Management Assistent | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Management Assistenten:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Management Assistenten
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Wat is een Management Assistent?

In de wereld anno 2020 van toenemende innovatie en ondernemerschap hebben leidinggevenden het drukker dan ooit tevoren. Als zodanig groeit hun behoefte aan iemand om administratieve en administratieve taken te organiseren. Management assistenten behandelen alle aspecten van deze organisatie. Zij regelen vergaderingen en afspraken, bereiden belangrijke documenten voor, werken records bij en schrijven rapporten, naast andere verantwoordelijkheden. Dit is een instapfunctie waarvoor mogelijk eerdere ervaring vereist is in het ondersteunen van leidinggevenden op hoog niveau in een administratieve functie op kantoor. Management assistenten werken doorgaans fulltime, maar moeten af en toe onregelmatige uren werken om tegemoet te komen aan de hectische planningen van leidinggevenden. Mensen die het leuk vinden om meerdere verantwoordelijkheden tegelijk in evenwicht te houden en die hun focus in een oogwenk kunnen verleggen, zullen het goed doen als managementassistenten.

Een management assistent wordt ook wel directiesecretaresse genoemd en ondersteunt een of meer leidinggevenden op hoger niveau. Denk daarbij aan de president, CEO, vicepresident of afdelingshoofd binnen een organisatie.

Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van een Management Assistent?

Management assistenten werken op verschillende manieren en moeten vaak snel en efficiënt van taak wisselen. Ze voeren consequent een aantal kerntaken uit:

Opstellen planning

Een van de belangrijkste taken van een management assistent is het organiseren van de planning van het management. Ze organiseren en faciliteren bijeenkomsten, zorgen ervoor dat alle partijen aanwezig kunnen zijn en dat er kamers beschikbaar zijn. Ze wijzigen ook planningen.

Ondersteuning van directieteams

Een management assistent ondersteunt uitvoerende teams op verschillende manieren, afhankelijk van de ondersteuning die de teams op dat moment nodig hebben. Deze verantwoordelijkheid kan bestaan ​​uit het voorbereiden van documenten voor externe of interne communicatie, het screenen van kandidaten of het optreden als contactpersoon tussen verschillende afdelingen en leidinggevenden.

Rapport over relevante statistieken

Veel management assistenten zijn in staat om gegevens te analyseren en rapporten te maken voor het hoger management. Deze rapporten zijn doorgaans overzichten op hoog niveau van belangrijke statistieken zoals omzetgroei of personeelsverloop.

Toezicht houden op algemene taken

Management assistenten houden toezicht op alle algemene activiteiten van een bedrijf, zodat ze het hoger management op de hoogte kunnen houden van wat er in het bedrijf gebeurt. Ze helpen ook bij het plannen en faciliteren van evenementen voor de organisatie.

Trainen en ontwikkelen van nieuw personeel

Management assistenten fungeren vaak als het gezicht van het bedrijf voor nieuwe rekruten en kunnen ook nieuw personeel inwerken. Dit geldt met name voor managers, aangezien managementassistenten een grondige kennis hebben van de vaardigheden die vereist zijn voor functies op directieniveau.

1. De Management Assistent: de onmisbare ondersteuner

We bespreken een functie die in bijna elke organisatie voorkomt. Alleen in hele kleine bedrijven heeft iemand de werkzaamheden van de Management Ondersteuner in zijn takenpakket. Simpelweg omdat er te weinig werk is om er iemand voor in dienst te nemen. Wel kan het zo zijn dat men gebruik maakt van online management ondersteuning, zeker als de andere medewerkers druk en veel onderweg zijn. Want dat het belangrijk genoeg is om deze taken goed en op tijd uit te voeren, blijkt wel in de praktijk. Wat doet de Management Assistent dan precies?

2. Secretaresse B

Zo zouden we deze functionaris inderdaad kunnen noemen, secretaresse B, bijvoorbeeld omdat de werkzaamheden van deze assistent grotendeels overeenkomen met die van een secretaresse. Maar in de meeste gevallen heeft deze laatste meer verantwoordelijkheden, zeker als het een directiesecretaresse betreft. Voor een zzp Management Assistent maakt het niet uit, die zet zijn tas neer, zet zijn laptop aan, pakt zijn telefoon en is binnen de kortste keren operationeel. Natuurlijk moet hij nog namen en bijbehorende functies leren kennen, en is elke klant nog nieuw voor hem. Maar met zijn ervaring heeft hij een grote harde schijf waar hij direct alle belangrijke info opslaat.

3. Regelen telefoonverkeer

Hoewel directie en overig management natuurlijk ook mobiel bereikbaar zijn, is het telefoonverkeer nog steeds een belangrijke taak van de Management Ondersteuner. Vroeger ging alles via een secretaresse of managing assistent, maar de ondersteuner krijg nog steeds telefoontjes binnen. Want in de meest drukke business krijg je lang niet altijd iedereen te pakken. En uiteraard pleegt deze functionaris ook veel uitgaande telefoontjes, bijvoorbeeld om afspraken te bevestigen, te annuleren, of te verzetten. In zijn rol spreekt hij dan ook heel regelmatig andere Management Assistenten.

4. Plannen

Deze belangrijke assistent is dus ook veel bezig met plannen. Hij plant voor zijn direct leidinggevende, vaak de directeur, maar ook regelmatig voor andere managers binnen de organisatie. Allemaal collega’s die te druk zijn om hun eigen agenda volledig te beheren. Voor wie hij werkt, is uiteraard afhankelijk van de plek in de organisatie. Deze assistent kan bijvoorbeeld ook voor een bepaalde afdeling werken, en de afspraken van leidinggevenden beheren. Dat vergt dus mensenkennis, belangen kunnen afwegen, en ook tegen ongeduldige klanten vriendelijk blijven. Voor de zzp Management Assistent is dit niet de makkelijkste taak in het begin, wel de beste om er goed in te komen. Want in korte tijd heeft hij veel contact met verschillende mensen, en leert hij snel belangen afwegen. Zijn leidinggevende kan daar een rol in spelen, met het geven van een paar belangrijke tips, en een lijstje met mensen die zeker voorrang moeten krijgen.

5. Het visitekaartje van de zaak

De Management Assistent is echter ook vaak het visitekaartje van het bedrijf, de eerste die een klant, sollicitant of andere bezoeker ziet en spreekt. Daarmee kan deze assistent in principe de naam van het bedrijf maken of breken. Hij moet dus over nogal wat kwaliteiten beschikken. Vriendelijkheid en gastvrijheid uitstralen bijvoorbeeld, en laten we eerlijk zijn: dat is niet iedereen gegeven. Met iedereen een praatje kunnen maken is ook een kunst. En soms valt het niet mee om aardig te zijn tegen iemand die gestresst binnen komt, of aan de telefoon niet zo vriendelijk was. De Management Ondersteuner moet dus ook af en toe een rol kunnen spelen. Juist hierin kan de freelance Management Assistent al snel uitblinken, of zelfs direct het verschil maken. Die weet namelijk als geen ander hoe belangrijk die eerste indruk ook in het zakenleven is. Door de trainingen die hij heeft gehad, kan hij een voorbeeld zijn voor andere collega’s, en de organisatie daardoor ook nog eens iets extra’s geven.

6. Het papier is op!

Dat kan alleen maar gebeuren als de Management Assistent ziek is. Dan is er trouwens meteen paniek in de tent, en wordt duidelijk welke enorm belangrijke spilfunctie hij heeft. Met een beetje geluk valt niet alles in het honderd. Maar deze functionaris houdt dus ook de kantoorvoorraad bij. Daardoor liggen er altijd pennen, schrijfblokken, markers, batterijen voor het grijpen. En natuurlijk papier dus, zowel A4 als andere formaten. Laat dat maar aan de Management Ondersteuner over. Dit is ook één van de makkelijkst over te nemen taken voor een interim Management Assistent. Hij hoeft slechts de voorraden te inventariseren en te kijken waar en hoe de vorige bestellingen zijn geplaatst. En zo kan hij al direct bonuspunten scoren bij zijn nieuwe collega’s.

7. Bijeenkomsten organiseren

Het is één van de leukere onderdelen van zijn functie: het organiseren van bijeenkomsten, het faciliteren van seminars en een bijdrage leveren aan praktijkdagen. Het is iets waar hij zijn creativiteit in kwijt kan, en waar hij nog meer met mensen werkt, heel veel verschillende mensen. Het kan trouwens ook gaan om het bedenken en regelen van een personeelsuitje, zeker als er in een kleinere organisatie geen personeelsvereniging actief is. Hier kan de Management Ondersteuner zijn eigen project van maken. Hij kan er op tijd aan beginnen en er tijd aan besteden wanneer hij die beschikbaar heeft. Zeker met de juiste planning staat er weinig druk op. Maar het kan een zeer welkome afwisseling zijn in de drukke werkdagen waarin er veel van hem wordt verwacht. Deze taak kan hij grotendeels zelf invulling geven, en daar later de complimenten voor ontvangen, omdat hij weer eens overal aan had gedacht.

8. Vergaderingen voorbereiden

Nog een taak die ook bij een secretaresse kan liggen, is het voorbereiden van geplande vergaderingen. De Management Assistent zorgt ervoor dat de notulen van de vorige keer op tijd zijn uitgewerkt en verspreid. Als iemand anders daarvoor verantwoordelijk is, spreekt hij diegene daarop aan als dat nodig is. Het kan niet zo zijn dat de vergadering begint met de opmerking dat aanwezigen geen notulen hebben ontvangen. Hij controleert dus ook op volledigheid, zodat onterechte opmerkingen meteen getackeld kunnen worden. Voor de doorgewinterde interim Management Assistent is dit een eitje. Hij weet wat er van hem wordt verwacht. Desnoods werkt hij aangeleverde notulen nog even zelf uit, verspreidt ze nog ruim op tijd, of deelt ze ter plekke uit. Niemand zal hem er op kunnen aankijken dat men een nieuwe bespreking begint, zonder voort te kunnen borduren op de vorige.

9. Administratieve taken en dossiervorming

De Management Assistent kan zeker ook administratieve taken toegeschoven krijgen. Dat kan te maken hebben met de al genoemde voorraadbewaking en – registratie. Maar soms krijgt hij ook voorbereidende taken voor de boekhouding. Denk hierbij aan het ontvangen, doorsturen en coderen van facturen. Hij is immers op de hoogte van veel afspraken, leveringen en bestellingen, zeker van zijn leidinggevenden. Dossiervorming ligt ook vaak op zijn digitale bureau. Wat de directeur niet meer weet te vinden, spoort hij binnen een paar seconden op. De freelance Management Assistent kan zich zeker ook op dit gebied goed laten zien. Als de mappenstructuur niet op orde is, zorgt hij voor een verbeterslag. Dit zijn werkzaamheden waar uiteindelijk de hele organisatie bij is gebaat. Niets vervelender immers dan veel informatie hebben, maar die steeds weer onvindbaar lijkt te zijn.

10. Snelle en flexibele schakelaar

Een Management Assistent moet heel flexibel zijn, en snel kunnen schakelen. Ook die allerbelangrijkste taak moet soms even blijven liggen omdat er iets anders dringends moet gebeuren. Hij weet de belangen goed af te wegen, en de juiste beslissingen te nemen. Alles in het belang van de zaak, en de voortgang van activiteiten voor klanten. Ook als zijn werkdag vaak wordt verstoord, herpakt hij steeds weer opnieuw wat er van hem wordt verwacht.