Management Secretaresse | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Management Secretaresses:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Management Secretaresses
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

9 tips voor een management secretaresse

Het management is een van de belangrijkste organen van een organisatie. Hier worden niet alleen doelstellingen gemaakt voor een bedrijf of organisatie, maar deze worden tevens vertaald naar concrete acties en campagnes. Op deze manier wordt het werk op de werkvloer georganiseerd, waardoor producten en diensten op de markt gezet kunnen worden. Zodoende is het management bepalend voor de winstgevendheid en productiviteit van een organisatie.

Dit management wordt ondersteund bij taken en werkzaamheden door een management secretaresse, die zich ontfermt over diverse secretariële taken. Met een aantal tips kun jij als management secretaresse optimaal het management ondersteunen en zo de bedrijfsvoering stimuleren.

Wat doet een management secretaresse doorgaans?

De taken en verantwoordelijkheden van een management secretaresse, ook wel managementassistent genoemd, kunnen per bedrijf verschillen. Het is een veelzijdige functie die op meerdere manieren kan worden ingevuld. Immers zijn de taken van het management ook per bedrijf verschillend. Bovenal vervult een managementassistent een ondersteunende rol, waarbij je bijvoorbeeld evenementen moet organiseren of administratieve werkzaamheden moet verrichten. Daarnaast kun je verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van projecten.

Andere secretariële taken die bij deze functie horen, zijn het beheren van de agenda van het management, afspraken maken en de mailbox bijhouden. Daarnaast gaat veel communicatie via de telefoon, wat betekent dat je telefoontjes adequaat dient af te handelen. Door een digitaal archief bij te houden en vergaderingen zorgvuldig te notuleren, zorg je voor een duidelijk overzicht voor het management. Overigens houd je ook vakantiedagen en ziekteverzuim van medewerkers bij, wat valt onder Human Resources Management (HRM).

Als management secretaresse kan je ook verantwoordelijk worden gesteld voor het beheren van de website en het ontvangen van klanten en gasten. Hiermee ben je het eerste aanspreekpunt voor werknemers van een organisatie en klanten.

Welke 9 tips maken jou de beste management secretaresse?

1. Ken het bedrijf

Een eerste tip voor ervaren en goede management secretaresses is het bedrijf en de hiermee verbonden waarden door en door kennen. Naast de dagelijkse zaken moet je begrijpen wat jouw rol in het grotere geheel is en hoe je met jouw kennis het bedrijf verder kan helpen. Vraag jezelf daarom af of je de strategie van je organisatie goed kent, welke pijnpunten er zijn en wat de doelen zijn van het management. Hierdoor kun je bijdragen aan de versoepeling van processen en systemen.

2. Ken je manager(s)

Als ondersteuner van het management moet je begrijpen wie je tegenover je hebt en wie je ondersteunt. Bespreek bijvoorbeeld met je manager hoe jullie het beste samen kunnen werken, zodat je hem of haar optimaal tevreden kunt stellen. Wanneer je meer dan één manager assisteert, is het ook belangrijk om je communicatie op hun af te stemmen. Sommige managers ontvangen graag veel details en cijfers, waar anderen juist een duidelijk en kort overzicht willen zien. Meestal is het aan te raden om elke week een keer kort en krachtig te rapporteren over de voortgang.

3. Goed in communiceren

Doordat je als managementassistent met veel verschillende mensen in contact staat, op verschillende niveaus in een organisatie, is het belangrijk dat je goed kunt communiceren. Taalvaardigheden en communicatieve vaardigheden, mondeling en in schrift, zijn hiervoor belangrijk om gemakkelijk open dialogen te voeren met je manager en andere betrokkenen. Alleen zo kun je je taken zo goed mogelijk uitvoeren, met optimale resultaten als gevolg. Als een assistent namelijk niet aan de verwachtingen voldoet, kan het vertrouwen in gevaar komen.

4. Een echte organisator

Secretaresses en assistenten gaan altijd planmatig en georganiseerd te werk. Dit betekent dat je als managementassistent over goede organisatorische vaardigheden moet beschikken en ook onder druk goed kunt presteren. Een oog voor details en een flexibele instelling zijn hierbij van belang. Daarnaast dien je in deze positie goed prioriteiten te kunnen stellen, zodat dringendere zaken snel en efficiënt worden afgehandeld. De beste secretaresses ondersteunen niet alleen het management, maar proberen ook voortdurend nieuwe mogelijkheden en verbeteringen te ontdekken ten goede van het bedrijf.

5. Zelfleiderschap

Het komt waarschijnlijk weleens voor dat het management geen tijd heeft om antwoord te geven op je vragen of misschien hebben ze onvoldoende informatie om een knoop door te hakken. In dat geval is het belangrijk om zelfleiderschap te tonen. Dit betekent dat je ook zelf met ideeën en oplossingen komt, welke je op papier zet en voor kunt stellen in een volgende meeting. Misschien zit je helemaal verkeerd, maar het laat wel zien dat je initiatief durft te nemen. Door deze proactieve manier van communiceren, voelt een manager zich goed ondersteund.

6. Stel goede vragen

Een proactieve benadering is tevens de juiste vragen stellen. Leer jezelf praktische vaardigheden aan en luister goed naar wat er allemaal gezegd wordt. Aan de hand hiervan kun je vragen stellen om onduidelijkheden te vermijden. Door open vragen te stellen, kun je de informatie verkrijgen die je nodig hebt om je werk te doen. Vaak doen managers namelijk vage verzoeken, zoals een kerstfeest organiseren voor de hele afdeling. In dit geval is het belangrijk om te vragen wat voor budget er is, wat het doel is van het feest en welke sfeer er gecreëerd moet worden. Zo kun je aan de verwachtingen van het management voldoen.

7. Harde werker

Deze positie kan uitdagend en veeleisend zijn en alleen door hard te werken kun je de rechterhand van een manager worden. Soms kunnen kleine dingen al heel erg helpen om je baas tevreden te stellen, zoals een bepaalde manier van werken of specifiek kantoormateriaal waar hij of zij van houdt. Denk daarom continu aan hoe je jezelf als onmisbare steunpilaar verder kan blijven ontwikkelen. Je zal hier zeker voor worden beloond als je inspanningen worden opgemerkt door je manager, bijvoorbeeld door middel van een promotie of loonsverhoging.

8. IT-expert

Bijna elk bedrijf heeft zich omringd met allerlei digitale systemen die het werk vergemakkelijken. Zo is het als management secretaresse erg belangrijk dat je vertrouwd bent met onder andere Excel, Outlook, PowerPoint en Word. Je moet weten hoe je virtuele afspraken organiseert, micro-scripts maakt en documenten edit als een expert op het gebied van informatietechnologie (IT). Overigens is het ook altijd mogelijk om cursussen op dit gebied te volgen om je vaardigheden op te krikken of te versterken. Vergeet hierbij niet om al deze trainingen en ontwikkelde vaardigheden op je cv te vermelden.

9. Teamspeler

Als laatste zijn secretaresses echte teamspelers, aangezien ze met veel verschillende mensen in een bedrijf in contact staan. Als team wordt er een gewild resultaat neergezet en je herkent de noodzaak dat je samen krachtiger staat dan alleen. Hiervoor erken je de kwaliteiten van anderen en je vertrouwt op hen. Tevens verdien jij ook het vertrouwen van je collega's.

Toekomst voor management secretaresses

Het beroep van secretaresse is de afgelopen jaren flink veranderd en gedigitaliseerd, waardoor veel taken uit handen worden genomen. Het valt daardoor binnen de 54 minst kansrijke beroepen volgens het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Tegelijkertijd stijgt de vraag naar directie- en management secretaresses juist nog steeds door de belangrijke ondersteunende functie, zolang iemand in deze positie beschikt over de juiste competenties.

Stuur daarom nu je cv op als jij een hardwerkende interim management secretaresse, freelance management secretaresse of zzp management secretaresse bent en nog op zoek naar een goede werkgever om zich over te ontfermen. Daarnaast stellen wij ons beschikbaar voor aanvragen vanuit opdrachtgevers om de ideale interim professional op dit gebied te vinden.