Notulist | Freelance | Interim | ZZP

Kies uit zeer ervaren en beschikbare Notulisten:

• Dit op interim, freelance of ZZP basis
• Normaliter binnen 48 uur meerdere geschikte en beschikbare Notulisten
• Ervaren zelfstandige professionals staan bij Bureau Ad Interim ingeschreven. Zelfstandig wil zeggen: professionals die ook ingeschreven staan bij de KvK.
• No match no pay: u betaalt pas als er een Overeenkomst van Opdracht tussen u en de zelfstandige (interimmer / freelancer / ZZP-professional) tot stand komt.
• Wij hanteren een veel lagere bemiddelingsfee dan het landelijk gemiddelde van ruim 20%. Zo blijft het geld zoveel mogelijk in uw organisatie. Klik hier voor onze tarieven.
• Interimmers / freelancers / zzp'ers uit uw regio.

9 verantwoordelijkheden van een notulist

Tijdens een vergadering is de notulist verantwoordelijk voor het bijhouden van de notulen, waarmee hij of zij de verslaglegger van een overleg of vergadering is. Om diverse redenen is het belangrijk dat er verslagen gemaakt worden van dit soort bijeenkomsten, bijvoorbeeld om de voortgang en beslissingen vast te leggen. Binnen dit werk heeft een notulist een aantal verantwoordelijkheden, waarvoor specifieke eigenschappen essentieel zijn.

Wat is een notulist?

Notulen worden door een notulist gemaakt tijdens een bijeenkomst, overleg of vergadering. Notulisten geven zelf meestal geen input tijdens een vergadering, maar focussen zich juist op wat er door anderen wordt gezegd. Immers is notuleren letterlijk het maken van een verslag van wat er gedurende een vergadering wordt besproken. De essentie van een bijeenkomst kan zo worden vergaard, wat op een later moment terug te lezen is. Denk hierbij aan besluiten die zijn genomen of actiepunten die ter sprake zijn gekomen, welke wellicht van belang zijn voor verdere acties.

Een notulist is gedurende een hele vergadering actief bezig met het vastleggen van informatie en details. Zo is hij of zij betrokken bij de opening, de besluitvorming, mededelingen, ingekomen stukken met informatieoverdracht, de rondvraag en de afsluiting.

Belang van notuleren

Het maken van notulen van vergaderingen is een belangrijk onderdeel van een zorgvuldige bedrijfsvoering. Zodoende leidt notuleren tot de volgende voordelen:

• Afspraken vastleggen. Allereerst worden op deze manier belangrijke uitspraken en resultaten tijdens een vergadering vastgelegd. Zo zijn acties en besluiten helder voor iedereen en kunnen deze op een later moment weer bekeken worden.
• Vervolgacties ontwikkelen. Op basis van notulen kunnen vervolgacties uitgedacht worden. De deelnemers van de vergadering kunnen het verslag rustig nalezen en nadenken over welke vervolgacties tot stand moeten komen om de besluiten te realiseren. Ook wordt informatie zo beter verwerkt.
• Verantwoording afleggen. Doordat notulen afspraken zorgvuldig vastleggen, kunnen over gemaakte uitspraken geen discussies meer plaatsvinden achteraf. Immers staat in de aantekeningen beschreven wat er precies besproken is.
• Afwezigen en betrokkenen informeren. Daarnaast maakt een notulen een vergadering inzichtelijk voor de afwezigen die wel een belang hebben bij de inhoud en uitkomst. Zij kunnen het verslag inzien en eventueel vragen stellen over genomen besluiten.
• Volgende vergaderingen inrichten. Notulen dienen ook als startpunt voor een volgende vergadering, waarbij men kan ingaan op de belangrijke actiepunten en discussiepunten die naar boven zijn gekomen. De notulen zijn hierbij de leidraad, aan de hand waarvan een nieuw gesprek geleid wordt.
• Certificering en monitoring. Tot slot maken aantekeningen en verslagen van vergaderingen de voortgang van projecten en processen inzichtelijk. Hierdoor kan de bedrijfsvoering bewaakt worden. Overigens is notuleren een vereiste om voor certificering in aanmerking te komen, wat een bedrijf naar een hoger niveau kan brengen.

Welke 9 verantwoordelijkheden heeft een notulist?

Notulisten zijn belangrijke schakels tijdens vergaderingen en hebben een aantal belangrijke taken en verantwoordelijkheden om alles in goede banen te leiden en nauwkeurig bij te houden.

1. Algemene gegevens vastleggen

Voor een vergadering begint, leggen notulisten een aantal algemene gegevens vast die belangrijk zijn voor de inhoud van een notulen. Zo moeten de aanwezigen en afwezigen en de datum en het tijdstip onder andere genoteerd worden.

2. Opening bewaken

Bij de opening van een vergadering moet tevens goed opgelet worden welke agendapunten besproken gaan worden. Ook huishoudelijke mededelingen vallen hieronder. Indien een inhoudelijke discussie zich tijdens de opening van de bespreking voordoet, moet de verslaggever ingrijpen, aangezien deze later in de vergadering pas moet plaatsvinden.

3. Afspraken en besluiten vastleggen

Gedurende vergaderingen leggen notulisten allerlei agendapunten vast, wat vaak een bruggetje is naar de besluitvorming en goedkeuring van afspraken. Alertheid is in dit geval erg belangrijk om een onderscheid te kunnen maken tussen opmerkingen, redactionele wijzigingen en actiepunten.

4. Acties noteren

Wanneer er bepaalde actiepunten op tafel worden gelegd, wordt dit nauwkeurig in de notulen opgenomen. Mededelingen en reacties hierop moeten ook vermeld worden. Bovenal is het belangrijk dat er wordt vermeld wie voor de acties verantwoordelijk is en welke deadlines hiervoor gelden.

5. Context beschrijven

Een notulen gaat niet alleen over de daadwerkelijke, verbale inhoud van een bijeenkomst, maar betrekt ook de context waarin de vergadering heeft plaatsgevonden. Als deelnemers het verslag na afloop weer lezen, moet iedereen makkelijk herkennen wat er op welke manier besproken is en in welke context bepaalde uitspraken geplaatst kunnen worden.

6. Wat verder ter tafel komt vermelden

Niet alles wat er tijdens een vergadering ter sprake komt, behoort tot een van de van te voren opgestelde agendapunten. In dit geval wordt het benoemd onder de afkorting w.v.t.t.k., oftewel wat verder ter tafel komt. Dit kan namelijk ook belangrijk zijn voor de besluitvorming en informatieoverdracht van een vergadering.

7. Actief deelnemen

Afhankelijk van de organisatie en verantwoordelijkheden kan de persoon die notuleert ook een actieve deelnemer zijn van het gesprek. Hij of zij kan tevens een bredere assisterende rol hebben en bijvoorbeeld ook uitnodigingen en herinneringen versturen en de agenda opstellen.

8. Volledige notulen verzorgen

Elk klein detail kan een groot verschil maken en daarom moet een volledig verslag geproduceerd worden. Als iets niet duidelijk is, is het belangrijk dat notulisten om verduidelijking vragen om uiteindelijk na afloop een volledig verslag van de bijeenkomst te genereren.

9. Verslag versturen

Wanneer er een mooie en volledige notulen gemaakt is, moet deze naar alle deelnemers van de vergadering verstuurd worden, zodat zij deze kunnen inzien. Eventueel moeten dus ook afwezige betrokkenen de notulen kunnen inzien.

Om het notuleren wat makkelijker te maken, zijn er allerlei online vergadertools beschikbaar, waardoor vergaderingen bijvoorbeeld makkelijk in een digitale omgeving gezet kunnen worden. Dit maakt het werk niet alleen efficiënter, maar brengt ook structuur aan in de notulen.

Welke eigenschappen zijn hiervoor belangrijk?

Het is belangrijk dat notulisten goede verslagen opstellen en aangezien ze elke keer in een andere setting terechtkomen, zowel qua inhoud als qua locatie, is het belangrijk dat ze zich goed kunnen aanpassen en zich verdiepen in verschillende onderwerpen. Vaak zijn er wel bepaalde specialisaties waarin notulisten werken, maar toch blijft elke vergadering weer anders. Hiervoor is een goede focus onmisbaar om continu bij het gesprek en belangrijke details te blijven.

Niet alleen is notuleren een afwisselende baan, er komt ook veel vrijheid bij kijken, zeker wanneer je een interim notulist, freelance notulist of zzp notulist bent en voor diverse bedrijven voor een bepaalde periode notulen opstelt. Tegenover deze vrijheid staat wel een grote verantwoordelijkheid om correcte en volledige notulen in te leveren. Deze moeten ook voldoen aan alle gestelde kwaliteitseisen.

Het is tevens belangrijk dat notulisten er representatief uitzien en zich makkelijk aanpassen aan hun omgeving. Daarnaast moeten ze de Nederlandse taal in alle opzichten uitstekend beheersen. Accuraatheid is namelijk essentieel om besluiten op de juiste manier naar voren te laten komen. Ideeën en meningen moeten goed uit de verf komen en op een compacte en duidelijke manier geformuleerd worden. Overigens moeten de toon en stijl van de notulen wel goed passen bij het bedrijf en de doelgroep.

Ik ben een notulist

Ben jij een interim notulist, freelance notulist of zzp notulist en ben jij toevallig op zoek naar een geschikte opdrachtgever om gedetailleerde notulen van uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten voor te maken? Stuur in dat geval je CV naar ons op en wij zoeken naar de ideale opdrachtgever.

Ik zoek een notulist

Of ben jij juist een opdrachtgever die nog een goede, zelfstandige notulist zoekt voor het vastleggen van vergaderingen? Doe dan een aanvraag bij ons en wij maken een match.