Freelance event manager

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Freelance event managers:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Freelance event managers
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Taken en verantwoordelijkheden van een Event Manager

De taken en verantwoordelijkheden van een Event Manager kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Event Managers, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Coördinatie en organisatie van diverse projecten en evenementen;
• Assistentie bij het gehele of gedeeltelijke organisatietraject (conceptontwikkeling, logistiek management, artist handling, locatie management, planning & coördinatie hotel/transport/vluchten, opstellen en bewaken van beheren van budgetten/aanvragen/offertes en opstellen evaluatieverslagen);
• On site productie
• Klantmanagement en klantencontact;
• Opstellen en uitwerken van offertes en facturen;
• Maken vertaling van concepten / creatie naar praktisch uitvoerbaar projectplan;
• Opstellen, uitvoeren en bewaken van het projectplan;
• Voeren van overleg / onderhandeling en afspraken met leveranciers;
• Bedenken en aandragen van oplossingen en adviseren bij voorkomende problemen en/ of aanvullende wensen van de klant;
• Opstellen en bewaken van het draaiboek;
• Opstellen en beheren projectbudget;
• Productie op locatie;
• Opstellen van voortgang en -evaluatieverslagen;
• Ondersteuning / coördinatie van marketingcommunicatie activiteiten; opmaak en beheer van content ten behoeve van diverse uitingen, (event)website, nieuwsbrieven en social media.

Een evenement moet goed worden beheerd als het zijn doelstellingen wil bereiken. Evenementmanagement omvat een hele hoop taken en verantwoordelijkheden; van alledaags en eenvoudig tot stressvol en complex. Elk evenement dat maximale resultaten wil leveren, heeft een goede event manager nodig. Maar wat is de rol van een evenementenplanner eigenlijk en welke event management verantwoordelijkheden hebben ze?

Event managers worden ook wel evenementenplanners of event coördinatoren genoemd, voeren taken uit zoals het vinden en boeken van locaties voor evenementen, contacten onderhouden met klanten en leveranciers, de logistiek verzorgen, budgetten en facturering beheren, accreditatie organiseren, risicobeheer en het presenteren van rapporten na afloop van het evenement.

1. Taken en verantwoordelijkheden van een event manager

• Brainstormen en implementeren van evenement plannen en concepten.
• Behandelen van budgettering en facturatie.
• Contacten onderhouden en onderhandelen met leveranciers.
• Onderhandelen voor sponsordeals.
• De logistiek afhandelen.
• Het op de hoogte houden van het senior management.
• Beheer van branding en communicatie.
• Ontwikkelen van feedback-onderzoeken voor evenementen.
• Verkrijgen van vergunningen.
• Afhandelen van post-evenement rapporten.

2. Opleidingsvereisten en vaardigheden van een event manager

• Diploma in public relations, marketing en communicatie.
• Communicatie- en marketing vaardigheden.
• Ervaring met projectmanagement.
• Goede leiderschapsvaardigheden.
• Goed georganiseerd.
• Multitasker.
• Goed tijdsbeheer.
• Vaardigheid met verschillende software voor evenementen.
• Deskundige interpersoonlijke vaardigheden.
• Ervaring met risicobeheersing.

Eventmanagement is een industrie die snel evolueert en zich voortdurend ontwikkelt. Succesvolle event managers moeten zich gemakkelijk kunnen aanpassen en op de hoogte blijven van de nieuwste technologieën en ontwikkelingen in de sector, maar ze moeten ook een aantal basisvaardigheden beheersen.

3. Hier zijn de top 10 vaardigheden die je nodig hebt om te slagen als event manager

1. Mensenkennis

Dit is zonder twijfel de nummer één kwaliteit die alle succesvolle event managers gemeen hebben. Aangezien event management te maken heeft met een verscheidenheid aan belanghebbenden, moet je comfortabel en vol vertrouwen kunnen samenwerken met een breed scala aan mensen, waaronder:

• Projectmanagers
• Overheidsfunctionarissen
• Verkopers
• Sponsors
• Collega's
• Klanten
• Leveranciers
• Supervisors
• Evenement medewerkers
• Bezoekers van evenementen

Als je over de sociale vaardigheden beschikt om goede relaties op te bouwen en te onderhouden, conflicten op te lossen, zelfverzekerd en eerlijk te onderhandelen en een gevoel voor humor te behouden, zal dat mensen aantrekken om telkens opnieuw met je te willen werken. Vergeet niet dat succesvol event management een teamprestatie is, dus het draait allemaal om mensenkennis en het opbouwen van relaties.

2. Flexibiliteit

Omdat het managen van evenementen vaak op hoog tempo verloopt en onvoorspelbaar kan zijn, moeten succesvolle event managers in staat zijn om op te treden wanneer dat nodig is. Dat betekent dat je het ene moment een groot team van medewerkers leidt en het volgende moment helpt met opruimen. Problemen oplossen en moeilijke beslissingen nemen - snel, zelfverzekerd en efficiënt - horen allemaal bij het werk. De flexibiliteit hebben om te doen wat er gedaan moet worden om de show succesvol te laten verlopen is essentieel.

3. Luistervaardigheden

Luisteren naar belanghebbenden en begrijpen wat zij willen bereiken met het evenement is cruciaal. Vergeet niet dat sommigen van hen misschien geen ervaring hebben in de evenementensector, dus ze zijn misschien niet bekend met het industrie jargon of begrijpen wat realistisch en haalbaar is. Je moet in staat zijn om hun behoeften te begrijpen en ervoor zorgen dat hun verwachtingen realistisch blijven. Actief luisteren naar belanghebbenden en rekening houden met hun behoeften tijdens het hele planningsproces zal helpen om het succes van het evenement te garanderen.

4. Organisatorische vaardigheden

Effectief multitasken is essentieel bij het organiseren van een succesvol evenement. Je moet in staat zijn om meerdere taken tegelijk uit te voeren en je sterke organisatorische vaardigheden te gebruiken in zowel de plannings- als de uitvoeringsfase van je evenement. De beste event managers beschikken over gedetailleerde documentatie voor planning, stapsgewijze checklists en handige softwaretools om hen te helpen een evenement met succes te plannen en te organiseren. Werken als event manager vereist dat je je concentreert op het grote geheel terwijl je toch alle kleine details in de gaten houdt. Om dit rustig en beheersbaar te kunnen doen, kan dit betekenen dat je bepaalde tijdrovende taken moet delegeren. En, als dingen niet volgens plan verlopen, is het altijd handig om een 'Plan B' klaar te hebben.

5. Passie

Net als bij elke andere baan, moet je echt houden van wat je doet om succesvol te zijn als event manager. Een gepassioneerde eventmanager zijn zal je helpen om alle hindernissen te nemen die op je pad kunnen komen en om kalm te blijven onder druk. Het zal ook je creativiteit stimuleren, zodat je een geweldig en gedenkwaardig evenement kunt creëren in plaats van alleen iets dat de klus net klaart.

6. Communicatieve vaardigheden

Duidelijk, zelfverzekerd en toegankelijk zijn als communicator zal je helpen om een effectieve teamleider te worden. Het zal er ook voor zorgen dat iedereen op de goede weg is en de doelstellingen van het evenement begrijpt. Goede communicatievaardigheden houden ook in dat je respectvol en doordacht met anderen communiceert, kritiek kunt aanvaarden en openstaat voor ideeën van anderen. Vergeet niet dat iedereen een rol speelt in het succes van een evenement, dus zorg ervoor dat je met iedereen communiceert op een manier die duidelijk, zelfverzekerd, respectvol en versterkend is.

7. Vermogen om kalm te blijven onder druk

Belanghebbenden zullen jou zien als hun eerste aanspreekpunt voor bijna alles wat met een evenement te maken heeft. Op momenten van stress, waar je misschien moet jongleren met verschillende dingen tegelijk en te maken hebt met meerdere belanghebbenden, is het laatste wat jij of je team nodig heeft een leider die bezwijkt onder de druk, doordraait en slechte beslissingen neemt. Om een succesvolle eventmanager te zijn, moet je nuchter blijven en iedereen om je heen kalm en met respect blijven behandelen. Koel, kalm en beheerst blijven - zelfs wanneer je onder druk staat - zal je helpen om succesvol met anderen om te gaan en helder te denken.

8. Probleemoplossend vermogen

Gezien de haastige en onvoorspelbare aard van evenementenplanning, moet je in staat zijn om creatief te denken als het gaat om het oplossen van problemen. Hoe nauwgezet je je evenement ook plant, er kan altijd iets misgaan. Deze obstakels zullen een stuk gemakkelijker te hanteren zijn als je je probleemoplossende vaardigheden kunt gebruiken om creatieve oplossingen te vinden voor alle uitdagingen die zich kunnen voordoen.

9. Besluitvormingsvaardigheden

Succesvolle event managers zijn in staat om verschillende beslissingen tegelijk te nemen - en ze doen dat snel. In staat zijn om doordacht, snel en zelfverzekerd beslissingen te nemen zijn allemaal essentiële eigenschappen van een eventmanager. Een effectieve besluitvormer zijn, betekent ook dat je moet kunnen herkennen wanneer het te laat is om een genomen beslissing te veranderen - en dat je de vastberadenheid moet hebben om bij je beslissing te blijven. Hoe meer ervaring je opdoet in de branche (en de obstakels die dat met zich mee kan brengen), hoe meer je je besluitvormingsvaardigheden onder de knie zult krijgen.

10. Branchekennis en -ervaring

Als je specialistische kennis van de industrie, vaardigheden en ervaring in event management hebt, zal het je in een sterke positie plaatsen om een solide reputatie op te bouwen binnen de industrie als een succesvolle manager. Zodra je die reputatie hebt opgebouwd en een diepgaand begrip hebt van de eisen en uitdagingen die komen kijken bij event management, zal je niet alleen merken dat je job een stuk gemakkelijker zal zijn, maar ook dat je een breed netwerk van contacten zal krijgen die zich tot jou zullen wenden wanneer ze een evenement moeten organiseren.

Wil je graag event manager worden en beschik je over bovenstaande kwaliteiten of ben je al een professional op dit gebied? Aarzel dan niet en stuur ons zo snel mogelijk jouw cv op om jouw volgende evenement te beheren.

Event manager inhuren?

Ben jij een evenement aan het organiseren en heb je een creatieve en deskundige freelance event manager, interim event manager of zzp event manager nodig? Neem dan vandaag nog contact op met Bureau Ad Interim.