Finance Administrator | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Finance Administrators:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Finance Administrators
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Welke 10 acties worden er verwacht van de Finance administrator?

De rol van Finance administrator is een van de belangrijkere binnen de financiële staf. We treffen onder de functionarissen die deze rol vervullen zowel Hbo'ers als Mbo'ers aan. Dat hangt uiteraard samen met het niveau van de functie en in hoeverre er wordt verwacht dat je volledig zelfstandig werkt of heel duidelijk van bovenaf wordt aangestuurd.

1. Factuurtje in, factuurtje uit

Nog niet zo heel lang geleden werkte ook de interim Finance administrator heel veel met papier. Dagelijks kwam de postbode of de interne post met stapels enveloppen, geadresseerd aan ‘de administratie’ of ‘crediteurenadministratie’. Het is bijna niet meer voor te stellen dat we ordners vols met facturen in kasten hadden staan, die ook nog eens af en toe moesten worden opgezocht. Tegenwoordig gaat dat immers allemaal digitaal, maar dat betekent dus wel veelheden aan informatie die dagelijks op je digitale bordje komt. Je moet hiervoor een bepaalde snelheid van werken hebben, maar nauwkeurigheid is nog belangrijker. Want onjuiste informatie in het systeem zorgt voor onjuiste overzichten en rapportages. Goed kunnen werken onder tijdsdruk is ook een absolute must, want zeker richting maandrapportage moeten alle getallen volledig en juist zijn.

2. Contact met leveranciers en klanten

Je denkt er niet meteen aan bij de functie van freelance Finance Administrator want het is voor een groot deel een kantoorfunctie, werken aan je laptop en met getallen. Maar je hebt ook heel veel menselijk contact! Dus je moet absoluut communicatief vaardig zijn, zowel mondeling als schriftelijk. Niets erger dan een boze leverancier die zich niet gehoord voelt en nog bozer wordt. Of toezeggingen doen die niet nagekomen worden. Je moet als zzp Finance Administrator je mannetje (of je vrouwtje) kunnen staan en ook goed om kunnen gaan met verschillende emoties. Maar dat klantencontact is vooral ook iets heel aantrekkelijks in deze financiële rol: zorgt ook voor fijne afwisseling van al dat facturenwerk.

3. Niet op de bank maar in de bank

Er gaat veel geld om in organisaties, en die geldstromen moeten allemaal worden gevolgd en geregistreerd. Niet alleen belangrijk voor het moment van nu, maar juist ook voor de toekomst. Waar gaat het in financiële zin heen met de organisatie? Je raadt het al: de freelance Finance administrator heeft hier een grote, zelfs hele grote rol in. En dus kan je zeggen dat de hele organisatie voor een groot deel van hem afhankelijk is. Ook belangrijk voor de liquiditeitsprognoses en alle financiële rapportages.

4. Uitgaande facturatie

Het verschilt per rol van de interim Finance Administrator, maar vaak is deze ook verantwoordelijk voor de uitgaande facturen (en dus de registratie van de omzet) en de debiteurenbewaking. Dit zijn soms nog behoorlijk onderschatte rollen. Maar hier kan het goed en fout gaan qua toekomstvooruitzichten van de organisatie. Want stel dat het bedrijf flink en extra geld uitgeeft aan bijvoorbeeld grote projecten of investeringen, er van uitgaande dat er ook geld binnen komt. Maar op een gegeven moment blijkt dat debiteuren minder snel betalen dan verwacht. Of erger: dat uitgaande facturen om welke reden dan ook zijn blijven liggen? Dit kan zelfs een doodsteek voor een organisatie zijn. Want factuur niet verstuurd betekent ook voorlopig niet betaald! Dus ja, het is absoluut een beroep met veel verantwoordelijkheid, die men jou moet kunnen geven en die jij als zzp Finance Administrator ook moet kunnen dragen.

5. Stamgegevens bewaken en bijhouden

Stel je voor dat je een nieuwe bankrekening hebt, maar je vergeet dat door te geven aan jouw hypotheekverstrekker en werkgever. De andere bankrekening heb je al opgeheven. Je begrijpt dat dat problemen oplevert. Jouw hypotheekbedrag kan deze maand niet worden geïncasseerd en je ontvangt geen salaris! Maar denk je eens in als je dit als freelance Finance administrator doet in je werk. Automatische afschrijvingen kunnen niet worden geïncasseerd en dat levert een stroom aan mails en telefoontjes op. Er kunnen zelfs afsluitingen worden aangekondigd. Maar andersom kan nog veel erger zijn: debiteuren maken geld over op een rekening die niet meer bestaat. Reken er maar op dat dit enorm veel vertraging in de ontvangsten oplevert. En op sommige momenten kan je dat echt niet hebben. Je bent dus heel secuur en kritisch met het invoeren, wijzigen en up-to-date houden de stamgegevens.

6. Op tijd betalen

En zoals jezelf als organisatie graag op tijd wordt betaald, zo wordt er ook van jullie verwacht dat je keurig op tijd geld overmaakt. Dus registreer je de (afgesproken) betaaltermijnen van jullie leveranciers en dergelijke in het systeem en zorg je voor een juiste registratie van de inkomende facturen. Dat doe je dusdanig dat je facturen niet te vroeg betaalt (ruim voordat de betalingstermijn verstrijkt), maar ook niet te laat (ruim erna). Nee, je zorgt ervoor dat leveranciers net niet gaan piepen. Je draait regelmatig een betalingsrun, kijkt nog eens kritisch naar welke facturen er allemaal meelopen en haalt er indien mogelijk of nodig nog eentje uit. Je mag best eens iets te laat betalen, als je er maar geen gewoonte van maakt: daar worden mensen onrustig van, wat niet goed is voor de naam van jullie bedrijf. En in de tussentijd houd je goed contact met jouw contactpersonen, zodat iedereen op elk moment is gerustgesteld. Dat is ook een van de taken van de zzp Finance administrator.

7. Interne doorberekeningen

Je zou denken als de factuur is geboekt, dan zijn de kosten dus ook geregistreerd en is alles klaar en duidelijk. Nee! Want zeker in grote bedrijven zijn er grotere en kleinere afdelingen, wellicht zelfs meerdere kantoren of productiehallen, allerlei lopende projecten en overhead. En dus komen niet alle kosten gewoon op een grote hoop, nou ja: wel uitgesplitst naar kostensoorten uiteraard. Maar moeten er ook interne doorbelastingen plaatsvinden. Elke afdeling, elk project, elk pand et cetera moet op de juiste manier meedragen in gemaakte kosten. Als een bepaalde afdeling iets besteld heeft, is het simpel en worden de kosten automatisch goed geboekt. Maar er worden ook producten in bulk gekocht, diensten in massa afgenomen en dat moet dus netjes worden verdeeld. De Finance Administrator heeft ook dat op zijn bordje liggen. En als hij slim is (en dat is hij), dan zet hij dit soort belangrijke zaken maandelijks in zijn agenda, zodat er bij de maandrapportage geen scheef en oneerlijk beeld ontstaat.

8. Mensen aansturen

Het geldt niet voor elke interim Finance Administrator, maar in sommige rollen geef je ook leiding of stuur je mensen aan. Uiteraard moet je op dat moment dus ook verantwoording bij hen (durven) neer leggen. De meeste medewerkers pakken dat goed op en zien dat als beloning en vertrouwen. Maar zeker aan het eind van de maand zorg jij ervoor dat alles tot in de puntjes juist en tijdig is geregistreerd, doorbelast, betaald en ontvangen. Waar nodig spoor je collega’s aan om correcties door te voeren.

9. Wiki-manager

Een rol als zojuist beschreven vind je ook op Wikipedia. We hebben het hier dus over een echte managersrol.

10. Wat schuift het?

Ben je benieuwd naar wat een Finance Administrator kan verdienen? salaris Finance Administrator geeft een aardig beeld. Let op: we hebben het hier over iemand in loondienst. Een zzp Finance Administrator verdient uiteraard meer.

Vang niet naast het net met Finance Administrator functionarissen

Ben jij ook al een tijdje op zoek naar een sterke, tijdelijke Finance Administrator en ben je nog niet bekend met Bureau Ad Interim? Dan wordt het tijd om eens kennis te maken. Bureau Ad Interim heeft haar voelsprieten door het hele land (en daarbuiten) en kan mogelijk snel een Finance Administrator bij jou op de deurmat laten staan.