Hoofd Bedrijfsbureau | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Hoofden Bedrijfsbureau:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Hoofden Bedrijfsbureau.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

1. Wat is een hoofd bedrijfsbureau?

Iemand met de titel hoofd bedrijfsbureau vormt de spil tussen de fase van voorbereiding en uitvoering in een bedrijf. Hij of zij geeft leiding aan de werknemers van de afdeling bedrijfsbureau, waar diverse taken op het gebied van uitvoering worden ondernomen. Het hangt uiteraard van het bedrijf af welke taken op deze afdeling precies uitgevoerd worden.

Managers van het bedrijfsbureau zijn altijd actief betrokken bij het gehele proces vanaf de initiële berekeningen tot aan de productie en de uiteindelijke oplevering. Managen en coachen behoren ook tot deze baan, waarvoor een goede communicatie en samenwerking vereist zijn. Immers moeten verschillende onderdelen van een bedrijf goed op elkaar aansluiten.

Wat houdt deze functie precies in, welke taken moet iemand in deze positie uitvoeren en welke eigenschappen zijn hiervoor belangrijk?

2. Wat betekent het zijn van een hoofd bedrijfsbureau?

Een hoofd bedrijfsbureau, ook wel manager bedrijfsbureau genoemd, houdt zich bovenal bezig met het vormen van een spil tussen de voorbereiding en uitvoering in een organisatie. De afdeling bedrijfsbureau richt zich in een bedrijf op alle niet direct uitvoerende taken. Denk hierbij aan administratie, automatisering, onderzoek en secretariaat. Deze taken worden hier gebundeld. Echter, de precieze taken zijn uiteraard bedrijfsafhankelijk.

Managers van het bedrijfsbureau sturen ook werknemers van de uitvoerende afdeling aan, waaronder mensen die werkzaam zijn op de afdeling van productie. Zodoende is iemand in deze positie op een actieve manier betrokken bij het hele proces vanaf het maken van de berekeningen tot aan het produceren en uiteindelijk opleveren van een product of dienst. Medewerkers moeten tijdens dit proces gemanaged en gecoacht worden.

Tevens is het belangrijk dat er een juiste, tijdige calculatie en aanbesteding plaatsvindt bij projecten. Immers is het belangrijk dat er een duidelijke controle is over opdrachtbevestigingen en gemaakte afspraken om een goede werkoverdracht te waarborgen naar de uitvoering ervan. Dit omvat ook het opstellen van verkooptarieven in overleg met betrokken afdelingen.

Andere verantwoordelijkheden die een hoofd bedrijfsbureau heeft, zijn het informeren naar de ontwikkelingen en het rapporteren naar de directie en andere managers. Zo kunnen ook goed juridische en uitvoerende risico's ingeschat en geoptimaliseerd worden om latere verrassingen uit de weg te gaan. Alles wat wordt gedaan moet ook op de juiste manier administratief verwerkt en gedocumenteerd worden.

3. Waar zijn hoofden van bedrijfsbureaus werkzaam en hoe komen ze hier terecht?

Managers bedrijfsbureau beheersen de communicatie tussen alle niveaus van een bedrijf en moeten met overtuigingskracht hechte relaties opbouwen en informatie communiceren. De volgende vereisten worden in het algemeen opgelegd aan een manager bedrijfsbureau om in deze functie te werken:

• HBO denk- en werkniveau;
• Administratief en financieel onderlegd;
• Een minimaal van vijf jaar aan relevante werkervaring in deze richting;
• In het verleden een functie bekleed als hoofd bedrijfsbureau is vaak geen vereiste, maar wel een pré;
• Ervaring hebben met certificeringen in de branche van het bedrijf.
• Een goede beheersing van Microsoft Office en andere ICT toepassingen, zoals de planningsystemen ERP (Enterprise Resource Planning) en WMS (Warehouse Management System).

Er is ook geen opleiding die direct tot deze functie leidt, maar het hangt af van het bedrijf of er een financiële of juist een bouwkundige opleiding op HBO niveau nodig is. Leidinggeven is overigens wel erg belangrijk, waardoor een cursus of opleiding in de richting van management essentieel is. Hierna kun je terecht bij heel veel soorten bedrijven. Echter, vaak zijn managers bedrijfsbureau werkzaam bij gespecialiseerde bedrijven in de productie van goederen of logistiek. Dit kan bijvoorbeeld in allerlei branches, zoals de drukkerij, horeca, textiel, transport en voedings- en levensmiddelen. De enige vereiste is dat er sprake is van een bepaalde in- en uitstroom van diensten of producten.

Managers bedrijfsbureau kunnen als vaste medewerker in een organisatie aan de slag gaan, maar het is ook mogelijk om een tijdelijke functie te vervullen. Zo ben je als interim hoofd bedrijfsbureau, freelance hoofd bedrijfsbureau of zzp hoofd bedrijfsbureau flexibel voor mogelijke opdrachtgevers. Tevens doe je zo veel diverse kennis op van verschillende situaties in uiteenlopende bedrijven.

Je bent in deze positie de spil in bedrijfsvoering en krijgt daardoor te maken met diverse medewerkers van de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn administratief medewerkers, inkopers, klantservice managers, logistiek medewerkers, operations managers, plant managers en pricing analisten. Tevens kom je in aanraking met externe betrokkenen, zoals expediteurs, leveranciers, klanten en koeriers.

4. Welke algemene taken dient een hoofd bedrijfsbureau uit te voeren?

Hoofden van het bedrijfsbureau zijn allereerst verantwoordelijk voor een effectief, efficiënt verloop van het logistieke proces. Dit omvat niet alleen het opstellen en realiseren van de planning rondom de productie, maar ook het verzorgen van de wekelijkse order nacalculatie. Daarnaast moeten maandelijks rapportages gemaakt worden van de voorraden van producten, grondstoffen of andere hulpstoffen. Hiervoor is het uitvoeren van periodieke tellingen vereist.

In deze functie ben je ook verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van een strategisch beleid. Het is belangrijk om hier tijdig de juiste informatie voor te verschaffen en een voldoende hoeveelheid medewerkers beschikbaar te hebben die de juiste competenties hebben om dit beleid uit te voeren. In aanvulling hierop dient een manager bedrijfsbureau zich bezig te houden met de kwantiteit en kwaliteit van grond- en hulpstoffen. Daarnaast moet informatie aan alle afdelingen voorzien worden.

Op het gebied van contact met externen, moet iemand in deze positie klachten en afwijkingen registreren, oplossen, afwerken, analyseren en verifiëren. Tot slot is het belangrijk dat beoordelings-, functionerings- en ontwikkelingsgesprekken tijdig gehouden worden. Op deze manier kan bepaald worden in hoeverre er behoefte is naar een verdere opleiding binnen een bedrijf.

5. Een hoofd bedrijfsbureau: wat zijn essentiële eigenschappen?

De volgende lijst van competenties is belangrijk voor iemand die binnen een organisatie aan de slag gaat als manager bedrijfsbureau. Deze eigenschappen gelden zowel voor een vaste werknemer als voor een interim hoofd bedrijfsbureau, freelance hoofd bedrijfsbureau en zzp hoofd bedrijfsbureau.

• Besluitvaardig. Ten eerste kun je goed beslissingen nemen en inschatten op welke manier deze beslissingen de hele organisatie beïnvloeden.
• Communicatief vaardig. Je kunt goed communiceren met alle betrokken partijen van binnen en buiten de organisatie. Iedereen moet goed op de hoogte zijn van de recente ontwikkelingen.
• Flexibel. Het is ook belangrijk dat je je flexibel opstelt, aangezien werkzaamheden dynamisch zijn en je moet kunnen meebewegen met grote veranderingen die plaatsvinden. Hier moet je vervolgens ook adequaat op kunnen inspelen om de uitvoering niet in de weg te zitten.
• Leidinggevend. In je functie moet je mensen kunnen overtuigen van het belang van gemaakte beslissingen, waarnaast je medewerkers van verschillende afdelingen moet kunnen aansturen.
• Plannen en organiseren. Je moet in je werkzaamheden goed het overzicht kunnen bewaren van de huidige stand van zaken en welke taken nog ondernomen moeten worden. Deze kun je goed inplannen, zodat alles op zijn plek valt.
• Procesmatig. Op een procesmatige manier begin jij aan je werkzaamheden en zorg je ervoor dat iedereen zijn bijdrage levert aan het proces. Op deze manier verloopt het effectief en efficiënt en wordt iedereen tevreden gesteld.
• Resultaatgericht. Het is essentieel om te alle tijden je focus op het resultaat te houden, aangezien dit binnen een bepaalde periode behaald moet worden en naar kwaliteit en kwantiteit moet kloppen.
• Samenwerkingsgericht. Je kunt goed samenwerken met allerlei verschillende partijen, zowel binnen als buiten de organisatie. Zo wordt je voorzien van volledige informatie en kun je iedereen ook weer van de juiste informatie voorzien.
• Zelfstandig. Tot slot kun je goed zelfstandig werken en beslissingen maken, zonder input van anderen.