Juridisch Secretaresse | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Juridisch Secretaresses:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Juridisch Secretaresses
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

1. De taken en vaardigheden van een juridisch secretaresse

Is jouw organisatie of bedrijf op zoek naar een interim secretaresse? Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Misschien functioneert de huidige juridisch secretaresse niet goed en zoek je daarom vervanging. Het kan ook zijn dat de huidige juridisch secretaresse tijdelijk met verlof is. Wij kunnen een zzp juridisch secretaresse voor bepaalde en onbepaalde tijd leveren. We werken alleen met echte professionals die de taken die bij deze functie komen kijken goed uitvoeren. Maar welke taken zijn dit dan? In deze tekst bespreken we de belangrijkste taken van een freelance juridisch secretaresse. In het tweede gedeelte gaan we in op de belangrijkste vaardigheden.

De verschillende taken

In het eerste gedeelte van dit artikel bespreken we de belangrijkste taken van een interim juridisch secretaresse.

A. Gasten ontvangen

Een advocatenkantoor ontvangt dagelijks veel gasten. Dit kunnen mogelijke klanten zijn, maar bijvoorbeeld ook partners. Een belangrijke taak van de secretaresse is om deze gasten op een goede manier te ontvangen. Een goede secretaresse is om die reden ook voorzien van verschillende communicatieve vaardigheden. Een secretaresse ontvangt de gasten met een glimlach en verwijst ze door naar de juiste plek. Vaak is de secretaresse de eerste aanspreekpersoon voor bezoekers en daarmee ook het visitekaartje van het kantoor.

B. Agendabeheer

Een secretaresse beheert ook de agenda van leidinggevenden en directieleden. Om die reden moet een secretaresse ook nauwkeurig en goed georganiseerd zijn. De afspraken moeten nauwkeurig worden verwerkt in een systeem. Voor iedereen binnen de organisatie moet duidelijk zijn wanneer en waar de afspraken plaatsvinden. Ook eventuele veranderingen moeten duidelijk worden doorgegeven.

C. Op de hoogte zijn van de recente wetgeving

Juridische secretaresses moeten ook enigszins op de hoogte zijn van de recente wetgeving. Ze werken immers binnen een juridisch bedrijf en daar speelt wetgeving een grote rol. De juridische kennis van een secretaresse hoeft uiteraard niet zo breed te zijn als die van een advocaat, maar enige basiskennis is wel nodig voor een goede uitoefening van deze functie. Het punt is namelijk dat de secretaresse ook in staat moet zijn om juridische vragen van klanten te beantwoorden. Meestal heeft de secretaresse de mogelijkheid om juridische cursussen te volgen, zodat zij zich kan blijven ontwikkelen.

D. Vergaderingen organiseren

Een juridische secretaresse moet ook de vergaderingen organiseren. De juridische secretaresse moet bijvoorbeeld een vergaderzaal afhuren voor grote vergaderingen. Ook moet zij de verschillende vergaderonderwerpen verzamelen en tijdens de vergadering notuleren. Deze notulen worden na de vergadering uitgewerkt en doorgestuurd naar iedere deelnemer binnen de organisatie. De juridische secretaresse moet in staat zijn om hoofd- en bijzaken te onderscheiden. Vergaderingen kunnen immers chaotisch verlopen. Er zijn namelijk altijd deelnemers van een vergadering die niet tot de kern komen. De juridische secretaresse moet goed kunnen luisteren en de meest relevante punten noteren.

E. De ingaande en uitgaande communicatie afhandelen

Als juridisch secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie. Alle inkomende telefoontjes, e-mails en brieven komen bij de juridische secretaresse terecht. Je hebt bij het uitoefenen van deze functie om die reden ook veel verantwoordelijk. De juridische secretaresse moet er immers voor zorgen dat iedereen naar de juiste afdeling wordt doorverwezen. Daarnaast moet je ook in staat zijn om telefoontjes zelf af te handelen, want de juiste persoon is niet altijd beschikbaar.

2. De belangrijkste vaardigheden van een juridisch secretaresse

In het eerste gedeelte van dit artikel zijn wij dieper ingegaan op de belangrijkste vaardigheden van een freelance juridisch secretaresse. Maar van welke vaardigheden moet de secretaresse zijn voorzien om deze taken goed uit te voeren? In het tweede gedeelte van dit artikel bespreken wij de belangrijkste vaardigheden.

A. Perfectionistisch

Een secretaresse moet in de eerste plaats perfectionistisch zijn. Mensen met een perfectionistische eigenschap willen alle taken zo accuraat mogelijk uitvoeren. Bij het uitoefenen van de functie als interim juridisch secretaresse is dit van groot belang. De secretaresse is namelijk de motor binnen de organisatie. Wanneer ze chaotisch van aard is, dan loopt alles binnen de organisatie in de soep. Dan komen de mensen binnen de organisatie bijvoorbeeld niet op tijd voor afspraken. Ook klanten worden dan misschien verkeerd doorverwezen. Dit zijn slechts voorbeelden waarmee we de urgentie van perfectionistisch werken willen benadrukken.

B. Communicatief vaardigheden

Een secretaresse is vrijwel de hele dag in gesprek met mensen en daarom moet ze zijn voorzien van diverse communicatieve vaardigheden. In de eerste plaats moet ze begripvol zijn. Ze krijgt namelijk te maken met klanten die in de problemen zitten. Om die reden schakelen ze ook een juridische organisatie in. Ze moet duidelijk empathie tonen voor de persoon aan de andere kant van de lijn. Een secretaresse krijgt ook regelmatig te maken met boze mensen. Ze moet dus ook weten hoe je kunt de-escaleren.
Een secretaresse krijgt uiteraard niet alleen met klanten te maken, maar ook met andere mensen die contact zoeken met de organisatie. Een juridische organisatie werkt immers ook samen met andere organisaties. Dan moet de secretaresse een anticiperende rol aannemen. Dit moet ook duidelijk in de communicatie naar voren komen. Ze moet dan concreet en zakelijk kunnen zijn. Actief luisteren is dan ook relevant, want juristen zijn nogal breedsprakig.

C. Stressbestendigheid

Ben je gevoelig voor stress? In dat geval is het werk als juridisch secretaresse niets voor jou. Een secretaresse moet namelijk stressbestendig zijn, want ze wordt geconfronteerd met verschillende onverwachte situaties. In principe is geen dag hetzelfde en soms moeten meerdere taken tegelijkertijd worden uitgevoerd. Stressbestendige mensen houden ook het overzicht bij tijdsdruk. Ze raken dan niet in paniek en ze weten nog steeds accuraat te werken. Dit is voor een secretaresse een noodzakelijke eigenschap.

D. Pragmatisch plannen

Veel mensen kunnen wel een planning maken, maar het punt is dat deze niet altijd pragmatisch is. Een pragmatische planning is ook daadwerkelijk uit te voeren in de realiteit. Veel mensen maken een prachtige theoretische planning, maar ze vergeten vaak dat deze niet realistisch is. Een secretaresse moet in staat zijn om pragmatisch te plannen. Dit houdt in dat de planningen ook daadwerkelijk uitvoerbaar zijn. Dit klinkt misschien eenvoudig, maar dat is een misvatting. Er zijn maar weinig mensen die dit echt kunnen. Een goede secretaresse is in bezit van deze vaardigheid, zodat processen binnen de organisatie soepel verlopen.

E. Inzicht in je omgeving

Een goede secretaresse is op de hoogte van alles wat er binnen de organisatie speelt. Daarnaast heeft zij ook inzicht in de omgeving. Een goede secretaresse weet eventuele problemen binnen de organisatie snel op te merken. Ze weet op basis van eventuele problemen ook weloverwogen beslissingen te maken.

F. Loyaal

Een juridische secretaresse is ook loyaal aan de organisatie. Ze moet echt om de organisatie geven en het werk niet enkel om het geld doen. Een secretaresse moet namelijk op een authentieke manier betrokken zijn.

G. Onpartijdigheid

In een organisatie werken veel mensen en daardoor ontstaan er regelmatig conflicten. Een goede secretaresse weet deze conflicten op een goede manier op te lossen. Een secretaresse moet dan ook in staat zijn om conflicten objectief te benaderen om zo tot een goede oplossing te komen.

3. Interim juridisch secretaresse inhuren?

In deze tekst hebben we de verschillende taken en vaardigheden van een goede juridisch secretaresse besproken. Zoek je als organisatie een secretaresse die deze taken goed kan uitvoeren en bovendien in bezit is van de juiste vaardigheden? Dan raden we je aan om eens op onze website te kijken. Daar kun je namelijk een vrijblijvende offerte voor een freelance juridisch secretaresse aanvragen. Dan weet je waar je financieel aan toe bent. Uiteraard kun je daar ook terecht voor vragen of opmerkingen. Onze medewerkers staan je graag ter woord!