Interim HR manager

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Interim HR managers:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Interim HR managers
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Taken en verantwoordelijkheden van een HR Manager

De taken en verantwoordelijkheden van een HR Manager kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die HR Managers, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Leidinggeven aan de HR afdeling;
• Houden van POP, functionerings- en beoordelingsgesprekken met alle medewerkers van de organisatie in lijn met het persoonlijk ontwikkelingsplan;
• Ontwikkelen en implementeren van tactisch en strategisch HR beleid;
• Ondersteunen en adviseren van de directie en het lijnmanagement;
• Standaardiseren van arbeidsvoorwaardelijke regelingen binnen de organisatie;
• Begeleiden van de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden;
• Verantwoordelijk voor de totale uitvoering van een reorganisatie;
• Het onderhouden van externe contacten met UWV (werkbedrijf), verzekeraars, advocaten, pensioenfondsen, arbodienst, vakorganisaties etc.;
• Het voeren van overleg met CAO partijen en de Ondernemingsraad;
• Initiëren en coördineren van diverse HRM gerelateerde zaken zoals: RI&E, plannen van aanpak, arbeidsvoorwaardelijke regelingen, pensioenaspecten etc.;
• Initiëren en (laten) uitvoeren van wervings-, selectie-, ontslag- en outplacementtrajecten;
• Faciliteren en initiëren van opleidingstrajecten in lijn met de organisatiedoelstellingen;
• Zorg dragen voor de dagelijkse invulling van het casemanagement / verzuimbeleid;
• Initiëren van en implementeren van aan diverse HRM gerelateerde projecten waaronder de implementatie van competentiemanagement, functiewaardering- en beloningsbeleid, etc.;
• Vorm en inhoud geven van het HR beleid op basis van de organisatiedoelstellingen.
• Het voeren van CAO / periodiek overleg met brancheorganisaties en vakbonden;
• Toezien op de naleving van de CAO, handboek personeel etc;
• Vormgeven van een herstructurering, voorbereiden van consultatie- en overlegronden alsmede herdefiniëren van
  teams en rollen (nieuw functioneel competentie-model), onderhouden contacten met medewerkers, herplaatsen
  bij boventalligheid;
• Opzetten van een medezeggenschapsraad;
• Ontwerpen van communicatie, beschrijven van het regelement, opzetten verkiezingen, begeleiden, trainen en coachen van nieuwe O.R. leden.

De HR manager: 11 wetenswaardigheden over de centrale personeelsman- of vrouw

De functie van HR manager is er eentje met taken die zich uitstrekken over de volle breedte van de organisatie. Al is het maar omdat iedereen in het bedrijf ooit wel met de manager van HR te maken krijgt, direct of indirect. Dat kan zijn bij de aanstelling, bij zaken rondom beoordelingen of salaris, bij jubilea en natuurlijk bij vragen rondom verlof en wijzigingen in de persoonlijke situatie. Of iemand daarbij contact heeft met de Manager Personeelszaken of met één van zijn medewerkers hangt o.a. af van de grootte van de organisatie. En natuurlijk hebben alle managers, leidinggevenden en directie contact met deze belangrijke functionaris die ook veel invloed kan hebben in de onderneming waar hij werkt. Wat doet een HR-manager precies, hoe ziet zijn werkdag er uit en wie spreekt hij? We behandelen deze onderwerpen in deze blog.

1. Hoofd Personeelszaken

Het is niet in elke organisatie zo, maar vaak is de HR-manager ook de hoogste in rang bij Personeelszaken. In grote bedrijven echter is het Hoofd Personeelszaken degene die leiding geeft aan alle medewerkers die zich bezig houden met taken op het gebied van personeelsaangelegenheden. De HR-manager is dan degene die zich vooral bezig houdt met het beleid op dat gebied. Voor de ene interim HR manager zijn dit geweldige uitdagingen: beleid opzetten of heroverwegen, een nieuwe koers varen met het bedrijf en daar het HR-beleid op afstemmen. Je zou kunnen zeggen dat het Hoofd Personeelszaken er vervolgens voor zorgt dat dat beleid ook wordt uitgevoerd. Tevens bewaakt hij de processen. De andere zzp HR manager houdt zich dan ook liever bezig met het optimaliseren van de uitvoering van dat beleid, organisatiebreed. In kleinere organisaties zitten beleid en uitvoering gebundeld in één functie. Ook kan het zo zijn dat een directielid het personeelsbeleid op zijn bord heeft liggen, het kan dan bijvoorbeeld gaan om de CFO.

2. Contracten nieuwe medewerkers

HR komt natuurlijk direct in beeld als er nieuwe mensen in dienst komen. Of eigenlijk van tevoren al, want ze hebben gereageerd op een vacature die door HR is opgesteld. En na twee goede gesprekken zal de leidinggevende een salarisvoorstel willen doen. Als er overeenstemming is, moet er door Personeelszaken direct veel in gang worden gezet. Er moet een contract worden opgesteld, de nieuwe collega moet worden ingevoerd in verschillende systemen, en bijvoorbeeld aangemeld voor een introductieprogramma, bij de pensioenverzekeraar et cetera. Natuurlijk moet ook ICT op de hoogte worden gesteld, voor het aanmaken van accounts e.d. In sommige gevallen moet er ook een voorlopige leaseauto worden geregeld, plus andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Niets vervelender dan dat een nieuwe collega binnenstapt en al meteen ontdekt dat er aan bepaalde dingen niet is gedacht. HR gebruikt hier uiteraard een checklist voor.

3. Functie- en beoordelingsgebouw

Daarover gesproken: HR is ook verantwoordelijk voor het functiegebouw, waarin alle afdelingen en functies zijn ingedeeld. Daar zijn ook de salarissen van afgeleid. Hoe hoger in het gebouw, hoe hoger ook je maximum salaris zal zijn. Wil iemand meer verdienen, binnen het bedrijf, dan kan dat alleen door promotie naar een beter betalende functie. Vaak wordt de plek binnen het functiegebouw bepaald door een weging, of heel concreet door middel van punten. Daarbij spelen uiteraard het opleidingsniveau voor de functie een rol, verantwoordelijkheden, wel of geen leidinggeven et cetera. Het opzetten van het functiegebouw is een taak van HR, maar uiteraard vinden er heel veel gesprekken plaats, met diverse leidinggevenden en met de directie. Die laatste geeft er uiteindelijk een klap op. De HR-manager is leading in dit proces. Mocht er nog geen functiegebouw zijn, maar wil de directie dat wel laten bouwen, dan is dit een fantastische klus voor een freelance HR manager die dit als specialiteit heeft. Zeker in een grotere organisatie is het ook bijna onmogelijk dat de HR-manager een taak als deze er ‘even’ bij neemt. Dat werkt hooguit als hij taken tijdelijk kan overdragen, aan een collega of aan een zzp HR manager.

4. Introductie nieuwe medewerkers

HR is ook verantwoordelijk voor een goeie introductie van nieuwe medewerkers. Vaak wordt er gewacht tot er een aantal nieuwe mensen is begonnen, zodat er een groep wordt gevormd. De introductie kan een halve dag zijn, of zelfs meerdere dagen. Het gaat erom dat de nieuwe collega een goed beeld krijgt van het bedrijf en van de organisatiestructuur. En natuurlijk wordt er veel verteld over de historie en toekomstplannen. Vaak komen er leidinggevenden of andere verantwoordelijken van afdelingen langs om een praatje te houden. Zo voelt de nieuwe medewerker zich sneller thuis en weet hij sneller bij wie of waar hij moet zijn voor bepaalde zaken. De HR-manager stelt niet het programma samen, maar is hier wel bij betrokken. Het gaat er immers om dat een nieuwe medewerker een goeie eerste stap zet, die hem helpt bij zijn vervolgstappen binnen het bedrijf.

5. Cursussen

De HR-manager houdt zich ook bezig met opleidingen en cursussen voor het personeel. Enerzijds kan het zo zijn dat iemand zelf een aanvraag doet om een bepaalde opleiding te mogen volgen, op kosten van de werkgever, of met een gedeeltelijke vergoeding. Anderzijds kan ook de afdelingsmanager met iemand afspreken dat hij een cursus moet doen, of vindt hij dat de hele afdeling een opleiding moet volgen. Waarschijnlijk is de HR manager hier niet uitvoerend bij betrokken, maar wel op de hoogte en medebepalend. Samen met de afdelingsmanagers is hij er immers ook verantwoordelijk voor dat mensen op de juiste plek zitten en mogelijkheden krijgen om zich verder te ontwikkelen. Hier is niet alleen de medewerker bij gebaat, maar zeker ook het bedrijf.

6. Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken

Elke medewerker behoort in principe jaarlijks een functionerings- én een beoordelingsgesprek te krijgen. HR stuurt daarvoor mailings rond, vervolgens is het aan de betreffende leidinggevenden om medewerkers uit te nodigen en afspraken te plannen. Het is ook hun verantwoordelijkheid om vóór een uiterste datum alle formulieren ingevuld en ondertekend te retourneren. Hiermee toont het bedrijf aan dat het zijn medewerkers serieus neemt. Uitvoeringstechnisch heeft de HR manager hier geen werk aan, wel wordt hij op de hoogte gehouden, en wil hij ’t weten als het op een afdeling niet goed gaat. Indien nodig, neemt hij zelf contact op met leidinggevenden. Maar het gaat dus vooral om het op een juiste manier instrueren van de HR medewerkers, zodat zij exact weten wat er van hen wordt verwacht.

7. Leidinggeven

Het is al aan de orde geweest: de HR manager heeft altijd ook leidinggevende kwaliteiten. Soms geeft hij leiding aan een kleine afdeling Personeelszaken. Het kan ook dat het bedrijf meerdere vestigingen heeft, en dat hij een aantal Hoofden Personeelszaken aanstuurt, die vervolgens verantwoordelijk zijn voor het functioneren van hun teams. Indirect stuurt de HR-managers dan dus veel meer mensen aan. Als een manager vertrekt, wordt er soms een interim HR manager ingehuurd, bijvoorbeeld om orde op zaken te stellen. Deze kan dan de afdeling(en) weer goed laten functioneren tot het moment dat de nieuwe HR-manager aantreedt. Dit zijn leuke klussen voor een ervaren zzp HR manager die direct de knop omzet, operationeel is en zijn stempel op HR drukt.

8. Nauw samenwerken met Finance

HR werkt in een aantal opzichten nauw samen met Finance. Daar vindt immers de salarisadministratie plaats. Finance moet van de juiste input worden voorzien: afgesproken salaris, datum indiensttreding, NAW-gegevens, vergoedingen voor reiskosten, studiekosten et cetera. Laat HR ergens een steek vallen, dan krijgt de medewerker 100% zeker een foutief salaris betaald. Dat kan pas in de volgende salarisbetaling worden gecorrigeerd, vaak met een onduidelijke salarisstrook tot gevolg. Dat wil je als bedrijf niet. Dus is de HR-manager altijd in gesprek met Finance om bijvoorbeeld processen te optimaliseren en te kijken waar verbeteringen mogelijk zijn.

9. Slechtnieuwsgesprekken

Af en toe komt het voor dat er afscheid wordt genomen van mensen. In dit geval hebben we het over mensen die niet goed functioneren en mensen die geen nieuw contract krijgen. Dat zijn niet de leukste gesprekken. Bij het ene bedrijf voert de leidinggevende dit gesprek met de medewerker. Bij de andere organisatie is hier ook een medewerker van HR bij betrokken. Het kan ook zijn dat de medewerker eerst met de leidinggevende praat, en daarna met iemand van HR, die diegene die moet vertrekken een soort ‘nazorg’ geeft en eventueel adviezen. Soms wordt er outplacement aangeboden. Uiteraard is de HR-manager leading in het beleid hieromtrent.

10. Aanspreekpunt voor de OR

Over diverse onderwerpen is de HR manager het aanspreekpunt voor de Ondernemingsraad, bijvoorbeeld als deze vragen heeft over het beloningssysteem, het aannamebeleid, de gevolgen van een mogelijke reorganisatie et cetera. De manager moet dan ook sterk in zijn schoenen staan, meedenken met het personeel, maar daarnaast altijd het belang van de organisatie waarborgen.

11. Reorganisatie

Ook tijdens een reorganisatie, of de aankondiging daarvan, staat HR vol in de spotlights. Mensen die zich zorgen maken, willen iemand spreken en vragen beantwoord krijgen. Emoties spelen een grote rol. En zodra duidelijk is voor wie er geen plek meer is, moeten er veel individuele gesprekken worden gevoerd. HR is er verantwoordelijk voor dat mensen op een zo goed mogelijke manier afvloeien, met begeleiding en steun van het bedrijf of een ingehuurd bureau.