Financieel administratief medewerker | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Financieel administratief medewerkers:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Financieel administratief medewerkers
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

1. Wat voegt de interim financieel administratief medewerker aan jouw organisatie toe?

De administratie: je kan niet zonder, vooral ook omdat het voor jou als ondernemer een verplichting is om te administreren. Maar een financieel administratief medewerker kan veel meer voor jou betekenen dan voldoen aan verplichtingen die jou worden opgelegd. De administratie is de basis waarop jouw bedrijf draait, als je er tenminste volledig gebruik van maakt, en hem ook dusdanig inricht. Wat doe een financieel-administratief medewerker zoal, wat kan je van hem verwachten (en wat niet)? En waarom kan eigenlijk geen enkel bedrijf zonder goed ingerichte financiële administratie? Dat leggen we allemaal uit in deze blog.

2. Ondernemen = zelfstandig werken met een winstdoel

Als je besluit om een onderneming te beginnen, doe je dat waarschijnlijk met verschillende redenen. Zo wil je bijvoorbeeld niet (meer) in loondienst werken, maar geld verdienen met waar je goed in bent, en uiteraard met plezier doet. Geld verdienen betekent dat jouw opbrengsten een stuk hoger zijn dan je kosten, en dat je van het verschil kunt rondkomen. Dat doe je door jouw producten of diensten aan de man te brengen en daar een goede prijs voor betaald te krijgen. Tevens zorg je ervoor dat je kosten beperkt blijven. Klinkt allemaal logisch en eenvoudig. Echter: hoe weet je zeker dat je bereikt wat je graag wil? Wie zorgt ervoor dat opbrengsten en kosten inzichtelijk worden gemaakt? Juist, daarvoor zorgt o.a. de financieel administratief medewerker. Laten we eens wat verder inzoomen welke werkzaamheden ervoor zorgen dat jij op ieder gewenst moment weet hoe jouw bedrijf er voor staat.

3. Registratie zonder garbage

Alles staat of valt met een juiste registratie. Je kent vast de uitspraak ‘garbage in = garbage out’. Omgedraaid betekent het eigenlijk dat je niet juist kan rapporteren, geen goede verslaglegging kan doen, als jouw input een zootje is. Dit leggen we graag even uit. Stel dat er achterstand is met het inboeken van de inkoopfacturen, en met het opstellen en registreren van verkoopnota’s. Stel dat blijkt dat een reeks posten verkeerd is geboekt en moet worden gecorrigeerd. Daarnaast staat er ook nog een groot bedrag op een tussenrekening, dat nog moet worden uitgezocht. Laten we er vanuit gaan dat het hierbij stuk voor stuk om redelijk grote bedragen gaat. Dan kan je je waarschijnlijk voorstellen dat het onmogelijk is om nu een betrouwbare rapportage op te stellen. En dus mis je als management de zo broodnodige stuurinformatie, extra belangrijk als het even niet zo goed gaat met je onderneming.

4. Goed administreren is een basisbehoefte

Kortom: een financieel medewerker voldoet aan een basisbehoefte. Een goede financiële medewerker weet namelijk ook wat er nodig is, waarom hij doet wat hij doet. Hij voert niet alleen maar uit, hij denkt na over zijn input, omdat hij begrijpt wat er mee gebeurt. Je zou kunnen zeggen dat sommige administratieve medewerkers alleen maar invoeren, maar daarmee doe je ze dus ruimschoots tekort. Goede communicatie tussen financiële managers en financieel administratief medewerkers is dan ook noodzaak. Leg ze uit wat er met alle ingevoerde gegevens gebeurt, hoe ze de basis vormen van belangrijke bedrijfsmatige beslissingen. Op die manier begrijpen de medewerkers waarom tijdige en juiste input zo belangrijk is, én voelen ze zich betrokken!

5. Registratie inkomende en uitgaande facturen, inclusief controle

Bij het registreren van inkomende facturen gaat het om de juiste registratie van de nota. Alvorens de factuur wordt ingevoerd, moet de financiële medewerker echter ook diverse controles uitvoeren. Is het bedrag volgens afspraak? Dat kan de medewerker verifiëren met een getekende offerte, liever nog de opdrachtbevestiging. Komt het gefactureerde aantal overeen met het aantal geleverde producten? Dat is bijvoorbeeld te vinden op de afleverbon. Is de prijs per stuk conform afspraak? Al deze controles voert de financieel administratieve medewerker uit alvorens de factuur daadwerkelijk in te voeren. Want mocht de factuur onjuist zijn, dan kan beter de nieuwe, correcte factuur worden ingevoerd dan de onjuiste tegen geboekt. Uitgaande facturen moeten worden opgesteld aan de hand van aangeleverde informatie, meestal van een collega. Als de opdrachtgever de input geeft voor het opstellen van een factuur, zal die intern moeten worden gecontroleerd. Kortom: op de financiële medewerker rust nogal wat verantwoordelijkheid. Iedereen in het bedrijf moet er van kunnen uitgaan dat geboekte in- en verkoopfacturen juist zijn. Is dat niet zo, en is er serieuze achterstand, dan kan een interim financieel administratief medewerker in korte tijd veel werk verzetten. Hoe heerlijk is het als je op moment x weer kunt zeggen: alles tot en met vandaag is geboekt? Het geeft jou als ondernemer rust en ruimte. Het voordeel van een freelance financieel administratief medewerker is ook dat hij met zoveel verschillende pakketten heeft gewerkt, dat hij op dag 1 al flinke slagen kan maken. Daarmee kan hij ook nog eens motiverend werken voor de administratief medewerkers die wel wilden, maar de boekhouding niet helemaal bijgewerkt kregen, steeds tegen achterstanden aan hikten.

6. Tijdig factureren

Het schiet er in sommige bedrijven nog wel eens bij in: de facturatie. Komt morgen wel, anders overmorgen. Veel bedrijven laten hier absoluut geld liggen. Jouw bedrijf hoort daar niet bij toch? Het is allemaal niet zo moeilijk. De administratieve organisatie moet zo zijn ingericht dat de administratie een signaal krijgt als er kan worden gefactureerd. Maar soms is dat niet voldoende. Regelmatig moet de financieel administratief medewerker zelf achter de broodnodige input aan. Wordt er met termijnen gewerkt, dan is het een must dat iemand daar bovenop zit, zodat er een nota wordt verstuurd zodra dat kan. Want zeker in dat geval gaat het per keer om grote bedragen. En bedenk dat dit is waarop jouw bedrijf draait: hoe later er wordt gefactureerd, des te later zal je ook een betaling ontvangen.

7. Up-to-date boekhouden

Iets wat nog wel eens wordt onderschat, is het bij zijn met je administratie. Een beetje achterstand is niet zo erg, maar voor je het weet mis je een x percentage van je kosten of opbrengsten. Daarom is het ook belangrijk dat iemand minstens wekelijks checkt of de administratie op diverse fronten bij is. Indien nodig wordt er gekeken welke bedragen nog niet zijn geboekt, en of er nog facturen liggen die nog uitgezocht moeten worden. Het is de verantwoordelijkheid van de financiële manager om hier zorg voor te dragen, maar de uitvoering (en eigenlijk ook de verantwoordelijkheid) ligt bij de financieel administratief medewerker zelf.

8. Correctieboekingen maken

Behalve dat er regelmatig nog zaken moeten worden uitgezocht, blijkt ook wel eens dat een post verkeerd is geboekt. Zo staat een factuur bijvoorbeeld op de verkeerde kostenplaats of het verkeerde project. Je zou kunnen zeggen dat het per saldo niet uitmaakt, maar een goede controller zal willen dat alle kosten (en alle opbrengsten) op de juiste plek staan. Anders zou bijvoorbeeld ten onrechte de conclusie kunnen worden getrokken dat een project een financieel succes was, terwijl een grote kostenpost op een ander project staat geregistreerd. Andersom kan een manager ook ten onrechte de wind van voren krijgen omdat zijn afdeling zoveel geld kost, terwijl hij belast is met kosten die niet voor zijn afdeling waren. Kortom: voor een goed beeld van het financiële reilen en zeilen van jouw bedrijf moet de financieel administratief medewerker kritisch zijn, en niet alleen bij twijfel vragen stellen. Een zzp financieel administratief medewerker met veel ervaring in projectmatig werken kan een serieuze bijdrage leveren in beter zicht op de resultaten per afdeling, kostenplaats of project.

9. Tussenrekeningen bewaken en opschonen

Het is zoiets wat er in veel bedrijven gedurende het jaar nog wel eens bij inschiet: tussenrekeningen nakijken. Maar o wee, de accountant komt, dus moet het nu toch echt eens gebeuren. Fout! Tussenrekeningen horen minimaal maandelijks te worden nagelopen op nieuwe boekingen, én te worden opgeschoond. Want voor sommige mensen is het iets te verleidelijk om bepaalde kosten ‘tijdelijk’ op een tussenrekening te parkeren, want ‘we weten niet waar de kosten thuis horen’. Tijdelijk is natuurlijk geen probleem, maar wie bewaakt dit? Als er geen goede afspraken worden gemaakt en de administratieve medewerker niet de beste discipline heeft, worden die boekingen pas vele maanden later ontdekt. En ga er dan maar eens aan staan: uitzoeken voor wie of wat die kosten zijn. Vooral tussenrekeningen die beginnen met ‘Nog te …’ zijn vaak het doelwit van twijfelgevallen. Een goeie financieel administratief heeft in zijn agenda staan dat hij deze maand nog de balansrekeningen moet controleren. Heb je een grote onderneming en heel veel van dit soort rekeningen? Maak gebruik van de diensten van een interim financieel administratief medewerker met ervaring in balansdossiers. Let op: nog ruim voordat de accountant binnen stapt zijn ze allemaal op orde. Dat voorkomt heel veel uitzoekwerk, en zijn vragen beantwoorden uiteraard. Zo kunnen ook nog eens de accountantskosten omlaag.

10. Banken en kassen boeken

Behalve kosten en opbrengsten registreren, gaat het in een bedrijf natuurlijk ook over geldstromen. Want wat als er prachtige resultaten worden geboekt, maar te laat blijkt dat een aantal facturen nog steeds niet is betaald? Daarom is het van het grootste belang dat ontvangsten en betalingen zo snel mogelijk worden geregistreerd. Ook hier is er weer een hoger doel: het opstellen van liquiditeitsoverzichten en prognoses. Daarnaast is het natuurlijk niet professioneel als je een klant aanspreekt op een openstaande factuur, terwijl hij die wel heeft betaald maar je eigen bankadministratie niet bij is. Er is natuurlijk veel minder kasverkeer dan jaren geleden, maar in sommige branches is het wel nog dagelijkse praktijk. De financiële medewerker zorgt ervoor dat het kasboek altijd op orde is, mede omdat het steeds lastiger wordt om onduidelijkheden uit te zoeken naarmate de tijd verstrijkt.

11. Debiteurenbewaking

Nu we het over klanten hebben: één of meer financieel administratief medewerkers is/zijn ook verantwoordelijk voor de debiteurenbewaking. Te late betaling van verstuurde facturen kosten jou als ondernemer geld. Debiteurenbewaking houdt een aantal dingen in. Op de eerste plaats natuurlijk checken of uitstaande facturen op tijd worden betaald. Zo niet, dan moet er actie worden genomen. Vaak heeft een bedrijf daar min of meer duidelijke regels voor. Zo kan er bijvoorbeeld eerst een vriendlelijke herinnering worden verstuurd, en daarna, indien nodig, een aanmaning. Vaak echter werkt het veel beter om de klant even te bellen. Dat voorkomt ergernis en geeft sneller duidelijkheid. Het werkt ook goed om de verantwoordelijke direct telefonisch aan te spreken. Er samen goed uitkomen draagt ook bij aan de relatie met je klanten. Je voelt het misschien al aankomen: de medewerker die het contact zoekt met jouw klant heeft jouw klantrelatie in handen. Hij wil zijn doel bereiken (die openstaande factuur betaald krijgen), maar moet niet onnodig de klant tegen zich in het harnas jagen. De medewerker die dit op zijn bordje heeft, moet dus over de juiste vaardigheden beschikken om de klant op de best passende manier te benaderen. Is er sprake van veel slecht betalende klanten? Overweeg dan een freelance financieel administratief medewerker in te huren die veel expertise heeft in debiteurenbewaking. Het bespaart je als ondernemer veel hoofdbrekens als er (bijna) geen verkoopfacturen meer onbetaald open staan.

12. Betalingen voorbereiden

En natuurlijk moet er zelf ook regelmatig worden betaald. In de meeste gevallen worden er periodiek betalingsruns klaargezet, bijvoorbeeld wekelijks. Maar ook wordt er regelmatig tussendoor betaald, bijvoorbeeld een factuur die met de vorige run om een bepaalde reden niet mee kon. Het gaat er bij de betalingsrun om dat er een correcte betaling de deur uit gaat. Beleid kan bijvoorbeeld zijn dat er in principe geen facturen worden betaald waarvan de betalingstermijn nog niet is verstreken. Dit staat of valt dus met het juist invoeren van de betalingstermijn van de crediteur. Als bijvoorbeeld 14 dagen is ingegeven terwijl deze crediteur duidelijk 30 dagen op zijn facturen heeft staan, wordt er veel te snel betaald. Dat is bij kleine bedragen niet heel belangrijk, bij grote bedragen heeft dit totaal onnodig negatieve invloed op de liquiditeit. Daarnaast moet er bij het registreren gelet worden op zaken als kredietbeperking en betalingskortingen. Als je immers ergens geld kunt besparen, moet je het niet nalaten. De financieel administratief medewerker moet hier dus heel alert op zijn. Hij moet met het geld van het bedrijf omgaan alsof het zijn eigen portemonnee is.

13. Aangiftes invullen

Als bedrijf draag je belasting af, op diverse manieren. Het is een financieel administratief medewerker die de aangiftes daarvoor invult en de betalingen van de aanslagen verricht. Waarschijnlijk vindt er nog een controle plaats, maar die is niet tot in detail. De betrokken financiële medewerker beslist dus als het ware hoeveel belasting jij maandelijks, per kwartaal en jaarlijks voor jouw onderneming afdraagt. Dit gaat om veel geld. Je moet er dus op kunnen vertrouwen dat hij die aangifte doet op basis van een kloppende administratie. Nu is het gelukkig wel zo dat je altijd achteraf nog een correctie kunt maken, waardoor per saldo je aangiftes en af te dragen euro’s weer kloppen. Maar blijf dat liever voor. De financieel administratief medewerker met de juiste drive ziet elke aangifte als een uitdaging en haalt ook op fiscaal gebied het onderste uit de kan.

14. Rapportages voorbereiden

We hadden het eerder al over rapporteren. Een rapportage is eigenlijk een momentopname van de financiële situatie van een project, een afdeling, een regio of land, of het hele bedrijf. De rapportage biedt daarmee stuurinformatie: gegevens waarmee het management inzicht krijgt, indien nodig kan bijsturen en een basis heeft om verder in de toekomst te kijken, beslissingen te nemen, investeringen te doen. De financieel administratief medewerkers leggen hiervoor de basis, de rapportages zelf worden meestal opgesteld door een administrateur of controller. Een deskundig en betrokken financieel administratieve medewerker weet echter exact wat er nodig is voor een 100% betrouwbare rapportage. Hij zal er ook altijd naar streven om te zorgen dat de boekhouding helemaal kloppend is, zeker op het moment dat er op knoppen wordt gedrukt om gegevens op te halen en de financiële rapportages op te stellen. Een kwalitatief goede zzp financieel administratief medewerker kan indien nodig ingeschakeld worden om hier een helpende hand te bieden. Hij weet exact aan welke touwtjes hij moet trekken om een betrouwbare rapportage te genereren. Waar nodig schiet hij de juiste mensen aan om informatie op tafel te krijgen die er nog niet is. Door de wol geverfd in dit soort hectische periodes blijkt hij zijn tarief meer dan waard.

15. Grote verantwoordelijkheden op de werkvloer

Conclusie kan alleen maar zijn dat financieel administratief medewerkers grote verantwoordelijkheden hebben. De basis voor die o zo belangrijke stuurinformatie wordt op de boekhouding gegenereerd. Hoeveel controllers, managers of directeuren er ook boven hem staan: de financieel medewerker zorgt ervoor dat administratieve organisatie ook in de praktijk goed werkt. Een interim financieel administratief medewerker kan, met zijn brede ervaring, dan ook overal de juiste vliegende kiep zijn om financieel-administratieve hiaten te repareren en een grote bijdrage te leveren aan de juistheid en tijdigheid van rapportages, aangiftes, balansen en resultatenrekeningen. Elke zzp financieel administratief medewerker heeft zijn eigen expertise. Maak er gebruik van en ook in jouw onderneming zal al snel blijken welk verschil hij maakt. Een freelance financieel administratief medewerker verdient zijn tarief vaak direct of indirect ruimschoots terug.