalyseerd worden. Een facility manager is ook een organisator, aangezien hij of zij veelal evenementen moeten organiseren, en een oppasser, doordat hij of zij doorlopend aanwezig is en in noodgevallen bereikbaar moet zijn.

4. Werkveld

Facilitair managers werken bij de facilitaire afdeling van diverse bedrijven. Zo kunnen ze aan de slag bij vastgoedbedrijven, waar ze zich richten op het verhuren van leegstaande kantoren. Tevens is het bank- en verzekeringswezen een veel voorkomende werkplek voor facilitair managers. Immers hebben veel banken filialen verspreid over het hele land, waardoor er veel facilitaire organisatie bij komt kijken.

Een andere aantrekkelijke werkplek is bij zorginstellingen, waar veel activiteiten ondernomen worden en veel geregeld moet worden. Zogezegd zijn er veel facilitaire taken binnen zorginstellingen, zoals het leveren van goed eten en goede bedden. Er zijn ook speciale facilitair management organisaties die zich geheel op deze taken richten.

Het is ook mogelijk om aan de slag te gaan bij een catering- of schoonmaakbedrijf. In dit geval draag je verantwoordelijkheid voor meerdere gebouwen binnen een bepaalde regio. Hier controleer je of de activiteiten goed worden uitgevoerd en of de gemaakte afspraken nagekomen worden.

5. Tijdelijk werkverband

Er zijn veel mogelijkheden om in een vast werkverband aan de slag te gaan als facility manager, maar je kunt ook als interim facilitair manager gaan werken. Hierbij vervul je tijdelijke capaciteit binnen een bedrijf, net zoals een freelance facilitair manager en een zzp facilitair manager.

6. Welke taken en verantwoordelijkheden heeft een facilitair manager?

Om activiteiten binnen een organisatie te kunnen ondersteunen, voert een facilitair manager een aantal cruciale taken uit.

1. Contacten met externe leveranciers onderhouden

Allereerst is het belangrijk dat het gebouw onderhouden wordt, waarbij sommige onderhoudstaken behoren tot de verantwoordelijkheid van de verhuurder. Facilitair managers dienen hierbij aan de bel te trekken indien dit nodig wordt geacht. Aankopen staan centraal bij grote bedrijven, zoals leasecontracten, en in dit geval moet jij de behoeften en financiële mogelijkheden van een situatie inventariseren. Op basis van deze inventarisatie kunnen offertes aangevraagd worden bij kandidaat-leveranciers.

2. Elke werknemer ondersteunen

Iedere medewerker van de organisatie moet daarnaast optimaal zijn of haar werk uit kunnen voeren in een goed onderhouden pand. Ze moeten geen problemen ervaren bij het parkeren van hun auto en het lunchen in de middag. Werknemers kunnen hierbij ook aangeven dat bepaalde zaken beter geregeld kunnen worden, zoals het verzoek voor nieuwe kantoormeubelen. In dit geval beoordeel jij de noodzaak. Het kan overigens ook zo zijn dat zeer eenvoudige verzoeken niet bij jou, maar bij de conciërge onder jou terechtkomen en hier afgehandeld worden.

3. Gebouwen inrichten

Vervolgens moeten facilitair managers nadenken over hoe bedrijfspanden op een efficiëntere manier ingericht kunnen worden. Zo dien je te adviseren over de inrichting van werkplekken en interne verhuizingen. Een voorbeeld is het verbouwen van de keuken in een kantoor. Als facility manager ben je in het bezit van het bouwplan en hierdoor kun je beoordelen hoe de verbouwing vormgegeven moet worden. Ook buig je je over het uitbreiden van afdelingen en ga je op zoek naar een passende ruimte voor deze uitbreidingen. Indien er een pand verkocht of verhuurd wordt, ben je betrokken bij het gehele traject.

4. Leiding geven

Als facilitair manager ben je het hoofd van diverse afdelingen, waaronder de beveiliging, catering, schoonmaak en het parkeerbeheer. Je geeft leiding aan teams door rollen en taken te verdelen en begeleiding aan te bieden. Tevens voer je in deze rol beoordelings- en functioneringsgesprekken met werknemers. Onder het geven van leiding valt ook het maken van planningen, het organiseren van activiteiten en het controleren van de werkzaamheden.

5. Strategisch meedenken

Tot slot is het belangrijk dat facilitair managers meedenken over processen rondom de bedrijfsstrategie. Je moet zodoende nadenken over hoe je kan bijdragen aan het realiseren van opgestelde doelen en het optimaliseren van interne processen. Er moet nagedacht worden over eventuele reorganisaties en het opzetten van een facilitair coördinatiecentrum om alle informatie, klachten, storingen en wensen op één centraal punt samen te laten komen. Een facility manager is hierbij degene die het centrum opzet en eventueel aanpassingen aanbrengt.

Samengevat dienen facilitair managers de volgende taken uit te voeren binnen hun functie:

• Facilitaire producten en diensten creëren en initiëren.
• Beleids-, juridische en/of financiële kwesties analyseren.
• Visies met betrekking tot trends en ontwikkelingen ontwikkelen.
• Veranderingsprocessen implementeren en vervolgens evalueren.
• Human Resource Management toepassen en samenwerken met de HR-manager.
• Een aanspreekpunt vormen voor allerlei facilitaire situaties.
  De directie of directeur adviseren over facilitair management.
• DVO's (DienstVerleningsOvereenkomsten) en SLA's (Service Level Agreements) beheren.
• De inrichting van gebouwen aanpassen en verzorgen.
• Contacten met externe partijen onderhouden.
• Aan een facilitair team leiding geven.

7. Welke eigenschappen moeten ervaren facilitair managers hebben?

Facilitair managers moeten beschikken over een aantal cruciale eigenschappen. Ten eerste moeten zij goed kunnen organiseren en plannen. Een facility manager moet in staat zijn om diverse processen zo te organiseren dat het primaire proces van een organisatie er niet onder lijdt. Tevens hebben mensen in deze positie met allerlei zaken tegelijkertijd te maken, waardoor het essentieel is dat je hoofd- en bijzaken kan onderscheiden.

Daarnaast moeten facilitair managers commercieel en financieel inzicht hebben, waarbij ze zorgen voor een goede prijs-kwaliteitsverhouding. Als onderhandelaar moeten zij leveranciers niet het kaas van het brood laten eten. Dit vergt ook opmerkzaamheid, aangezien je goed op de hoogte moet zijn van de situatie. Nieuwe dingen moeten opgemerkt worden, zodat tijdig actie ondernomen kan worden.

Facilitair managers zijn ook gedisciplineerd, waarbij ze veelal met heel veel zaken tegelijkertijd bezig zijn. Je bent bijvoorbeeld verantwoordelijk voor een goed verloop van gesprekken met leveranciers, een interne verhuizing en afspraken met de conciërge van een gebouw. Dit vereist veel discipline om te voorkomen dat bepaalde zaken meer aandacht krijgen dan andere.

Een andere belangrijke competentie is dienstbaarheid, oftewel je moet het leuk vinden om andere mensen te dienen. Je krijgt zelf waarschijnlijk ook veel complimenten over je werk, maar je hoort het vaker als zaken niet goed gaan.