Notarieel Secretaresse | Freelance | Interim | ZZP | Loondienst

Kies uit ervaren en beschikbare Notarieel Secretaresses:

• Beschikbaar op interim, freelance of ZZP basis, of als professional bij u in loondienst.
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Notarieel Secretaresses.
• Bij Bureau Ad Interim staan ervaren zelfstandige professionals ingeschreven die bij de KvK geregistreerd zijn, evenals professionals die beschikbaar zijn voor een loondienstverband bij uw organisatie.
• No match no pay: u betaalt alleen als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt of als de professional bij u in loondienst gaat.
• Onze bemiddelingsfee is aanzienlijk lager dan het landelijke gemiddelde van ruim 20%, zodat uw budget zo veel mogelijk in uw organisatie blijft. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers / professionals in loondienst uit uw regio.

5 belangrijke eigenschappen van een notarieel medewerker

Binnen een team van notarieel medewerkers opereert een notarieel secretaresse als ondersteuner van de notaris of andere medewerkers van een notariskantoor. Diverse werkzaamheden behoren tot de takenlijst van iemand in deze positie en kennis van een aantal onderwerpen is vereist. Er zijn daarnaast nog meer vereisten in het functieprofiel van een notarieel secretaresse, zoals de benodigde ervaring en opleidingsachtergrond. Welke eigenschappen zijn voor al deze taken en functie-eisen essentieel?

Wat houdt een baan als notarieel secretaresse in?

De secretaresse van de notaris beheert allereerst zijn of haar agenda, waarbij alle afspraken nauwkeurig en overzichtelijk bijgehouden worden. Tevens moet iemand in deze positie het telefoonverkeer en de binnenkomende post afhandelen. Soms valt onder deze functie het afwikkelen van dossiers of het opstellen van akten, brieven en andere stukken. Allerlei secretariële werkzaamheden worden voor juristen, notarieel medewerkers, notarissen en klerken uitgevoerd.

Door de geordendheid van notarieel secretaresses zijn ze uitstekend in staat om diverse agenda's en afspraken bij te houden. Inkomende post kan in aanvulling hierop verwerkt worden en telefoontjes en e-mails worden tijdig, formeel en correct beantwoord. Naast zulk soort veel voorkomende secretariële werkzaamheden is iemand met deze functietitel betrokken bij het specifieke notariële werk. Daarom is het belangrijk dat hij of zij kennis heeft van registers en hoe deze gebruikt kunnen worden. Ook ontvangt hij of zij cliënten, legt dossiers aan en typt adviezen en akte-teksten uit. Op deze manier is de notaris volledig ondersteund in zijn of haar taken, waardoor het notariskantoor de zaken goed op orde heeft.

Overigens maakt de notaris tijd vrij in zijn of haar agenda om ontwikkelingen te bespreken. Hierbij is het van belang dat er een planning en overzicht beschikbaar is om dit soort besprekingen te leiden en eventuele vervolgacties in goede banen te leiden. Vervolgens is een secretaresse in deze werkomgeving ook verantwoordelijk voor het indienen van legalisaties, het bewaken van het notariële proces en uitvoeren van declaraties. Soms moet hij of zij tevens reisjes boeken en vergaderingen organiseren en plannen. Voor al deze taken dient de secretaresse continu in contact te blijven met alle betrokken partijen om processen soepel te laten verlopen.

Belangrijke onderwerpen

Diverse onderwerpen komen aan bod tijdens deze baan, waarbij de volgende drie thema's belangrijke kennisgebieden zijn voor een notarieel medewerker en secretaresse:

1. Familievermogensrecht: Dit thema is gerelateerd aan de fiscale aspecten van familierecht, zoals inkomstenbelasting, successierecht en overdrachtsbelasting. Tevens is het gelinkt aan concepten als huwelijksvermogensrecht, huwelijksvoorwaarden en samenlevingscontracten. Echtscheidingen, adopties, mentorschap en beschermingsbewind worden hier ook bij behandeld, evenals wettelijke verdeling en schenkingen.
2. Ondernemingsrecht: Binnen dit onderwerp is het belangrijk dat notarieel secretaresses verstand hebben van rechtspersonen, stichtingen, naamloze en besloten vennootschappen en verenigingen. Het is belangrijk om zulk soort systemen en de toepassingsmogelijkheden te begrijpen. Tevens draait dit om kennis hebben van het functioneren van verschillende bedrijfsorganen in de praktijk. Fiscaliteit en contractuele samenwerkingsverbanden, evenals de overdracht van aandelen, vallen ook onder dit kennisgebied.
3. Onroerend goedrecht: Alles wat met onroerende zaken te maken heeft, waaronder erfdienstbaarheden, het Kadaster en hypotheekrecht, horen bij dit onderwerp. Daarnaast gaat het in op erfelijk recht, familierecht en onroerend goed, waarbij kennis van hypotheken en veilingen belangrijk zijn. Ook zaken als appartementsrecht, omzetbelasting, erfpacht en overdrachtsbelasting vallen hieronder.

Voor al deze onderwerpen, en gerelateerde onderwerpen, dienen ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving bijgehouden te worden.

Hoe verschilt deze functie van een klerk en juridisch medewerker?

Een notarisklerk heeft een brede functie en behandelt zelfstandig bepaalde dossiers van het notariskantoor. De klerk voert tevens ondersteunende taken uit voor een notaris, waaronder de volgende werkzaamheden:

• Akten en overeenkomsten controleren op juridische onjuistheden en stijl;
• Conceptakten opstellen;
• Registers raadplegen;
• Telefonisch contact onderhouden met cliënten.

Hoewel sommige taken van een notarisklerk overeenkomen met die van een notarissecretaresse verschilt de functie qua inhoud met betrekking tot kennis. Zo heeft een notarisklerk meer kennis van juridische zaken, waardoor hij of zij ook zelf dossiers mag behandelen. Een notarissecretaresse is er enkel ter ondersteuning.

Een juridisch medewerker verzorgt vaak, vooral bij kleinere kantoren, zelf de archivering van documenten. Bij grotere kantoren zijn er meestal meerdere functies aanwezig die in een team zorgen voor het verwerken van juridische informatie en het ondersteunen van notarissen. Deze functie gaat dus net iets verder dan de functie van een notarieel secretaresse, doordat een juridisch medewerker zich op meerdere deelgebieden van rechten focust in aanvulling op het uitvoeren van algemene secretariële werkzaamheden.

Wat is het functieprofiel?

Om notarieel secretaresse te kunnen worden, wordt er vrijwel altijd gevraagd om een afgerond of bijna afgeronde HBO- of WO-opleiding rechten. Ook is het mogelijk om met een MBO4-opleiding tot notarieel secretaresse of in de secretariële richting bij een notariskantoor aan de slag te gaan. Voor notarieel secretaresses is een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal in woord en geschrift onmisbaar. Daarnaast hoort bij dit functieprofiel enige ervaring met het notariaat, wat vaak als een voordeel wordt beschouwd.

Wat zijn 5 belangrijke eigenschappen van een notarieel secretaresse?

Om aan het functieprofiel voor deze functie te voldoen en de corresponderende taken uit te voeren, zijn de volgende competenties belangrijk.

1. Accuraat

Notarieel secretaresses maken weinig tot geen fouten door een structurele manier van werken. Tevens corrigeren en controleren ze hun werk meerdere keren en zien ze fouten in het werk van anderen. Dit komt doordat zij een hebben oog voor details en gemakkelijk verbanden leggen tussen verschillende zaken. Ook kunnen mensen met deze functie goed tegen stress en werkdruk. Immers is het bij notariskantoren uiterst belangrijk dat foutloze documenten worden aangeleverd en dat taken goed zijn voorbereid.

2. Gedisciplineerd

Secretaresses volgen nauwkeurig de regels en procedures op en zijn gedisciplineerd. Door deze discipline komen taken altijd op tijd af en wordt een notaris optimaal ondersteund in zijn of haar werk. Ook wanneer er veranderingen worden doorgevoerd en ontwikkelingen zijn, gaat een secretaresse hier moeiteloos in mee. Echter, wanneer hij of zij het ergens niet mee eens is, is het ook belangrijk om dit aan te kaarten.

3. Klantgericht

De secretaresse van een notaris krijgt veel te maken met de cliënten die in een notariskantoor worden geholpen. Daarom is het belangrijk om goed in te kunnen spelen op de behoeften en verwachtingen van deze cliënten, welke zowel uitgesproken als onuitgesproken meningen kunnen zijn. Notarieel secretaresses zijn betrokken bij cliënten en toont respect. Sociale vaardigheden zijn binnen deze baan dus essentieel.

4. Samenwerker

Deze sociale vaardigheden komen ook van pas op de werkvloer, waar een secretaresse samenwerkt met notarissen, notarisklerken en andere notarieel medewerkers. In zo'n team van collega's moet de secretaresse goed kunnen samenwerken om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.

5. Resultaatgericht

Bij notarieel secretaresses staat het resultaat altijd centraal en ze spannen zich ook maximaal in om het beoogde resultaat te behalen. Ze laten zich niet gek maken en zijn ook niet snel van slag wanneer zij extra werk op zich moeten nemen. Tevens kunnen mensen in deze positie te maken krijgen met tegenvallers en tijdsdruk, zoals veeleisende cliënten. Deze problemen weten ze dan gemakkelijk op te lossen.

Ben jij een stressbestendige, gedisciplineerde en klantgerichte interim notarieel secretaresse, freelance notarieel secretaresse of zzp notarieel secretaresse? En zoek je nog naar een geschikt notariskantoor om de notaris en al het andere personeel te ondersteunen met secretariële werkzaamheden? Dan kun je bij ons terecht voor een match door je cv op te sturen. Of doe een aanvraag als je een opdrachtgever bent en wij gaan voor jou aan de slag.