Management Assistant | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Management Assistants:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Management Assistants
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

1. Hoe word je een management assistant?

Een management assistant verricht uiteenlopende administratieve werkzaamheden die het management team of project beheerders in staat stellen doeltreffender te functioneren; of is in de eerste plaats gericht op het beheer van een programma en verricht aanverwante werkzaamheden.

Management assistants werken regelmatig aan taken die gevarieerd en complex zijn. Hij/zij past het volledige scala en de volledige kennis van zijn/haar functie toe; past vaak procedures, technieken, gereedschappen, materialen en/of apparatuur aan om te voldoen aan gespecialiseerde behoeften. In deze functie kun je soms als leider optreden en je voert brede en/of gerichte opdrachten uit onder algemeen toezicht. Originaliteit en vindingrijkheid zijn vaak vereist om procedures op functioneel gebied te helpen vaststellen. Je vertrouwt op ervaring en oordeel om toegewezen taken te plannen en uit te voeren.

2. Kennis, vaardigheden en bekwaamheden van een management assistant

• Kennis van toezichthoudende praktijken, managementpraktijken, methoden voor het bijhouden van financiële bescheiden en personeelsadministratie.
• Ervaring met computertoepassingen, planning- en planningstechnieken van een CEO, Eigenaar of andere leidinggevende van een bedrijf of organisatie.
• Coördinatie-, planning- en planningstechnieken voor een gespecialiseerd programma of een administrateur van een bedrijf of organisatie; juridische onderzoeksmethoden; rechtbank systemen en -procedures; juridische ethiek; juridische terminologie.
• Ervaring met het coördineren van evenementen; het gebruik van Publisher-software; het gebruik van Powerpoint; het opstellen van officiële correspondentie, rapporten, onderzoeksdocumenten en andere complexe documenten.
• Het beheren van budgetten; het behandelen van gevoelige of vertrouwelijke zaken; het schrijven van subsidies voor kapitaal projecten en programma's.

3. De belangrijkste verantwoordelijkheden van een management assistant

• Minimale administratieve ondersteuning bieden, beslissingen zijn niet-routinematig en het gevolg van fouten heeft gevolgen voor de afdelingen of interne en externe klanten. Deze functie vereist diepgaande kennis van de organisatie om een enkel programma of meerdere projecten te beheren. Hij/zij interpreteert, past toe en implementeert beleid en procedures om de missie van de organisatie te volbrengen.
• Maakt deel uit van het managementteam, neemt deel aan managementbeslissingen en kan toezicht houden op het personeel.
• Hij/zij beschikt over een administratieve beslissingsbevoegdheid en vervult een leidersrol. Erkenning door anderen dat zij het gezag en de verantwoordelijkheid hebben die door de beheerder zijn gedelegeerd bij het beantwoorden van vragen, het oplossen van complexe problemen of kwesties, of het inzetten van afdelingsmiddelen. Bevoegdheid om te reageren op gevoelige of controversiële kwesties waarvoor een hoog niveau van public relations en interpersoonlijke vaardigheden vereist is. Kan verantwoordelijkheden hebben op het gebied van budgettering.
• De programma kennis voor sommige functies kan alleen worden verkregen door uitgebreide, progressieve ervaring binnen het programma. Voor deze functies kan een lagere inschaling worden gebruikt en kunnen steeds meer bevoegdheden worden gedelegeerd naarmate de deskundigheid toeneemt.

In de kern van veel organisaties bieden management assistants administratieve ondersteuning aan leiders en leidinggevenden, en spelen zij een sleutelrol in de groei en het succes van een bedrijf. Aangezien de economie blijft verbeteren, groeien meer bedrijven en hebben ze hulp nodig om georganiseerd te blijven. Er is altijd vraag naar deze functie in veel verschillende sectoren. Wij nemen even een kijkje in deze functie en wat ze te bieden heeft voor mensen die voor het eerst een baan zoeken.

4. Waarom zou je een management assistant worden?

Een management assistant is een ideale startersfunctie voor afgestudeerden die hun carrière willen lanceren. Als je het leuk vindt om mensen op verschillende niveaus te helpen en met ze te communiceren, en als je graag verantwoordelijk bent voor de planning en organisatie van een bedrijf, dan is de functie van freelance management assistant, interim management assistant of zzp management assistant wellicht iets voor jou.

Als je een carrière op een bepaald gebied of in een bepaalde bedrijfstak ambieert, is dit een uitstekende manier om je voet tussen de deur te krijgen. Je leert de kneepjes van het vak en komt erachter of je daadwerkelijk een carrière in de sector ambieert, terwijl je aan je cv werkt.

5. Wat ga je dagelijks doen?

Aangezien de technologie zich blijft ontwikkelen en routinetaken steeds verder automatiseert, wordt de rol van de assistants van vandaag uitdagender en diverser.

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf of de sector, kan het takenpakket behoorlijk uitgebreid zijn en van dag tot dag sterk verschillen. Enkele typische verantwoordelijkheden zijn: agenda's beheren, contacten onderhouden met klanten en personeelsleden, documenten opstellen en wijzigen, opleidingen en evenementen organiseren, vergaderingen organiseren, telefoons beantwoorden.

6. Hoe kun je een voorsprong op de concurrentie krijgen?

Een bachelorsdiploma als Administratief medewerker is altijd een enorm pluspunt. Het volgen van opleidingen op het gebied van bedrijfsbeheer, communicatie of systeemkennis zal je ook een concurrentievoordeel geven ten opzichte van andere kandidaten. Veel werkgevers zijn op zoek naar sterke talenkennis, zoals Nederlands, Frans en Engels. Om een goede eerste indruk te maken, zorg je het beste voor een cv van topkwaliteit en volg je de zaak op na elk sollicitatiegesprek.

7. Waar kunnen banen als management assistant toe leiden?

Naarmate administratieve assistenten meer ervaring opdoen, kunnen ze doorgroeien naar een hogere functie met meer verantwoordelijkheid en een beter salaris. Als je besluit door te groeien binnen het administratieve vak, zijn je opties onder meer:

• Executive assistant/persoonlijk assistent
• Office manager
• Juridisch assistent

Gemotiveerde management assistants kunnen ook de mogelijkheid krijgen om door te stromen naar andere afdelingen binnen hun organisatie, zoals HR, sales of marketing.

8. Vijf sleutelvaardigheden om een top management assistant te worden

1. Goede communicatieve vaardigheden

Management assistants komen in contact met mensen op verschillende niveaus van een organisatie. Sterke taal- en communicatievaardigheden - zowel schriftelijk als mondeling in het Nederlands, Engels en Frans in het bijzonder - zijn daarom van fundamenteel belang. Je moet een open dialoog kunnen voeren met je baas, zodat je je taken zo goed mogelijk kunt beheren en snel resultaten kunt leveren. Als een assistent niet doet wat van hem verwacht wordt, kan hij het vertrouwen dat hij krijgt om het werk te doen, op het spel zetten. Extra Europese talenkennis is ook altijd een sterke troef.

2. Geef blijk van effectieve organisatorische vaardigheden

Management assistants moeten over uitstekende organisatorische vaardigheden beschikken, kalm kunnen blijven onder druk en goed kunnen multitasken. Je moet je taken ook met veel oog voor detail uitvoeren, flexibel kunnen zijn en prioriteiten stellen, omdat er vaak onverwacht dringende taken opduiken. Wanneer je een taak niet onmiddellijk kunt afhandelen, stuur dan een eenvoudige e-mail om te bevestigen dat je het bericht hebt ontvangen en laat het management team weten dat het je eerstvolgende prioriteit is.

3. Wees hardwerkend en proactief

Werkgevers zijn op zoek naar mensen die niet alleen hard werken en proactief zijn, maar die ook gedijen in een uitdagende en veeleisende omgeving. Streef ernaar de "rechterarm" van je team te worden. Je doel is om onmisbaar te zijn. Door te letten op de kleine details kun je je werkgever tevreden te houden. Als je bijvoorbeeld weet dat je baas graag een bepaalde kleur pen gebruikt, zorg er dan voor dit meeneemt als je kantoorbenodigdheden bestelt. Bedenk altijd manieren om je professionele vaardigheden uit te breiden. Je werkgever zal ongetwijfeld je enthousiasme opmerken en je op het juiste moment prijzen voor je inspanningen in de vorm van een loonsverhoging of promotie.

4. Word een expert op het gebied van computersystemen

Om succesvol te zijn, moet je kunnen vertrouwen op programma’s zoals Microsoft Word, Outlook, Excel en PowerPoint. Als je weet hoe je virtuele vergaderingen leidt, Excel functies maakt en wijzigt en documenten deskundig opmaakt, kun je een voorsprong hebben op andere assistenten. Als je vaardigheden moeten worden opgefrist of als je nieuwe vaardigheden moet leren, zijn er online gratis cursussen die je kunt volgen. Zorg ervoor dat je alle vaardigheden die je aan het leren bent op je cv vermeldt.

5. De juiste instelling hebben

De juiste attitude is van vitaal belang. Werkgevers zijn op zoek naar vriendelijke, positieve mensen die een stapje extra willen zetten. Als een directeur om tien uur een vergadering heeft, moet de management assistant hem of haar om negen uur alle informatie hebben verstrekt die hij of zij nodig heeft. Het is dit soort vooruitdenken dat dagelijks wordt gevraagd. Management assistants moeten ook flexibel zijn - als er werk te doen is, moeten zij bereid zijn op kantoor te blijven om dat voor elkaar te krijgen. Wie succes wil hebben, moet beseffen dat het niet altijd een 9-tot-5-baan is.