Managementondersteuner | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Managementondersteuners:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Managementondersteuners
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

Taken en verantwoordelijkheden van een Managementondersteuner

De taken en verantwoordelijkheden van een Managementondersteuner kunnen uiteraard per organisatie verschillen. Hieronder staan een aantal taken en verantwoordelijkheden die Managementondersteuners, bij Bureau Ad Interim ingeschreven, uitvoer(d)en:

• Ondersteunen van directeur financiën en de managers advies, facilitair, ICT en financiën;
• Agendabeheer; rekening houdend met een doelmatige tijdsindeling;
• Redigeren en opstellen van correspondentie;
• Postbeheer (fysiek en digitaal);
• Ontvangst bezoek;
• Het bewaken van acties en zorgen voor eventuele terugkoppeling en onderbouwing;
• Faciliteren in informatievoorziening en communicatie;
• Inschatten belang van zaken en het voorbereiden van interne en externe overleggen (waaronder MT) met de bijbehorende werkzaamheden en uitwerking van notulen. Daarbij het zelfstandig verzorgen van interne berichtgeving en mailings (bijvoorbeeld op intranet);
• Het aanpassen en bewerken van presentaties;
• Het coördineren van BHV-trainingen;
• Het organiseren van bedrijfsfeesten en verschillende P&O werkzaamheden.

1. Wat is een managementondersteuner?

Het management van een bedrijf of organisatie zorgt ervoor dat processen op een optimale manier verlopen zodat de verwachte uitkomsten behaald kunnen worden. Dit onderdeel van een onderneming houdt in de gaten of alle andere afdelingen hun werk goed uitvoeren en waarborgt op deze manier de kwaliteit en kwantiteit. Tevens moeten alle onderdelen goed op elkaar aansluiten door een sterke onderlinge communicatie.

Om het management en de kerndepartementen van een bedrijf optimaal te stimuleren, kan een managementondersteuner ingeschakeld worden. Dit is iemand die de agenda beheert en bijeenkomsten organiseert. Tevens moeten nieuwe werknemers ondersteund worden en allerlei soorten meldingen moeten geregistreerd en verwerkt worden. Wat houdt de functie precies in, wat zijn de functievereisten en welke competenties dien je te hebben?

2. Wat houdt de functie van managementondersteuner precies in?

Iemand met de functietitel managementondersteuner assisteert bij allerlei ondersteunende werkzaamheden rondom het management van een organisatie. Zo kan het management optimaal ontlast worden. Je werkt namelijk bij de kerndepartementen van een bedrijf en zorgt ervoor dat deze draaiende gehouden kunnen worden. In eerste instantie betekent dit het beheren en bewaken van de agenda's van de leden van het management en een klantvriendelijke, tijdige afhandeling van e-mails en telefoontjes in naam van het management.

Verder ben je verantwoordelijk voor het organiseren van uitjes voor de afdeling, de catering bij bijeenkomsten en het doen van inkoopaanvragen. Je houdt je overigens ook bezig met het inwerkproces van nieuwe werknemers, waarnaast je ondersteunende taken verricht bij het aanvragen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) en e-mailaccounts. Waar je je in deze functie ook mee bezighoudt, is het registreren van beter- en ziekmeldingen in speciale computerprogramma's. Zieke collega's kunnen in dit geval ook een bloemetje en kaartje verwachten tijdens hun absentie.

Wat eveneens binnen het takenpakket van managementondersteuners valt, is het maken van verslagen en notulen van belangrijke vergaderingen. Immers moet het management deze op een later tijdstip nog kunnen inzien. Daarnaast moet iemand in deze positie de correspondentie onderhouden met allerlei betrokkenen en rapportages schrijven over de gemaakte afspraken. Het is belangrijk dat informatie omtrent het managen van een organisatie op tijd verwerkt wordt in daarvoor beschikbare, geautomatiseerde systemen en archieven.

De resultaten die vervolgens binnen de organisatie geboekt worden, moeten zowel intern als extern transparant gedeeld worden. In ruil daarvoor dient het management allerlei belangrijke informatie terug te ontvangen om het overzicht op de situatie te kunnen bewaren. Al deze werkzaamheden dient een managementondersteuner uit te voeren aan de hand van gemaakte afspraken en geldende procedures. Te allen tijden moet de vertrouwelijkheid van informatie gewaarborgd worden.

3. Wat zijn de functievereisten voor een managementondersteuner?

Voor deze functie heb je minstens een MBO of HBO werk- en denkniveau nodig, waarnaast je de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend beheerst. Een opleiding in de richting van secretarieel en management support is bijvoorbeeld een geschikte basis. Echter, opleidingen zoals Directiesecretaresse en Managementassistent kunnen ook voldoende zijn.

Vervolgens is het van belang dat je digitaal vaardig bent en dus weet hoe je moet omgaan met een computer en gerelateerde systemen. Overigens moet je ook flexibel inzetbaar zijn, zelfstandig kunnen werken en in een groep kunnen samenwerken. Immers heb je met veel verschillende schakels binnen en buiten een organisatie te maken, waar je allemaal goed mee moet kunnen communiceren. Daarnaast ben jij een positief, representatief persoon met een dienstverlenende instelling. Met deze houding kun jij het management optimaal ondersteuning bieden.

4. Werkveld

Managementondersteuners kunnen bij diverse bedrijven en organisaties aan de slag. Immers is er bij veel bedrijven een management of -afdeling werkzaam die veel taken overziet. Zeker bij grote bedrijven met veel interne en externe linken en netwerken is de rol van een ondersteuner van het management onmisbaar. Voorbeelden van werkplekken zijn bij de overheid, zoals bij een specifiek ministerie of een lokale gemeente, of bij de belastingdienst. Echter, je kunt ook werken bij een ingenieursbureau of een uitzendbureau.

5. Vast of tijdelijk werk

Er zijn vaste functies voor managementondersteuners, waardoor je op vaste basis voor één bedrijf of organisatie het management ondersteunt. Echter, je kunt ook werken als interim managementondersteuner, freelance managementondersteuner of zzp managementondersteuner. In een tijdelijke positie zoals deze stel je je flexibel op voor meerdere opdrachtgevers en zo kun je diverse ervaring opdoen in verschillende situaties. Deze kennis en ervaringen kun je bij een volgende opdracht in het ondersteunen van een ander management weer goed gebruiken.

6. Welke eigenschappen moet een managementondersteuner hebben?

In deze functie, of het nou als interim managementondersteuner, freelance managementondersteuner, zzp managementondersteuner of vaste medewerker is, moet je over een aantal onmisbare kwaliteiten beschikken.

A. Klantgericht

Ten eerste moet je goed de wensen van klanten in kaart kunnen brengen om op de juiste manier ondersteuning aan hen te bieden. Dit betekent verwijzen naar de juiste procedures die gevolgd moeten worden of naar het juiste loket voor verdere ondersteuning. Dit is belangrijk om klanten op de juiste manier te kunnen benaderen en van dienst te kunnen zijn.

Daarnaast valt onder deze categorie het maken van concrete, heldere afspraken en deze vervolgens nakomen. Jij moet ervoor zorgen dat het management een overzicht bewaart van deze afspraken om de klant optimaal te kunnen helpen. Overigens is het ook belangrijk dat er een evenwichtige balans gevonden wordt tussen het hebben van een assertieve of juist een dienstverlenende houding. Je moet in deze positie goed met anderen kunnen omgaan en kunnen communiceren, maar tegelijkertijd moet je in staat zijn iemand volledig voorop te stellen.

B. Controleren

Je houdt niet alleen de gemaakte afspraken van het management bij, maar ook de termijnen die worden aangehouden en de deadlines die worden gesteld. Je controleert of mensen hun taken op tijd en op de juiste manier uitvoeren en handelt actief en tactvol als anderen hun verantwoordelijkheden niet nakomen.

C. Organiseren en plannen

Als ondersteuner van het management maak je realistische inschattingen van het belang en de urgentie van bepaalde zaken om dit op een duidelijke manier te schetsen voor het management. Ook houd je het overzicht over de te uitvoeren werkzaamheden, waarbij je prioriteiten stelt. Binnen deze functie kun je snel schakelen tussen verschillende onderwerpen, terwijl je je in een dynamische, snel veranderende omgeving bevindt.

D. Flexibel

Door jouw flexibiliteit kun je een geschikte aanpak en gedragsstijl kiezen voor de situatie waarin een bedrijf en jij als persoon zich bevindt. Je weet hoe je met verschillende soorten situaties moet omgaan en kunt ook met verschillende betrokken partijen goed overweg.

E. Sensitief

Je bent goed op de hoogte van wat er allemaal speelt in een organisatie en kent de gevoeligheden en valkuilen. Indien je het nodig acht, kun je hier ook actief naar handelen. Vervolgens ben je je ook bewust van de informele en formele belangen, posities en regels die relevant zijn voor het werkterrein.

F. Samenwerken

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het maken van interne afspraken met collega's en andere afdelingen over de verdeling van het werk en wanneer er vervanging nodig is. Je communiceert deze afspraken ook naar het management en staat collega's waar nodig bij of geeft advies.

G. Integer

Op professioneel gebied kun je goed je eigen grenzen aangeven en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke, persoonlijke informatie. Het management moet erop kunnen vertrouwen dat jij integer met dit soort informatie omgaat.

H. Ontwikkelen

Tot slot kun je van je eigen fouten en ervaringen leren, waarnaast je nieuwe kennis en inzichten opdoet. Je vraagt feedback over de geleverde diensten en producten, zodat je jezelf steeds kunt blijven verbeteren.