Facility Manager | Freelance | Interim | ZZP
Kies uit zeer ervaren en beschikbare Facility Managers:
- Dit op interim, freelance of ZZP basis
- Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Facility Managers
- Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
- No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
- Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
- Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.
Facility managers zijn verantwoordelijk voor de beveiliging, het onderhoud en de dienstverlening om ervoor te zorgen dat deze voldoen aan de behoeften van de organisatie en haar medewerkers.
Taken en verantwoordelijkheden van een Facility Manager
De taken en verantwoordelijkheden van een Facility Manager kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Facility Managers, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:
- Plannen en coördineren;
- Beheren en onderhouden van apparatuur en benodigdheden om te voldoen aan gezondheids- en veiligheidsnormen;
- Inspecteren van de constructies van gebouwen om te bepalen of er reparaties of renovaties nodig zijn;
- Verbruik van nutsvoorzieningen beoordelen en kijken naar mogelijkheden om de kosten te reduceren;
- Toezicht houden op al het facilitair personeel (beheerders, technici, terreinbeheerders etc.) en externe aannemers;
- Controle activiteiten zoals toewijzing van parkeerplaatsen, afvalverwijdering, gebouwbeveiliging enz.
- Bijhouden van financiële en niet-financiële gegevens;
- Uitvoeren van analyses en prognoses uit;
- Toezicht houden op en sluiten van contracten met leveranciers voor diensten zoals beveiliging, parkeren, schoonmaak, catering, techniek, etc.;
- Het begeleiden van multidisciplinaire teams van personeel inclusief schoonmaak, onderhoud, terreinen en beveiliging
- Ervoor zorgen dat basisvoorzieningen, zoals water en verwarming, goed worden onderhouden;
- Budgetten beheren en kosteneffectiviteit waarborgen;
- Ervoor zorgen dat faciliteiten voldoen aan overheidsvoorschriften en milieu-, gezondheids- en veiligheidsnormen;
- Het adviseren van de organisatie over het verhogen van de energie-efficiëntie en kosteneffectiviteit;
- Het begeleiden van bouwprojecten, renovaties of verbouwingen;
- Opstellen van rapporten en het doen van schriftelijke aanbevelingen.
Vaardigheden van een Facility Manager
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
- Uitstekende organisatorische en leiderschapsvaardigheden
- Goed analytisch / kritisch denkvermogen
De Facility Manager: 7 wetenswaardigheden over de organisator op facilitair gebied
In elke organisatie zijn er allerlei activiteiten, processen en communicatielijnen. Deze hebben alle ondersteuning nodig om goed te functioneren. Wie is degene die hier op diverse niveaus het meest actief in is? Dat is de Facility Manager, iemand die niet altijd even zichtbaar is in de organisatie, maar waarvan het gemis direct merkbaar is als hij zou uitvallen.
1. Doelen stellen én ze behalen
Het is een vraag die vaak wordt gesteld, in het begin van het jaar maar ook op andere momenten: wat zijn jouw doelen? Het kan gaan om persoonlijke doelen, een doel dat een organisatie nastreeft of om een politiek doel. Elke organisatie doet het dan ook: doelen stellen. Doelen zijn als een voornemen: goed om ze te benoemen, nog beter om ze ook te realiseren. In het bereiken van doelen is de Facility Manager dan een spil in het organisatorische web. Zonder hem valt de organisatie als het ware in elkaar, omdat er opeens van alles ontbreekt of misloopt.
2. Werkterreinen Faciliterend Manager
Alvorens we zijn taken en verantwoordelijkheden benoemen, bakenen we eerst zijn werkterrein af. Dat is niet zo moeilijk: hij is namelijk actief in het hele bedrijf, van links naar rechts, van boven naar beneden, en ook diagonaal door de hele organisatie. Hij stuurt ook mensen aan, bijvoorbeeld in de schoonmaak en de receptie, de bedrijfshulpverlening en catering, de groenvoorziening. Maar op strategisch niveau kan hij ook actief zijn in beleidsmatige, financiële en juridische kwesties. Tot slot heeft hij ook veel externe contacten, zoals onderaannemers en leveranciers. Kortom: de functie van Facilitair Manager is, hoewel hij tussen organisaties flink kan verschillen, die van een faciliterende en organiserende duizendpoot. Een interim Facility Manager kan ook alleen slagen in een tijdelijke rol als hij ruime ervaring heeft, liefst in een vergelijkbaar bedrijf of in ieder geval een even grote organisatie. Tijd is te kostbaar om iemand in te werken. Aan de hand van het organisatieschema en een paar gesprekken moet de freelance Facility Manager snel door hebben hoe de lijnen lopen om direct in die vlot rijdende trein te springen.
3. Stressbestendig in alle faciliteiten
Het spreekt voor zich dat deze manager de rust moet kunnen bewaren, ook als er heel veel tegelijk op hem afkomt. En dat gebeurt eigenlijk dagelijks, juist ook omdat hij zoveel verschillende werkgebieden heeft. Kortom: als Faciliterend Manager moet je enerzijds volledig kunnen focussen op één taak of calamiteit, anderzijds ook andere bedrijfsballen in de lucht blijven houden. Zeker in deze snelle tijd van de mobiele bereikbaarheid wordt hij de hele dag door gebeld, en moet hij snel kunnen beslissen. Waarop moet ik direct actie ondernemen? Wat kan best even wachten? Daarom is het ook belangrijk dat op de diverse afdelingen goeie mensen zitten. Een leidinggevende, iemand die de leiding kan nemen, of snel kan schakelen zodat er gebeurt wat er moet gebeuren als de manager even niet kan komen.
4. Een schakel in veranderingsprocessen
Behalve op operationeel niveau is de Facility Manager echter vaak ook op beleidsmatig en strategisch niveau erg belangrijk. Stel dat het bedrijf besluit tot een flinke uitbreiding, overname of juist een reorganisatie. Iedereen gaat er vanuit dat kort na de concrete uitvoering van het besluit alles weer op rolletjes loopt. Het tegendeel is helaas vaak waar, en begrijpelijk. Mensen moeten wennen aan hun nieuwe plek, (deels) andere taken uitvoeren en met andere collega’s samenwerken. De Faciliterende Manager heeft uiteraard geen bemoeienis met de werkzaamheden op de afdeling, wel met de verantwoordelijkheden voor de rest van de organisatie. Hij zal dus een goed plan moeten schrijven, waar veel over wordt gepraat, tot hoog in de organisatie, tot er een klap op wordt gegeven. In dat plan is uitgewerkt hoe bijvoorbeeld de nieuwe communicatielijnen zullen gaan lopen en wat daarvoor nodig is. Hoe wordt het nieuwe gebouw en die nieuwe loods ingericht: wie komt waar te zitten? Hoe groter de organisatie, des te groter en ingewikkelder vaak de puzzel. Hij moet daarin zowel de details zien als die helicopterview behouden. Voor de zzp Facility Manager zijn dit hele interessante vraagstukken, waarin hij zich helemaal vast kan bijten. Terwijl de Faciliterend Manager zich bezig houdt met de normale bedrijfsactiviteiten, richt de freelance Facility Manager zich op het veranderingsproces. Uiteraard wordt er onderling heel veel geschakeld, zodat straks de opgeloste puzzel geïntegreerd kan worden.
5. Opleiding Facility Manager
Omdat de Facility Manager zo’n breed takenpakket heeft, over de hele organisatie, moet hij wel een concrete opleiding hebben gehad. Een communicatie-opleiding is handig, maar niet voldoende. Voor een studie op het gebied van organisatiekunde geldt hetzelfde en evenzo voor een financiële opleiding. De meeste Facility Managers hebben dan ook Facility Management gestudeerd. Op mbo-niveau is er een vergelijkbare opleiding. Daarnaast is (liefst natuurlijk) leiderschap in deze functie een absolute must.
6. Samenwerken met andere leidinggevenden
Van de ene kant moet de Facility Manager dus een leider zijn, van de andere kant moet hij absoluut open staan voor andere ideeën, andere invalshoeken, en luisteren naar andere belangen. Het is niet zijn bedrijf, het belang van het bedrijf moet wel altijd voorop staan. Zo zal hij zeer regelmatig overleg hebben met de HR-manager. Denk hierbij aan de situatie dat er veel nieuwe mensen nodig zijn, al dan niet op strategische plekken, of wanneer er juist afscheid moet worden genomen van meerdere medewerkers. Hij schakelt ook met het Hoofd Financiën, bijvoorbeeld over grote investeringen. Verder staat hij in nauw contact met de leidinggevende bij inkoop, en natuurlijk met de directie en de Officemanagers.
7. Huishouden in het groot
Eigenlijk kan je elke organisatie zien als een enorm groot huishouden, waarin veel moet gebeuren om de boel draaiende en iedereen tevreden te houden. Daarbij moet ook het huishoudboekje worden bewaakt, en continu vooruit worden gekeken. De gemiddelde Faciliterend Manager komt dan soms ook ogen tekort. De waarde van de huisman, huisvrouw en Facility Manager wordt pas duidelijk als hij zich onverwacht ziek meldt. De interim Facility Manager is dan degene die onmiddellijk begrijpt wat er als eerste moet gebeuren, om de organisatiemotor niet in de soep te laten draaien.
