Griffiemedewerker | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Griffiemedewerkers:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Griffiemedewerkers
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Een griffiemedewerker werkt voor het stadsbestuur en voert een reeks administratieve en wettelijke taken uit, zoals het notuleren van raadsvergaderingen, het archiveren van gemeenteverslagen en het opstellen van agenda's.

Als gemotiveerde en ervaren griffiemedewerker is het jouw taak om de administratieve taken binnen de gemeenteraad te plannen, te beheren en te coördineren. Je bent verantwoordelijk voor het notuleren van de raadsvergaderingen, het registreren en bijhouden van alle gemeentelijke documenten, het opstellen van de agenda's van de vergaderingen, het opslaan van de financiële administratie en het uitschrijven van openbare correspondentie.

Om in deze functie uit te blinken, heb je aantoonbare ervaring met het verzamelen en bijhouden van agenda’s en dossiers, werkkennis van relevante computersystemen en een goed begrip van staats- en lokale wetten. Minimaal 2 jaar ervaring als griffiemedewerker met administratieve en toezichthoudende taken is vaak een vereiste.

Taken en verantwoordelijkheden van een griffiemedewerker

• Voorbereiden, organiseren en uitwerken van diverse typen vergaderingen van de gemeenteraad.
• Opstellen van de juiste agenda en zorgen dat de relevante stukken tijdig aan de agenda zijn gekoppeld.
• Adviseren van de raad op een aantal inhoudelijke portefeuilles en het geven van informatie over nieuwe ontwikkelingen en wetgeving.
• Goed laten verlopen van processen en besluitvorming en het doen van voorstellen voor verbetering van de effectiviteit en de efficiëntie van de werkzaamheden binnen de griffie en t.b.v. de raad en de commissies en het uitwerken en trekken van deze projecten.
• Investeren in een samenwerking tussen de griffie, de ambtelijke organisatie, de stad en de regio waarbij de insteek is elkaar te versterken.
• Samenwerking met directe collega's, de raadsgriffier, de commissiegriffiers en de overige collega's van de griffie voor een goede ondersteuning van de raads- en commissieleden.

Opleidingsvereisten en vaardigheden van een griffiemedewerker

• HBO diploma bestuurskunde of aanverwante richting.
• Kennis van procedures/werkwijzen rond bestuur en/of Gemeenteraad.
• Vaardigheden op het gebied van computergebruik en typen.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Vaardigheid met MS Office Word, Outlook en Excel, en vertrouwd met gegevensinvoer.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Sterke sociale vaardigheden.
• Vertrouwelijkheid en veiligheid van informatie kunnen handhaven.

7 tips om je professionele aanwezigheid te verbeteren en je meerwaarde te verhogen als griffiemedewerker

Griffiemedewerkers zijn belast met de voorbereiding van de agenda's van de vergaderingen, de registratie van de notulen van de vergaderingen en de werkzaamheden, en de afwerking en publicatie van deze notulen en het ondersteunend materiaal, alsmede met het beheer van de wetgevingsgeschiedenis van deze vergaderingen. Wat veel mensen misschien niet weten is dat, hoewel de bovenstaande beschrijving een goede samenvatting geeft, er achter de schermen altijd ontzettend hard gewerkt moet worden om de voorbereiding en afronding van vergaderingen te vergemakkelijken.

Zodra elke stap van een agenda is gecontroleerd en vastgelegd, is het de verantwoordelijkheid van de griffier om de inhoud ervan om te zetten in een geconsolideerd verslag voor de bespreking van de vergadering. Dit betekent de rol van de griffiemedewerker vaak in de schaduw of op de achtergrond plaatsvindt, maar we zullen je van een aantal tips voorzien die de meerwaarde van jouw professionele aanwezigheid kenbaar maken.

1. Wees flexibel

Hoe vaak is het niet plannen van anderen jouw noodsituatie geworden? Waarschijnlijk te vaak om te tellen. Dit wil niet zeggen dat je een deurmat wordt. Wees in plaats daarvan flexibel en probeer het te begrijpen. Leer de persoonlijkheidsstijlen van andere mensen kennen (en er zijn er veel), zodat je je beter tot die persoon kunt verhouden. Communiceren sommige raadsleden bijvoorbeeld het liefst snel via e-mail, of hebben ze liever een persoonlijk gesprek? Hetzelfde geldt ook voor je teamleden en andere collega's. Wees flexibel, luister eerst, leer wat hen drijft, en wees paraat met het meest geschikte antwoord dat die persoon aanspreekt.

2. Streef naar uitmuntendheid

Waarom? Om te vermijden dat middelmatigheid als uitmuntendheid wordt aanvaard. Wees de griffiemedewerker die uitmuntendheid levert in alles wat je doet. Aan de telefoon, tijdens vergaderingen, presentaties, notulen - wat je ook doet, doe het met enthousiasme. Als je bekend staat om je uitmuntendheid, wordt dat een troef die je kunt gebruiken om anderen te beïnvloeden. Dit zal je binnen je cirkel (maar ook daarbuiten) ver brengen en helpen om de griffie tot een betere plek te maken en tegelijkertijd je carrière te bevorderen.

3. Luister meer, praat minder

In een tijdperk waarin we concurreren om aandacht en mensen geen twee keer nadenken voordat ze over elkaar heen te praten, is het van cruciaal belang om een voorbeeldig goede luisteraar te zijn. Oefen dit met je teamleden en iedereen met wie je te maken hebt. Wanneer je uiteindelijk spreekt, stel dan, na eerst geluisterd te hebben, inzichtelijke vragen.

4. Beoefen diplomatie en tact

Griffiemedewerkers worden dagelijks op de proef gesteld. Als professional moet je kalm en geconcentreerd blijven wanneer er conflicten ontstaan. Een griffiemedewerker is op de hoogte van tal van vertrouwelijke zaken en kan soms de psycholoog op de werkvloer zijn. Een griffiemedewerker die evenwichtig is onder druk, is iemand die de autonomie zal krijgen om cruciale beslissingen te nemen.

5. Iemand met karakter en respect zijn

Sta bekend als positief en aangenaam. Griffiemedewerkers hebben te maken met veel persoonlijkheden en moeten werken met mensen die niet altijd op hun best zijn. Goede wil is iets dat je moet verdienen en dat je heel lang bijblijft. Toon respect, zelfs voor mensen die het niet verdienen; niet als een weerspiegeling van hun karakter, maar als een weerspiegeling van de jouwe. Als je kalm blijft in de omgang met alle leden van het bestuur, zal dat je professionele profiel versterken.

6. Oefen "netiquette"

E-mail, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram en bloggen zijn slechts enkele van de sociale media-instrumenten die worden gebruikt om met het publiek te communiceren. Iedereen wil zich af en toe wel eens uitleven, maar als griffiemedewerker moet je goed opletten wat je online verspreid. Of je nu e-mails stuurt naar je werkgever of collega's: wees formeel. Stel doordachte e-mails op en controleer ze zorgvuldig voordat je ze verzendt.

7. Leer beslissingen te nemen met minimale informatie

Je zult niet altijd over alle informatie beschikken, maar dat mag je er niet van weerhouden om door te gaan. Leer comfortabeler om te gaan met het onbekende. In tijden dat je belangrijke beslissingen moet nemen, kun je bijvoorbeeld een beroep doen op een mentor iemand die misschien al iets soortgelijks heeft meegemaakt. Gebruik je netwerk. Vergeet niet je intuïtie te volgen en weet dat het niet erg is om niet alle antwoorden te hebben; je moet alleen weten waar je het antwoord kunt vinden.

Deze tips zijn slechts het begin van een omvangrijk onderwerp, maar ze zijn een goede herinnering dat jij eigenaar bent van je aanwezigheid. Jij bent de auteur van jouw identiteit, en je schrijft het script voor het beheer van je geloofwaardigheid en carrière. Ga vandaag nog na op welk gebied je jouw professionele aanwezigheid kunt 'aanscherpen'. Breng de hierboven beschreven tips in de praktijk om je charisma, geloofwaardigheid en invloed te tonen. Het is je grootste troef om je carrière uit te bouwen, meer te bereiken binnen jouw gemeente en een prominente stem te worden binnen de organisatie.

Werken als Griffiemedewerker?

Wil jij graag de functie van griffiemedewerker bekleden en beschik je over bovenstaande vereisten? Stuur ons dan zo snel mogelijk jouw CV toe en maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek met Bureau Ad Interim voor het vinden van jouw nieuwe baan.

Griffiemedewerker inhuren?

Ben jij op zoek naar een freelance griffiemedewerker, interim griffiemedewerker of zzp Griffiemedewerker? Neem dan vandaag nog contact op met Bureau Ad Interim voor het vinden van een geschikte kandidaat.