Interim Secretaresse

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Interim Secretaresses:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Interim Secretaresses
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Taken en verantwoordelijkheden Secretaresse

De taken en verantwoordelijkheden van een Secretaresse kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Secretaresse, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Inwerken, begeleiden en coachen van (junior) secretaresses;
• Begeleiden van nieuwe werknemers op de afdeling (verzorgen van inwerkprogramma’s);
• Notuleren van diverse vergaderingen;
• Opstellen van offertes;
• Maken van presentaties;
• Organiseren van in-house cliënten programma’s (opstellen van een draaiboek, persoonlijk benaderen van cliënten (zowel telefonisch als op locatie, verzorgen van uitnodigingen, regelen van zalen met benodigde apparatuur, uitnodigen van sprekers, regelen van catering);
• Verzorgen van huisvesting voor buitenlandse cliënten;
• Aanvragen van visa;
• Archiefbeheer;
• Administratie regelen;
• Post- en telefoonbeheer;
• Complex agenda- en mailboxbeheer;
• Ontvangen van cliënten;
• Verzorgen van correspondentie;
• Regelen van lunches en diners.

Een secretaresse behandelt de dagelijkse administratie van een persoon, team of netwerk en is de "ogen en oren" van een bedrijf, met unieke en waardevolle inzichten over de bedrijfscultuur, prestaties en toekomstige richting. Het kan een lonend en opwindend carrière pad zijn voor elke professional.

Maar wat moet je precies doen om een succesvolle secretaresse te zijn? Het is belangrijk dat je begrijpt wat er van je verwacht wordt, dat je mogelijkheden onderzoekt om deze verwachtingen te overtreffen en om je voortdurend bij te scholen. Tevens moet je op de hoogte te blijven van nieuwe software en technologie, organisatorische vaardigheden aanscherpen en je algemene kennis te vergroten met betrekking tot de sector waarin je werkzaam bent.

1. Taken en verantwoordelijkheden van een secretaresse

• Verwelkomen van bezoekers en klanten.
• Beantwoorden van telefoongesprekken.
• E-mails beantwoorden.
• Vergaderingen plannen.
• Vergaderzalen klaarmaken voor vergaderingen.
• Reisarrangementen maken voor leidinggevenden.
• Afdrukken en kopiëren van documenten indien nodig.

2. Vereisten voor de secretaresse

• Kennis van Microsoft Office.
• Uitstekende computervaardigheden.
• Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden.
• Vermogen om te multitasken.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Uitstekende vaardigheden op het gebied van tijdsbeheer.
• Ervaring op administratief gebied strekt tot aanbeveling.

Secretaresses zijn werknemers die verantwoordelijk zijn voor veel van de administratieve behoeften op een kantoor. Ze worden meestal toegewezen aan leidinggevenden of aan een specifieke afdeling. Zij beheren hun agenda's en afspraken, en beheren vaak de algemene agenda op kantoor. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het organiseren van dossiers, zowel de fysieke als digitale exemplaren. Tijdens vergaderingen op kantoor zijn secretaresses verantwoordelijk voor het documenteren van de notulen van de vergadering en het benadrukken van de actiestappen die moeten worden genomen. Zij kunnen ook worden belast met het controleren van betrokken afdelingen die tijdens de volgende vergadering resultaten moeten voorleggen.

3. Wat zijn de 10 kenmerken van goede secretaresses?

Goede secretaresses beschikken over verschillende vaardigheden en bekwaamheden om efficiënt te kunnen werken. Zij moeten uitblinken in zowel hard skills als soft skills om te slagen in elke secretariaatsfunctie.

1.Duidelijke verbale en schriftelijke communicatie

Het is zeer belangrijk om sterke verbale en schriftelijke communicatievaardigheden te hebben om te communiceren met collega's, bazen en klanten. Er zijn vele manieren waarop een secretariële functie deze vaardigheden vereist, met inbegrip van het beantwoorden van telefoontjes, het typen van correspondentie voor verschillende werknemers binnen het bedrijf of daarbuiten, het nemen van dictaat van superieuren of het verkrijgen van informatie van anderen mondeling.

Duidelijke communicatie is de meest kritische vaardigheid die nodig is om een efficiënte secretaresse te zijn. Nauwkeurige en vriendelijke communicatie, ook op telefonisch gebied, kunnen je helpen boodschappen goed over te brengen.

2. Computer- en technologische vaardigheden

Computervaardigheden zijn essentieel voor elke baan, maar vooral voor een secretariële functie. Je moet bijvoorbeeld weten hoe je doeltreffend in databanken en op het internet kan zoeken zonder tijd te verspillen door woorden in Google of Bing in te typen die nuttiger zouden zijn als ze als vragen waren geformuleerd in plaats van als één woord.

Ook moet je vertrouwd zijn met spreadsheets, presentaties en documenten. Tot slot omvatten technologische vaardigheden je veelzijdigheid in het gebruiken van kantoorapparatuur, software en toepassingen waarmee je memo's kunt bijhouden, afspraken kunt maken, evenementen kunt plannen en e-mails kunt verwerken. Indien je dit nog niet onder de knie hebt, kun je je technische vaardigheden verbeteren door secretariële training of cursus te volgen.

3. Organisatorische Vaardigheden

Goede secretaresses hebben de juiste vaardigheden nodig om het werkproces effectief te organiseren. Ze hebben dus uitstekende organisatorische vaardigheden nodig omdat ze vaak verantwoordelijk zijn voor het efficiënt beheren van taken. Omdat je te maken zal krijgen met stapels papierwerk, databases en vergaderingen, moet je organisatorische vaardigheden beheersen om opdrachten bij te houden.

Door het bijhouden van bestanden, gesorteerde documenten, elektronische databases, memo's voor planning, en software om het zoeken gemakkelijker te maken, kun je alles onder controle en georganiseerd houden.

4. Tijdsbeheer

Een essentiële vaardigheid van secretaresses is het effectief kunnen beheren van hun tijd. Dit betekent het organiseren van taken, het plannen van afspraken en vergaderingen, het prioriteren van taken, het snel opvolgen van openstaande punten, en het stellen van duidelijke deadlines voor zichzelf om die consequent te behalen.

Naarmate je slimmer werkt, kun je bijhouden hoe lang elke taak duurt en leren om de tijd efficiënt te optimaliseren en aan elke activiteit een bepaalde prioriteit te geven. Prioriteiten stellen en optimaliseren zijn essentieel om uit te blinken in tijdsbeheer.

5. Probleemoplossend en kritisch denken

Secretaresses zijn verantwoordelijk voor het op schema houden van leidinggevenden en het zo soepel mogelijk laten verlopen van de communicatie met klanten. Het kan ook zijn dat je het bedrijf op nieuwe manieren moet helpen wanneer het geconfronteerd wordt met problemen die een snelle oplossing vereisen.

Secretaresses hebben een uitstekend probleemoplossend vermogen nodig om te kunnen anticiperen op uitdagingen die zich op het werk of daarbuiten kunnen voordoen en om snel en logisch te kunnen handelen met innovatieve strategieën voor verbetering wanneer dat nodig is.

6. Doelgericht werken

Aandacht voor details is een essentieel element voor het succes van secretaresses omdat fouten kunnen leiden tot gemiste deadlines of het kwijtraken van informatie. De meest cruciale vaardigheid die secretaresses nodig hebben om te slagen op alle niveaus tijdens hun loopbaan is een goed concentratievermogen. Je hebt er ongelooflijk veel geduld voor nodig en je moet je werk bijhouden en georganiseerd genoeg blijven om anderen te helpen wanneer dat nodig is.

Je moet een indrukwekkend oog voor detail hebben en voor het opsporen van fouten of onregelmatigheden in documenten voordat ze worden verzonden naar klanten, belanghebbenden of het publiek. Daarnaast zijn er wellicht andere taken die je in de loop van de dag snel moet afhandelen, waarbij je zaken zoals het maken van reisplannen of het plannen van afspraken in de gaten moet houden.

7. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen

Secretaresses moeten over flexibiliteit en een uitstekend aanpassingsvermogen beschikken. Snel kunnen schakelen halverwege de dag kan cruciaal zijn, maar het betekent ook dat je moeiteloos nieuwe vaardigheden moet kunnen aanleren. Als je in een omgeving met een hoog tempo werkt, moet je praktisch kunnen denken en gewend zijn aan de druk die veranderingen met zich meebrengen.

Wat goede secretaresse vaardigheden betreft, moet je je aanpassen aan de dynamische omgeving en je planning aanpassen om zo nodig een hogere prioriteit te geven aan nieuwe taken. Het zou het beste zijn als je ook leerde hoe je moet werken in een minder overweldigend tempo en ervoor te zorgen dat je niet achterop raakt.

8. Proactieve aanpak

Voor secretaresses is het van vitaal belang om een actieve houding aan te nemen op de werkplek. Een proactieve houding zal je helpen nieuwe relaties aan te knopen en positieve veranderingen te creëren voor de bedrijfscultuur van je werkgever. Wees flexibel met je tijd wanneer dat nodig is en neem het initiatief om de productie te verbeteren.

Hoofd secretaresses weten dat het anticiperen op problemen en het nemen van de gelegenheid om ze direct aan te pakken, veel tijd kan besparen. Een goede ontwikkeling van de workflow in deze sector vereist proactieve systemen, die in het begin misschien meer tijd in beslag nemen, maar later aanzienlijk zullen helpen bij de uitvoering van projecten.

9. Gevoel voor discretie

Secretaresses krijgen vaak te maken met gevoelige informatie. Het is cruciaal voor je job dat je de vertrouwelijkheid serieus neemt en deze informatie beschermt tegen nieuwsgierige ogen. Als iemand vraagt om iets te zien of meer gedetailleerde antwoorden over een kwestie wil, is het altijd het beste om de vragen door te schuiven naar de leidinggevenden of nee te zeggen en zo weinig mogelijk informatie te geven. Zorg voor de juiste opstelling als een werknemer toegang nodig heeft tot bepaalde items op je bureau en in je omgeving.

10. Presentatie en professionalisme

Wees goed in presentatie en professionalisme, de eerste indruk die je maakt op een potentiële werkgever. Je wilt bijvoorbeeld niet dat je werkgever of collega's denken dat je niet professioneel bent door de manier waarop jij je kleedt.

Op welk niveau je ook werkt, secretaresses zijn het visitekaartje van een kantoor. Het zou helpen als je bepaalde kwaliteiten zoals beleefdheid en respect omarmt tijdens de ontmoeting met klanten en medewerkers.

Wil je graag aan de slag als freelance secretaresse, interim secretaresse of zzp secretaresse? Stuur ons dan vandaag nog je cv om te solliciteren naar deze functie. Ben jij als werkgever op zoek naar een professionele en efficiënte secretaresse? Dan kun je bij Bureau Ad Interim terecht voor de beste kandidaat die voorziet in jouw specifieke behoeften.