Hoofd administratie | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Hoofden administratie:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Hoofden administratie
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Wat houdt de functie hoofd administratie in?

Het bijhouden van de administratie is voor ieder bedrijf van groot belang, of je nu een eenmanszaak runt of een miljoenenbedrijf hebt, alle afspraken, betalingen en opbrengsten moeten goed op papier worden gezet. Niet alleen moet je deze cijfers kunnen verantwoorden naar de belastingdienst en andere instanties toe, ook is het belangrijk voor het verkrijgen van inzicht in je inkomsten en uitgaven en daardoor de financiële gezondheid van je organisatie.

Om de administratie goed bij te houden, is bij veel bedrijven een heel team opgezet dat zich hierop richt. Echter, ook dit team moet adequaat begeleid worden om geen fouten te maken in de notatie van allerlei belangrijke zaken. Dit wordt gefaciliteerd door een hoofd administratie, wat iemand is die zich focust op het zo soepel mogelijk laten verlopen van de administratie binnen een organisatie.

In dit artikel kom je erachter wat deze functie precies inhoudt, welke verantwoordelijkheden een hoofd administratie allemaal heeft en welke eigenschappen voor de baan vereist zijn.

Wat houdt de functie van hoofd administratie allemaal in?

Bovenal houdt je je als hoofd administratie bezig met het administratief specialisme binnen een organisatie. Hier komt bovenop dat je leidinggevende capaciteiten moet beoefenen om een team van administratief specialisten te leiden in hun dagelijkse werkzaamheden. Deze functie vereist niet allen veel zelfstandigheid, maar ook verantwoordelijkheid over het laten functioneren van de hele administratieve afdeling. Immers is het opleveren en bijhouden van administratieve informatie van levensbelang voor een bedrijf.

Aan de basis van deze baan staat het afhandelen en werken met cijfers. Je moet namelijk een uitstekend gevoel hebben voor cijfers en een sterk analytisch denkvermogen om de administratie op een uiterst nauwkeurige manier bij te kunnen houden. Tevens is een inzicht in de betekenis van cijfers vereist, waarnaast je moet kunnen inschatten welke cijfers wel en welke niet betrouwbaar zijn.

Cijferkennis alleen is echter niet genoeg, aangezien je ook kennis van en ervaring met diverse boekhoudsystemen en computerprogramma's moet hebben. Om nog maar te zwijgen van de mensenkennis en tact, aangezien je leiding geeft aan administratief medewerkers en boekhouders die gemotiveerd moeten blijven om hun werk op de juiste manier uit te voeren. Binnen de administratieve afdeling van een bedrijf is accuraatheid met gegevens noodzakelijk is. Voor deze medewerkers ben je ook een aanspreekpunt op het gebied van financiële leiding en het onderhouden van relaties met externe partners. Denk hierbij aan de belastingdienst, leveranciers en klanten.

Werkveld

Als hoofd administratie kun je actief zijn bij grote ondernemingen of administratie- en accountantskantoren. Het gaat hier om grote afdelingen, waarbij jij de verantwoordelijkheid draagt over een aantal klanten. Echter, het is ook mogelijk om voor kleine ondernemingen aan de slag te gaan, wat vaak betekent dat je zorg moet dragen voor de volledige administratie. Zo kun je in dit geval ook de boekhouding bijhouden, rapportages opstellen en rechtstreeks rapporteren aan de bedrijfsleiding.

Deze posities kunnen zowel een vaste als tijdelijke aanstelling inhouden. Als interim hoofd administratie, freelance hoofd administratie of zzp hoofd administratie kun je bij diverse ondernemingen gaan werken met verschillende groottes van de administratie afdeling. Dit zorgt voor een breed pakket aan ervaring en maakt je flexibel voor allerlei soorten aanstellingen.

Opleiding en ervaring

Binnen dit vakgebied is het belangrijk dat je een relevante studie hebt gevolgd, zoals HEAO Bedrijfseconomie of door het behalen van een SPD diploma. Daarnaast vragen veel bedrijven ook om minimaal drie tot zes jaar werkervaring op administratief gebied. Veelal is het voordelig als je hierbij ook ervaring hebt in een leidinggevende functie.

Wat zijn de taken en werkzaamheden van een hoofd administratie?

Mensen met deze functietitel zorgen er bovenal voor dat alle processen rondom de administratie in een organisatie op rolletjes verlopen. Een goede administratie vertaalt zich immers gelijk in een sterke, financiële positie voor het desbetreffende bedrijf in de zakelijke wereld. Zo houdt dit niet alleen in dat facturen en salarissen op tijd worden betaald, maar ook de belastingdienst en andere toezichthouders dienen tevreden gehouden te worden.

De taken van een hoofd administratie verschillen uiteraard per onderneming, maar de volgende werkzaamheden vormen een generieke lijst voor iemand in deze positie. Dit geldt voor zowel vaste werknemers als een interim hoofd administratie, freelance hoofd administratie of zzp hoofd administratie.

• Adviseren van de bedrijfsleiding of het bestuur over financieel, administratieve vraagstukken en problemen. Hierbij moet de uitgebreide kennis en ervaring geraadpleegd kunnen worden.
• Leidinggeven aan werknemers van de administratieve afdeling binnen een bedrijf. Dit houdt in dat je een aanspreekpunt vormt en medewerkers begeleidt in hun werkzaamheden.
• Meehelpen bij het opstellen van verslagen op maand-, kwartaal- en/of jaarbasis en deze tevens zelfstandig verzorgen. Dit betekent dat de verslagen compleet en accuraat moeten zijn, waarna ze besproken kunnen worden met de bedrijfsleiding.
• Verantwoordelijkheid dragen voor de financiële administratie. Dit omvat het bijhouden van debiteuren-, crediteuren- en salarisadministratie en het verzorgen van het grootboek.
• Zorgen voor een zo duidelijk en goed mogelijke inrichting van de administratie en de processen hieromheen.
• Zorg dragen voor de onderlinge afstemming tussen verschillende afdelingen binnen de administratie aan het einde van een verslagperiode.

Twee richtingen

Binnen dit vakgebied kun je in twee principiële richtingen een carrière opbouwen. De eerste richting is die van de algemene, leidinggevende richting, wat zich richt op leidinggevende taken en veel verantwoordelijkheden. Dit kan betekenen dat je een grotere administratie met meer medewerkers onder je krijgt. Een voorbeeld is de functie hoofd debiteurenadministratie, waarbij je verantwoordelijk bent voor het voeren van de administratie voor crediteuren, debiteuren en het grootboek.

De tweede richting is een financieel, adviserende rol, waarbij je je focust op het geven van advies rondom financiële, economische vraagstukken. Denk hierbij aan het analyseren en opstellen van managementrapportages. Je kunt je overigens verder ontwikkelen tot financieel directeur of controller.

Welke capaciteiten moet een ervaren hoofd administratie hebben?

Allereerst dien je voor deze baan analytisch te kunnen nadenken, waarbij je problemen kritisch en vanuit een ander perspectief kunt bekijken om tot de beste oplossing te komen. Met jouw financiële bewustzijn heb je een goed beeld van de cijfers, zoals de inkomsten en uitgaven, en de waarde van geld. Op deze manier kun je dit realistisch toepassen op de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden, waardoor een financiële situatie verbeterd kan worden.

De eigenschap van leiderschap tonen kan uiteraard niet ontbreken, waarbij je een afdeling of groep van administratief medewerkers adequaat kunt aansturen. Zij moeten weten wat er van hun wordt verwacht en tegelijkertijd moeten ze voldoen aan deze verwachtingen in hun werkzaamheden. Hiervoor moet je ook goed kunnen luisteren en communiceren, aangezien mensen met al hun problemen bij jou terecht moeten kunnen. Aan de andere kant is het belangrijk dat ze op de hoogte zijn van wendingen of ontwikkelingen.

Voor het uitvoeren van bepaalde taken moet er een duidelijke planning en organisatie bestaan, zodat een opdracht compleet en structureel wordt uitgewerkt aan de hand van een overzichtelijk plan van aanpak. Het doel van een opdracht moet als uitgangspunt dienen en je moet tevens prioriteiten kunnen stellen in deze plannen. Tot slot werk jij in deze functie resultaatgericht, waarbij je niet schrikt van extra werk of veranderingen in de planning. Plotseling opdoemende problemen moeten afgehandeld worden door te alle tijden het beoogde resultaat voor ogen te houden.