Medewerker Debiteurenbeheer | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Medewerkers Debiteurenbeheer:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Medewerkers Debiteurenbeheer
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

7 tips voor een medewerker debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is een belangrijk element binnen een bedrijf, aangezien dit draait om het financiële beheer en binnenkomende betalingen. Dit beheer ziet namelijk toe op de betaling van facturen door klanten waar een bedrijf diensten of producten heeft geleverd. Medewerkers van het debiteurenbeheer maken en versturen hiervoor facturen, houden betalingen bij en begeleiden het traject wanneer klanten niet op tijd betalen. Hoe ziet deze functie er precies uit en welke tips komen van pas bij een efficiënt debiteurenbeheer?

Wat doet een medewerker debiteurenbeheer?

De afdeling debiteurenbeheer vormt het financiële beheer van een organisatie. Bedrijven hebben namelijk klanten die een product of dienst afnemen en hiervoor een factuur ontvangen. Deze factuur moet tijdig betaald worden en daar ziet het debiteurenbeheer op toe. Medewerkers van het debiteurenbeheer houden zich dus bezig met het maken en versturen van facturen voor klanten, het bijhouden van betalingen van deze facturen, en het begeleiden van herinnerings-, aanmanings- en eventueel incassotrajecten als facturen niet op tijd betaald wordt.

Dit omvat een breed aantal taken, zoals het controleren van facturen op fouten voordat deze verstuurd worden en het inboeken van ontvangen factuurbedragen. Met klanten worden tevens betalingsregelingen besproken en vastgelegd. Medewerkers van het debiteurenbeheer controleren zo de binnenkomende geldstromen, waardoor ze ook snel foute, achterstallige of onvolledige betalingen kunnen opmerken. Als er achterstallige betalingen zijn, versturen medewerkers herinneringen en aanmaningen, en als er een incassobureau aan te pas moet komen, dragen zij de dossiers aan hen over. Tot slot is een belangrijke taak binnen het debiteurenbeheer periodiek een overzicht maken van de achterstallige betalingen.

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Door middel van een transparant en nauwkeurig debiteurenbeheer blijft er een goed overzicht over de binnenkomende geldstromen en achterstallige betalingen. Dit beschermt de cashflow van een bedrijf en zo wordt voorkomen dat facturen te laat worden betaald. Bovendien kunnen op deze manier misstanden voorkomen worden rondom facturen. Immers is uit onderzoek gebleken dat 25 procent van alle faillissementen te maken heeft met achterstallige betalingen of niet-betalingen door klanten. Dit duidt op het belang van een goed debiteurenbeheer voor de levensvatbaarheid van een bedrijf.

Tips voor een medewerker debiteurenbeheer

Voor een transparant en effectief debiteurenbeheer zijn er een aantal tips voor de medewerker debiteurenbeheer.

1. Leg afspraken vast

Allereerst is het belangrijk om goede afspraken te maken met klanten over de betalingstermijn. Betalingsvoorwaarden dienen ook naar klanten gecommuniceerd te worden via de algemene voorwaarden van een organisatie en de factuur. Door vanaf het begin duidelijk te zijn over de betaling, nog zelfs voor een bedrijf daadwerkelijk in zee gaat met een klant, worden onduidelijkheden en misverstanden voorkomen.

2. Maak duidelijke facturen

Het is tevens van belang om facturen duidelijk en transparant op te stellen, waarbij de wensen van de klant ook meegenomen dienen te worden. Als de klant een getekende urenstaat of inkoopnummer wil zien, is het handig om een factuur hierop aan te laten sluiten. Of is de klant overgegaan op elektronisch factureren? Stuur dan bijvoorbeeld een elektronische factuur om het de klant zo makkelijk mogelijk te maken. Een juiste, duidelijke factuur, afgestemd op de wensen van de klant, vergroot ook de kans dat de factuur eerder wordt betaald.

3. Ga overzichtelijk te werk

Om de binnenkomende geldstromen zo efficiënt mogelijk bij te houden en op tijd te kunnen handelen, is een goed overzicht van alle openstaande facturen belangrijk. Houd daarom een goede administratie bij en kom gelijk in actie als een afgesproken betaaltermijn is verlopen en er nog niet betaald is. Daarnaast is het belangrijk dat dit proces ook zo effectief mogelijk is ingericht, bijvoorbeeld door na te denken over investeringen in automatisering om de doorlooptijd te verkorten en de kans op fouten te verkleinen.

4. Verzorg een goed debiteurenproces

Een andere tip voor medewerkers op de afdeling debiteurenbeheer is een plan maken om het debiteurenbeheer te voeren. Dit kan bijvoorbeeld zijn een herinnering sturen na drie dagen en bellen na acht dagen. Overigens moeten hierbij wel een aantal regels in acht genomen worden die gelden voor debiteurenbeheer in Nederland. Door een goede basis van het debiteurenproces vast te leggen, is het ook makkelijker om een incassodossier te openen, mocht dit nodig zijn.

5. Stuur direct een betalingsherinnering

Als een klant niet betaalt binnen de afgesproken betalingstermijn is het belangrijk om gelijk in actie te komen door direct een vriendelijke herinnering te sturen. In deze herinnering kan dan een nieuwe uiterste betaaldatum opgenomen worden, waarnaast een kopie van de factuur meegestuurd kan worden. Overigens kan hier beter niet bijgezet worden dat het om een eerste herinnering gaat, aangezien de klant dan wellicht verwacht dat er nog meer herinneringen volgen voor er verdere stappen ondernomen worden.

6. Neem telefonisch contact op

Als er na deze betalingsherinnering nog steeds niet betaald wordt, is het handig om gelijk telefonisch contact op te nemen en in dit gesprek de debiteur te herinneren aan de betaling. Bovendien kan er dan ingeschat worden wanneer de betaling alsnog verwacht wordt, en gevraagd worden naar de redenen van het uitblijven van een betaling. Persoonlijk contact kan bijdragen aan het sneller betalen van een factuur en het bevordert tevens een positieve klantrelatie. Als er samen met de klant een nieuwe betaalafspraak is gemaakt en deze wordt wederom niet nagekomen, kan een aanmaning gestuurd worden.

7. Automatiseer het debiteurenbeheer

Ten slotte kost de debiteurenadministratie veel tijd en energie. Echter, er zijn veel geautomatiseerde oplossingen die deze taak makkelijker kunnen maken, bijvoorbeeld door elektronisch te factureren en de kredietwaardigheid van de debiteuren te automatiseren. Zo kan het debiteurenbeheer ook geïntegreerd worden met diverse boekhoudprogramma's, waardoor de administratie binnen een organisatie nog inzichtelijker en makkelijker wordt. Verder is het bijvoorbeeld nog mogelijk om per factuur te communiceren met debiteuren en een incassotraject automatisch te begeleiden. Zo wordt het debiteurenbeheer makkelijker en efficiënter en worden het financiële beheer en de cashflow van een bedrijf beschermd.

Ben jij een opdrachtgever en op zoek naar een interim medewerker debiteurenbeheer, freelance medewerker debiteurenbeheer of zzp medewerker debiteurenbeheer? Of ben je juist zo'n zelfstandige professional en op zoek naar een nieuwe uitdaging? Meld je dan bij ons aan of upload je cv en wij maken de ideale match.