Freelance office manager

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Freelance office managers:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Freelance office managers
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Taken en verantwoordelijkheden van een Office Manager

De taken en verantwoordelijkheden van een office manager kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Office Managers, die bij Bureau Ad Interim zijn ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Beheren van de in- en uitgaande post, het organiseren van koeriers voor collega's en klanten, zorgen
  dat materialen naar evenementen worden gebracht en dat deze weer retour komen.
• Ontvangen van gasten en bezoekers van de organisatie, zodat zij zich van harte welkom / begroet en
  vermaakt voelen en aansluiting vinden met de collega die ze bezoeken.
• Zorgen voor eerstelijns hulp en ondersteuning aan collega's met betrekking tot kantoorfaciliteiten, face to face / per telefoon of per e-mail of anderszins.
• Zorgdragen dat het faciliteiten onderhoudsschema wordt gehandhaafd.
• Op dagelijkse basis ervoor zorgen dat office diensten beschikbaar zijn en op hun best gepresenteerd worden, het aansturen van de schoonmaker annex handyman en het goed in de gaten houden van kwaliteit van de schoonmaak en netheid van het pand.
• Ondersteunen van de afdeling financiële administratie.
• Inkopen van alle organisatie behoeften (van kantoorartikelen en meubilair tot lunch, fruit, dranken en snacks, beheer van de voorraad, zorgen voor de keuken, pantry, koelkast.
• Administratieve ondersteuning voor de directieleden, zoals vereist voor het creëren van spreadsheets, het verzamelen van gegevens, organiseren van vergaderingen, het boeken van taxi's, het invoeren van gegevens, het uitvoeren van onderzoek, etc.
• Deelnemen en bijdragen aan de organisatie en het beheer van evenementen.
• Declaraties invoeren en afhandelen voor directieleden in het financiële systeem.
• Boeken van reizen voor directieleden en overige werknemers.
• Secretariële ondersteuning van directieleden.
• Voorbereiden van evenementen en uitvoeren voor collega's en klanten - inclusief het bijwonen
  van evenementen en het deelnemen aan taken tijdens het evenement waar nodig.
• Samenwerken met de HR afdeling.
• Ondersteuning van directie en het management.
• Ondersteuning bij HR procedures, werving- en selectieactiviteiten en ervoor zorgdragen dat de bestaande wetgeving wordt gevolgd.
• Ondersteuningen van collega’s waar nodig.
• Opstellen en up to date houden van personeelsdossiers.
• Salaris mutaties voorbereiden en administreren.
• Met externe organisaties overleggen met betrekking tot personeelszaken (overheidsinstanties en instellingen, verzekeringsmaatschappijen, pensioenadviseurs, extern salarisadministratiekantoor etc.)
• Maandelijkse- en jaarlijkse salarismutaties, bonusberekeningen, jaarlijkse berekening, indexering van salarissen.
• Zorgen dat de functiebeschrijvingen up to date blijven.
• Jaarlijkse beoordelingsgesprekken – tijdlijn monitoren en zorgen dat getekende verslagen zowel in het digitale- als ook het papieren personeelsdossier aanwezig zijn.
• Opstellen en voorbereiden van arbeidsovereenkomsten.
• Bij in- of uitdiensttreding van personeel aan- of afmelden bij alle instanties en in eigen bedrijfssystemen.
• Aanvragen werkvergunningen voor expats en hen begeleiden bij aankomst in Nederland.
• Aanvragen 30% regeling voor ingekomen werknemers bij de Belastingdienst.
• Inkoop: verantwoordelijk voor de inkoop van goederen en diensten en op actieve wijze bijdragen aan kostenbesparing.
• Algemene ondersteuningswerkzaamheden.